Um processo é mais do que uma tarefa. É uma sequência de passos, com momentos de transferência, tempos de espera e dependências entre pessoas e sistemas. Se uma tarefa nesse processo se desloca para a IA, o resto do processo muda com ela, ou não — e essa diferença é precisamente o que esta dimensão mede.
Uma verificação de faturas que a IA consegue executar só liberta capacidade utilizável se os passos anteriores e posteriores estiverem preparados para isso: entrega no formato correto, um critério de rejeição definido, um passo seguinte que não volta a verificar manualmente o que já foi verificado. Se isso faltar, a tarefa é de facto assumida, mas o processo permanece tão lento como antes. A capacidade fica livre, mas não é utilizável.
Numa organização onde isto está bem organizado, uma tarefa deslocada é imediatamente visível no prazo de execução do processo em que se insere. Existe um único local onde consta qual o passo executado pela IA, qual o passo sob supervisão e qual o passo que continua a ser trabalho humano — e essa divisão é utilizada para planear efetivamente o trabalho de forma diferente.
Numa organização onde isto não está organizado, a deslocação fica presa na própria tarefa. A verificação de faturas é mais rápida, mas o resto do processo de compras segue o mesmo percurso de sempre, com as mesmas transferências e o mesmo tempo de espera. As horas libertadas de uma pessoa dissolvem-se no tempo de espera do passo seguinte, e ninguém nota que algo mudou na capacidade de fte do departamento como um todo.
A diferença não está normalmente na IA, mas em como o processo já estava documentado antes disso. Empresas com uma descrição explícita do processo — passos, transferências, responsabilidades — conseguem indicar relativamente depressa qual o passo elegível para ser assumido, qual o passo que necessita de supervisão e qual o passo que continua a ser trabalho humano. Empresas onde o processo só existe na cabeça dos colaboradores têm primeiro de fazer esse trabalho antes de haver algo para deslocar.
Além disso, alguns processos oferecem inerentemente mais margem do que outros. Um processo com muita informação estruturada e um critério claro de certo-ou-errado presta-se mais facilmente a ser assumido do que um processo que depende de explicação, negociação ou contexto que não está documentado. Isto não é uma questão de ambição, mas de como o trabalho já está estruturado.
A prontidão de processos e operação não se resume à aquisição de um sistema. O trabalho encontra-se em três camadas:
Estas camadas também tocam noutras questões de prontidão. Se uma transferência de trabalho se sustenta depende também de o que os sistemas e a capacidade existente conseguem realmente suportar, e se os resultados são mensuráveis depende de como a medição de desempenho está organizada para um processo parcialmente executado pela IA. Quando um processo decorre fora da própria organização, também conta na prontidão como as parcerias estão organizadas para uma deslocação de trabalho.
Quando uma tarefa dentro de um processo passa para a IA, muda mais do que quem a executa. O prazo de execução dessa parte do processo muda, a margem de erro muda — por vezes para menos, por vezes de natureza diferente — e o local onde uma pessoa ainda tem de intervir muda de executar para avaliar. Esta última é uma competência diferente da própria tarefa: avaliar se um resultado de IA está correto exige uma atenção diferente da produção do próprio resultado.
O que não muda automaticamente é a capacidade de fte do departamento. Essa alteração só surge quando o processo é explicitamente organizado para tal: menos transferências, menos tempo de espera, um planeamento diferente de quem executa cada passo. Sem esse passo, o tempo libertado permanece teórico. Que rumo uma organização segue depois com essa capacidade libertada — uma decisão sobre a utilização de pessoal — cabe à própria organização e está sujeita aos seus próprios requisitos legais; esta dimensão descreve apenas o que o processo suporta, não o que um empregador faz com isso.
Se uma deslocação resulta na prática também se pode observar através de sinais precoces de que uma mudança no processo está de facto a ser adotada, e da forma como esse diálogo é conduzido dentro da organização, por exemplo através de uma forma de envolver os colaboradores sem montar um processo moroso.
No âmbito do teste de ambição, a prontidão de processos é uma das oito dimensões que, em conjunto, determinam se uma ambição que conta com o trabalho de IA é também exequível. A pergunta sobre que trabalho nesta empresa específica pode efetivamente ser assumido pela IA, por tarefa e não em termos gerais, é respondida com o scan de trabalho da FTE TO AI.
Uma indicação de onde a sua organização se situa nesta dimensão, e nas outras sete, obtém-se com a verificação de prontidão gratuita: oito perguntas breves, uma por dimensão, com uma visão de onde está mais avançado e onde está menos avançado. O teste de ambição completo, com as quatro camadas e os cinco confidence gates, está em construção.
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