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Envolver a equipa operacional na estratégia sem que as reuniões se arrastem indefinidamente

A resposta não é menos reuniões, mas sim uma única ronda de ambição delimitada em vez de uma série de conversas isoladas. A partir do momento em que todos reagem no mesmo instante às mesmas quatro camadas, desaparece a ronda departamento-a-departamento que torna as reuniões infinitas.

A razão pela qual envolver a equipa operacional demora tanto tempo não é que as pessoas tenham demasiado a dizer. É que não existe uma estrutura fixa onde essa contribuição possa assentar. Cada departamento recebe a sua própria sessão, cada sessão gera novos contributos, e esses contributos têm de ser novamente devolvidos. Sem uma camada para confrontar, forma-se um círculo.

Porque é que as conversas isoladas continuam a acontecer

Uma empresa de produção com cerca de 150 colaboradores organizava, todos os trimestres, uma ronda pelas equipas para recolher ideias para a estratégia. Após três trimestres, não havia nenhuma decisão, apenas uma lista de cento e vinte pontos sem coerência entre si. O problema não estava no envolvimento das pessoas, mas na ausência de um enquadramento onde essa contribuição pudesse ter lugar. Sem distinção entre visão, vision state, target e target state, cada ideia era ponderada com o mesmo peso, desde uma ambição distante até um obstáculo operacional para o dia seguinte. Isso também torna difícil esclarecer qual é a diferença entre um objetivo e uma ambição, o que faz com que cada discussão volte a começar do zero.

Uma ronda em vez de uma série

Uma ronda de ambição em que toda a organização participa em simultâneo funciona de forma diferente de uma sessão por departamento. Todos recebem as mesmas quatro camadas e reagem a elas dentro do mesmo período de tempo. Isso evita que a equipa A espere pelo resultado da equipa B, e que um membro da direção tenha de responder três vezes à mesma pergunta. Num prestador de serviços com cerca de 90 colaboradores, esta abordagem substituiu um ciclo anual de avaliações de desempenho mais sessões de estratégia por um único momento em que as quatro camadas eram apresentadas e as reações se tornavam imediatamente visíveis lado a lado. O tempo de execução não chegou a zero, mas as questões em aberto deixaram de ficar pendentes durante meses.

O que rende o duplo teste que evita conversas intermináveis

O duplo teste em oito dimensões proporciona um ponto de referência fixo com o qual as reações são comparadas, em vez de cada observação ser discutida novamente pelos seus próprios méritos. Quando uma equipa indica que um target parece inatingível, a questão já não é "vamos falar sobre isto", mas sim: em qual das oito dimensões a estimativa se desvia, e trata-se de uma questão de capacidade, de tempo, ou de outra coisa. Essa distinção é também onde surge o atrito entre ambição e realidade: quem tem de escolher entre volume de negócios e margem, percebe que uma conversa sobre como pesar o crescimento face à margem numa estratégia decorre de forma muito diferente quando já existe um quadro de avaliação, em comparação com quando essa conversa começa do zero.

As cinco confidence gates funcionam de forma semelhante para o ritmo da tomada de decisão. Em vez de cada passo ser apresentado a todos, uma gate marca o momento em que já existe confiança suficiente para avançar para a camada seguinte. Isso significa que não é necessário esgotar todos os detalhes antes de toda a reunião poder continuar.

De onde vem o ganho de tempo

O ganho de tempo não está em envolver menos pessoas, mas em eliminar a repetição. Sem camadas fixas, cada conversa torna-se uma nova negociação sobre o que é um objetivo, o que é uma ambição, e o que é realista para este ano. Com as camadas definidas, a conversa desloca-se das definições para o conteúdo. Numa organização com 200 colaboradores, isto não se traduziu numa redução do número de reuniões, mas sim na sua duração: uma sessão que antes demorava duas horas para chegar a uma visão partilhada passou a demorar um terço desse tempo depois de introduzidas as quatro camadas, porque a discussão já não precisava de começar do início.

Se uma organização consegue realmente acompanhar o ritmo que o target state pressupõe é uma questão diferente; com que rapidez pode uma organização realmente mudar depende de mais fatores do que apenas da forma como a reunião está organizada. A estrutura da ronda de ambição determina sobretudo se a organização chega alguma vez a uma visão partilhada, não a rapidez com que essa visão é depois concretizada.

O que isto rende hoje

Para verificar se a própria visão já está suficientemente trabalhada para que essa ronda seja útil, existe o teste gratuito "a sua visão é orientável": seis perguntas sobre as quatro camadas, que em poucos minutos mostram onde as camadas ainda estão desligadas entre si.

O passo seguinte após uma ronda de ambição é a tradução para aquilo que a organização efetivamente precisa de conseguir fazer: quais são as funções e tarefas que o target state exige, e quantas dessas já existem hoje. Essa é uma questão diferente de saber quem participa na conversa, e está relacionada com quais capabilities a minha organização precisa para esta ambição. Essa retrotradução em capabilities é a ponte entre a visão partilhada resultante da ronda de ambição e a ocupação diária; a diferença em horas entre o que é necessário e o que existe está detalhada no werkscan em ftetoai.com.