Svaret är inte mindre överläggning, utan en avgränsad ambitionsrunda i stället för en rad lösa samtal. Så snart alla på samma tillfälle reagerar på samma fyra lager, försvinner den rundgång-mellan-avdelningarna som gör överläggningen ändlös.
Anledningen till att involvering av medarbetarna ofta drar ut på tiden är inte att människor har för mycket att säga till om. Det är att det inte finns någon fast struktur som denna input landar på. Varje avdelning får en egen session, varje session ger i sin tur ny input, och den input måste i sin tur återkopplas. Utan ett lager att tala mot, uppstår en cirkel.
Ett produktionsföretag med omkring 150 medarbetare organiserade varje kvartal en runda bland teamen för att samla in idéer till strategin. Efter tre kvartal fanns det inget beslut, men väl en lista med hundratjugo punkter utan inbördes sammanhang. Problemet låg inte i människornas engagemang, utan i frånvaron av ett ramverk där denna input fick en plats. Utan skillnad mellan vision, vision state, target och target state vägdes varje idé lika tungt, från en avlägsen ambition till ett operativt hinder för i morgon. Det gör det också svårt att få vad är skillnaden mellan ett mål och en ambition klart, vilket gör att varje diskussion börjar om från noll igen.
En ambitionsrunda där hela organisationen deltar samtidigt fungerar annorlunda än en session per avdelning. Alla får samma fyra lager presenterade och reagerar på dem inom samma tidsperiod. Det förhindrar att team A väntar på resultatet från team B, och att en ledningsmedlem måste svara på samma fråga tre gånger. Hos en tjänsteleverantör med omkring 90 medarbetare ersatte detta tillvägagångssätt en årlig cykel av utvecklingssamtal-plus-strategisessioner med ett enda tillfälle där de fyra lagren presenterades och reaktionerna direkt blev synliga bredvid varandra. Genomloppstiden gick inte ner till noll, men de öppna frågorna förblev inte längre öppna i månader.
Den dubbla kontrollen på åtta dimensioner ger en fast referenspunkt mot vilken reaktioner ställs, i stället för att varje kommentar diskuteras på nytt utifrån sina egna meriter. När ett team anger att ett target känns ouppnåeligt, är frågan inte längre "ska vi diskutera det här", utan: på vilken av de åtta dimensionerna avviker bedömningen, och är det en fråga om kapacitet, om tid, eller om något annat. Den skillnaden är också där det skaver mellan ambition och verklighet: den som måste välja mellan omsättning och marginal märker att ett samtal om hur väger man tillväxt mot marginal i en strategi förlöper helt annorlunda när det redan finns ett bedömningsramverk än när samtalet börjar om från noll.
De fem confidence gates fungerar på ett liknande sätt för besluttempot. I stället för att varje steg presenteras för alla, markerar en gate det ögonblick då tillräckligt förtroende har byggts upp för att gå vidare till nästa lager. Det betyder att inte varje detalj behöver klaras ut innan hela överläggningen kan fortsätta.
Tidsvinsten ligger inte i att låta färre människor tala med, utan i att avlägsna upprepning. Utan fasta lager blir varje samtal en ny förhandling om vad ett mål är, vad en ambition är, och vad som är realistiskt för i år. Med lagren på plats förskjuts samtalet från definitioner till innehåll. Hos en organisation med 200 medarbetare gjorde detta inte skillnad i antalet möten, utan i deras längd: en session som tidigare tog två timmar för att nå en gemensam bild tog efter införandet av de fyra lagren en tredjedel av den tiden, eftersom diskussionen inte längre behövde starta från början.
Om en organisation verkligen kan hålla det tempo som target state förutsätter är en separat fråga; hur snabbt kan en organisation verkligen förändras beror på mer än bara hur överläggningen är upplagd. Ambitionsrundans struktur avgör framför allt om organisationen någonsin når en gemensam bild, inte hur snabbt den bilden därefter förverkligas.
För att se om den egna visionen redan är tillräckligt utarbetad för att göra en sådan runda meningsfull, finns det gratis testet "är er vision styrbar": sex frågor om de fyra lagren, som på några minuter visar var lagren fortfarande står lösryckta från varandra.
Nästa steg efter en ambitionsrunda är översättningen till vad organisationen faktiskt måste kunna: vilka roller och uppgifter target state kräver, och hur mycket av det som redan finns idag. Det är en annan fråga än vem som deltar i samtalet, och berör vilka capabilities behöver min organisation för denna ambition. Den capability-återöversättningen är bron mellan den gemensamma bilden från ambitionsrundan och den dagliga bemanningen; skillnaden i timmar mellan vad som behövs och vad som finns är utarbetad i werkscan på ftetoai.com.
Vertel wat u wilt bereiken, dan kijken we samen wat daarvoor moet staan.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.