Τι είναι στην πραγματικότητα ένα target operating model

Ένα target operating model είναι η περιγραφή του πώς λειτουργεί ο οργανισμός σας μόλις η στρατηγική έχει υλοποιηθεί: ποιοι ρόλοι υπάρχουν τότε, ποιες διαδικασίες, ποια συστήματα και ποια διακυβέρνηση. Δεν είναι όραμα και δεν είναι σχέδιο, είναι η φωτογραφία της τελικής κατάστασης προς την οποία οργανώνεστε.

Η διαφορά με ένα όραμα είναι ότι το όραμα λέει πού θέλετε να καταλήξετε, ενώ το target operating model λέει πώς μοιάζει συγκεκριμένα ο οργανισμός τότε. Μια βιομηχανική επιχείρηση 120 εργαζομένων μπορεί να έχει το όραμα να γίνει ηγέτης της αγοράς σε ένα τμήμα εξειδίκευσης (niche). Το target operating model περιγράφει τότε, για παράδειγμα, ότι θα δημιουργηθεί μια ξεχωριστή ομάδα πωλήσεων για αυτό το niche, ότι η παραγωγή θα λειτουργεί σε μικρότερες παρτίδες και ότι θα προστεθεί μια ξεχωριστή λειτουργία ποιότητας. Αυτή είναι η διαφορά μεταξύ της κατεύθυνσης και του σχεδιαγράμματος.

Γιατί σας απασχολεί σήμερα

Συνήθως το ερώτημα προκύπτει επειδή υπάρχει ένα εμπόδιο: η διοίκηση έχει καθορίσει μια στρατηγική, αλλά κανείς δεν μπορεί να εξηγήσει τι σημαίνει αυτό αύριο για την οργανωτική δομή. Ή αντίστροφα, υπάρχει μια πρόταση αναδιοργάνωσης στο τραπέζι και κανείς δεν είναι σίγουρος αν αυτή η νέα δομή ταιριάζει πράγματι με τη στρατηγική. Και στις δύο περιπτώσεις λείπει το ενδιάμεσο βήμα: η μετάφραση του οράματος σε ένα λειτουργικό οργανωτικό μοντέλο.

Αυτό το ενδιάμεσο βήμα παραλείπεται συχνά επειδή ένα όραμα στα χαρτιά φαίνεται αρκετά συγκεκριμένο για να δουλέψει κανείς με αυτό, ενώ στην πράξη δεν είναι έτσι. Όποιος αναγνωρίζει τον εαυτό του σε αυτό, μπορεί στο το όραμά μας είναι πολύ ασαφές, πώς το κάνω συγκεκριμένο να διαβάσει από πού προέρχεται αυτή η ασάφεια και τι λείπει για να μπορεί κανείς να χτίσει πάνω σε αυτό.

Τα τέσσερα επίπεδα που βρίσκονται ανάμεσα

Ένα target operating model δεν προκύπτει από ένα όραμα σε ένα βήμα. Υπάρχουν επίπεδα ανάμεσα: το ίδιο το όραμα, μια vision state που περιγράφει πώς μοιάζει ο οργανισμός στο μεσοπρόθεσμο διάστημα, ένα target που καθορίζει συγκεκριμένους στόχους ανά τμήμα, και μια target state που το μεταφράζει αυτό στη λειτουργία του οργανισμού σε μια καθορισμένη χρονική στιγμή. Το target operating model είναι στην ουσία μια άλλη ονομασία για αυτό το τελευταίο επίπεδο, αλλά επεξεργασμένο σε δομή, ρόλους και διαδικασίες.

Σε έναν πάροχο υπηρεσιών 80 εργαζομένων, η vision state μπορεί να είναι, για παράδειγμα, ότι οι πελάτες λαμβάνουν απάντηση σε κάθε ερώτημα εντός μιας ημέρας. Το target καθορίζει τότε ποιο επίπεδο εξυπηρέτησης αντιστοιχεί σε αυτό ανά τμήμα πελατών. Η target state, το operating model, περιγράφει στη συνέχεια ποιες ομάδες το παρέχουν, με ποιες αρμοδιότητες και ποια παράδοση μεταξύ front- και back-office. Χωρίς αυτά τα ενδιάμεσα επίπεδα, ένα όραμα παραμένει μια φιλοδοξία χωρίς μορφή.

Γιατί ένα μόνο τμήμα δεν μπορεί να το καθορίσει μόνο του

Ένα operating model αφορά εξ ορισμού πολλά τμήματα ταυτόχρονα: πωλήσεις, λειτουργίες, οικονομικά, IT. Αν κάθε τμήμα διαμορφώνει μεμονωμένα δικό του στόχο που ταιριάζει με το όραμα, προκύπτει συχνά ένα μοντέλο που είναι σωστό σε επιμέρους στοιχεία αλλά δεν λειτουργεί ως σύνολο. Οι πωλήσεις θέλουν να αναπτυχθούν γρηγορότερα, οι λειτουργίες θέλουν να λειτουργούν πιο σταθερά, και αυτοί οι δύο στόχοι μπορούν να εμποδίζουν ο ένας τον άλλον μόλις διεκδικούν και οι δύο ώρες, ανθρώπους και προϋπολογισμό.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ένα target operating model δεν καθορίζεται σε μία μόνο συνεδρίαση της διοίκησης, αλλά σε έναν γύρο όπου ολόκληρος ο οργανισμός δίνει τη συμβολή του σχετικά με το τι είναι εφικτό και λογικό εντός του δικού του τομέα. Τι αντιμετωπίζετε όταν οι στόχοι των τμημάτων εμποδίζουν ο ένας τον άλλον περιγράφεται αναλυτικά στο τι κάνετε όταν οι στόχοι των τμημάτων εμποδίζουν ο ένας τον άλλον, συμπεριλαμβανομένου του πώς αυτή η ένταση γίνεται ορατή προτού καθοριστεί το μοντέλο.

Πώς ελέγχετε αν το μοντέλο είναι σωστό, όχι μόνο αν ακούγεται ωραίο

Ένα operating model που είναι λογικό μόνο στα χαρτιά δεν αντέχει πάντα στην πρώτη δυσκολία. Ένας διπλός έλεγχος σε οκτώ διαστάσεις, όπως αξία για τον πελάτη, κόστος, κίνδυνος και ευελιξία, δείχνει αν το μοντέλο παραμένει σταθερό σε πολλαπλά μέτωπα, όχι μόνο στο μέτωπο για το οποίο σχεδιάστηκε. Επιπλέον, οι confidence gates βοηθούν να ελέγχεται σε σταθερές χρονικές στιγμές αν οι παραδοχές κάτω από το μοντέλο εξακολουθούν να ισχύουν προτού συνεχιστεί η ανάπτυξη.

Σε μια χονδρική επιχείρηση 200 εργαζομένων, ένα μοντέλο που έχει σχεδιαστεί για ανάπτυξη, για παράδειγμα με περισσότερα σημεία αποθεματοποίησης, μπορεί να έχει κακή βαθμολογία στη διάσταση του περιθωρίου κέρδους αν το κόστος αυτού του αποθέματος δεν έχει υπολογιστεί. Πώς λειτουργεί στην πράξη αυτή η στάθμιση μεταξύ ανάπτυξης και περιθωρίου κέρδους εξηγείται στο πώς σταθμίζετε την ανάπτυξη έναντι του περιθωρίου κέρδους σε μια στρατηγική.

Τι μπορείτε να κάνετε τώρα

Αν θέλετε να μάθετε αν το δικό σας όραμα είναι ήδη αρκετά συγκεκριμένο για να χρησιμεύσει ως βάση για ένα operating model, το δωρεάν τεστ 'είναι το όραμά σας κατευθύνσιμο' με έξι ερωτήσεις σχετικά με τα τέσσερα επίπεδα δίνει μια πρώτη εικόνα, χωρίς να συνδέεται με κάποια συμβουλευτική συνάντηση. Όποιος προτιμά να διαβάσει πρώτα πώς γίνεται ένα όραμα μετρήσιμο προτού διατρέξει τα τέσσερα επίπεδα, το βρίσκει στο πώς κάνετε ένα όραμα μετρήσιμο.