Kennisbank

Uključivanje radne snage u strategiju bez toga da sastanci beskonačno traju

Odgovor nije manje sastanaka, već jedan omeđen krug ambicija umjesto niza pojedinačnih razgovora. Čim svi u istom trenutku reagiraju na iste četiri razine, otpada obilazak odjel po odjel koji sastanke čini beskonačnima.

Razlog zašto uključivanje radne snage često potraje nije to da ljudi imaju previše za reći. Riječ je o tome da ne postoji fiksna struktura na koju taj doprinos slijeće. Svaki odjel dobiva svoju sesiju, svaka sesija daje nove ulaze, a te ulaze onda treba ponovno vratiti na povratnu informaciju. Bez sloja na koji se to može osloniti, nastaje krug bez izlaza.

Zašto pojedinačni razgovori i dalje traju

Proizvodna tvrtka od oko 150 zaposlenika organizirala je svako tromjesečje krug po timovima kako bi prikupila ideje za strategiju. Nakon tri tromjesečja nije bilo odluke, ali je postojao popis od sto dvadeset točaka bez međusobne povezanosti. Problem nije bio u angažiranosti ljudi, nego u nedostatku okvira u kojem bi taj doprinos dobio svoje mjesto. Bez razlike između vizije, vision statea, targeta i target statea, svaka ideja se vagala jednako teško, od dalekosežne ambicije do operativne poteškoće za sutra. To otežava i razjašnjavanje koja je razlika između cilja i ambicije, čime svaka rasprava opet počinje od nule.

Jedan krug umjesto niza

Krug ambicija u kojem cijela organizacija istovremeno sudjeluje funkcionira drukčije od sesije po odjelu. Svi dobivaju iste četiri razine na uvid i reagiraju na njih unutar istog vremenskog okvira. To sprječava da tim A čeka na ishod tima B, i da član uprave tri puta odgovara na isto pitanje. Kod pružatelja usluga s oko 90 zaposlenika ovaj pristup zamijenio je godišnji ciklus razgovora o učinku plus strateških sesija jednim trenutkom u kojem su se prikazale sve četiri razine, a reakcije su odmah bile vidljive jedna pored druge. Vrijeme trajanja nije palo na nulu, ali otvorena pitanja nisu više ostajala otvorena mjesecima.

Što donosi dvostruka provjera koja sprječava beskonačno raspravljanje

Dvostruka provjera na osam dimenzija daje fiksnu referentnu točku na koju se reakcije postavljaju, umjesto da se svaka primjedba iznova raspravlja na svojim vlastitim meritima. Kada tim naznači da se target ne doima ostvarivim, pitanje više nije "hoćemo li o tome razgovarati", nego: na kojoj od osam dimenzija procjena odstupa, i je li to pitanje kapaciteta, vremena ili nešto drugo. Ta razlika je i mjesto gdje se ambicija i stvarnost sudaraju: onaj koji mora birati između rasta prihoda i marže, primijeti da razgovor o kako vagati rast prema marži u strategiji ide sasvim drugačije kada već postoji okvir provjere, nego kada taj razgovor počinje od nule.

Pet confidence gatesa djeluje na sličan način na tempo odlučivanja. Umjesto da se svaki korak iznosi svima na uvid, gate označava trenutak u kojem je izgrađeno dovoljno povjerenja da se prijeđe na sljedeći sloj. To znači da ne treba svaki detalj izgladiti prije nego cijeli sastanak može ići dalje.

Odakle dolazi ušteda vremena

Ušteda vremena ne dolazi od toga da manje ljudi sudjeluje u razgovoru, nego od uklanjanja ponavljanja. Bez fiksnih slojeva, svaki razgovor postaje novo pregovaranje o tome što je cilj, što je ambicija, i što je realno za ovu godinu. Kad su slojevi postavljeni, razgovor se pomiče od definicija prema sadržaju. Kod organizacije od 200 zaposlenika to nije smanjilo broj sastanaka, nego njihovo trajanje: sesija koja je prije trajala dva sata da bi se došlo do zajedničke slike, nakon uvođenja četiri sloja trajala je trećinu toga, jer rasprava nije morala krenuti od početka.

Može li organizacija stvarno prateći tempo koji target state pretpostavlja, posebno je pitanje; koliko brzo organizacija stvarno može promijeniti ovisi o više nego samo o tome kako je sastanak organiziran. Struktura kruga ambicija prije svega određuje hoće li organizacija ikada doći do zajedničke slike, a ne koliko brzo se ta slika nakon toga ostvari.

Što ovo donosi danas

Da bi se vidjelo je li vlastita vizija već dovoljno razrađena da takav krug bude smislen, postoji besplatni test "je li vaša vizija upravljiva": šest pitanja o četiri razine, koja u nekoliko minuta pokazuju gdje su slojevi još odvojeni jedan od drugog.

Sljedeći korak nakon kruga ambicija je prevođenje u ono što organizacija stvarno mora moći: koje uloge i zadatke target state zahtijeva, i koliko toga danas već postoji. To je drugo pitanje od toga tko sudjeluje u razgovoru, i dotiče se koje su capabilitiese potrebne mojoj organizaciji za ovu ambiciju. Taj prijevod capabilitya je most između zajedničke slike iz kruga ambicija i svakodnevne popunjenosti; razlika u satima između onoga što je potrebno i onoga što postoji, razrađena je u werkscanu na ftetoai.com.