En proces er mere end en opgave. Det er en rækkefølge af trin, med overdragelsespunkter, ventetider og afhængigheder mellem mennesker og systemer. Hvis én opgave i den proces forskydes til AI, ændrer resten af processen sig med — eller ikke — og netop den forskel er, hvad denne dimension måler.
En fakturakontrol, som AI kan udføre, giver kun frigjort kapacitet, hvis trinnene før og efter er indrettet til det: levering i den rette form, et fastlagt afvisningskriterium, et efterfølgende trin, der ikke endnu en gang manuelt kontrollerer det, der allerede er kontrolleret. Mangler det, bliver opgaven nok overtaget, men processen forbliver lige så langsom som før. Kapaciteten er fri, men ikke anvendelig.
I en organisation, hvor dette er i orden, er en forskudt opgave straks synlig i gennemløbstiden for den proces, den er del af. Der findes ét sted, hvor det er angivet, hvilket trin AI udfører, hvilket trin er under tilsyn, og hvilket trin forbliver menneskeligt arbejde — og denne opdeling bruges til rent faktisk at planlægge arbejdet anderledes.
I en organisation, hvor dette ikke er i orden, forbliver forskydningen hængende i selve opgaven. Fakturakontrollen er hurtigere, men resten af indkøbsprocessen følger den samme rute som altid, med de samme overdragelser og den samme ventetid. Frigjorte timer fra én person opløses i ventetiden for det næste trin, og ingen mærker, at der er sket noget med fte-kapaciteten for afdelingen som helhed.
Forskellen ligger sjældent i AI'en selv, men i hvordan processen allerede var fastlagt inden da. Virksomheder med en udtrykkelig procesbeskrivelse — trin, overdragelser, ansvar — kan relativt hurtigt udpege, hvilket trin der kan komme i betragtning til overtagelse, hvilket trin kræver tilsyn, og hvilket trin forbliver menneskeligt arbejde. Virksomheder, hvor processen kun findes i medarbejdernes hoveder, må først gøre det arbejde, før der er noget at forskyde.
Dertil kommer, at nogle processer i sig selv giver mere plads end andre. En proces med meget struktureret input og et klart rigtigt-eller-forkert-kriterium lader sig lettere overtage end en proces, der bygger på forklaring, forhandling eller kontekst, som ikke er skrevet ned. Det er ikke et spørgsmål om ambition, men om, hvordan arbejdet allerede nu er sat sammen.
Klarhed af processer og drift handler ikke om at anskaffe et system. Arbejdet ligger i tre lag:
Disse lag berører også andre spørgsmål om klarhed. Om en overtagelse holder, afhænger blandt andet af hvad systemerne og den eksisterende kapacitet reelt kan klare, og om resultaterne kan måles, afhænger af hvordan præstationsmåling er indrettet på en proces, der delvist udføres af AI. Hvor en proces forløber uden for den egen organisation, tæller også hvordan partnerskaber er indrettet til en forskydning af arbejde med i klarheden.
Når en opgave inden for en proces overgår til AI, ændres mere end blot udføreren. Gennemløbstiden for den del af processen ændres, fejlmargenen ændres — nogle gange nedad, nogle gange i sin art — og det sted, hvor et menneske stadig skal gribe ind, ændres fra at udføre til at vurdere. Det sidste er en anden færdighed end selve opgaven: at vurdere, om et AI-resultat er korrekt, kræver en anden slags opmærksomhed end at frembringe resultatet selv.
Hvad der ikke automatisk ændrer sig, er fte-kapaciteten for afdelingen. Den ændring opstår først, når processen udtrykkeligt indrettes til det: færre overdragelser, mindre ventetid, en anden planlægning af hvem der udfører hvilket trin. Uden dette trin forbliver den frigjorte tid teoretisk. Hvilken kurs en organisation herefter lægger med den frigjorte kapacitet — en beslutning om anvendelse af personale — er op til organisationen selv og hører under egne lovmæssige krav; denne dimension beskriver alene, hvad processen kan klare, ikke hvad en arbejdsgiver gør med det.
Om en forskydning i praksis slår igennem, kan også aflæses af tidlige signaler om, at en forandring i processen rent faktisk bliver overtaget, og af hvordan samtalen om det føres i organisationen, for eksempel via en måde at involvere medarbejderne uden at igangsætte et langvarigt forløb.
Inden for ambitionstesten er procesklarhed én af de otte dimensioner, der tilsammen afgør, om en ambition, der regner med AI-arbejde, også kan udføres i praksis. Spørgsmålet om, hvilket arbejde i denne konkrete virksomhed rent faktisk kan overtages af AI, opgave for opgave og ikke i almindeligheder, besvares med arbejdsscanningen fra FTE TO AI.
En indikation af, hvor jeres organisation står på denne dimension, og på de øvrige syv, får De med den gratis klarhedstjek: otte korte spørgsmål, ét pr. dimension, med et billede af, hvor De er længst fremme, og hvor De er mindst fremme. Den fulde ambitionstest, med de fire lag og de fem confidence gates, er under udarbejdelse.
Vertel wat u wilt bereiken, dan kijken we samen wat daarvoor moet staan.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.