Un processo è più di un compito. È una sequenza di passaggi, con momenti di trasferimento, tempi di attesa e dipendenze tra persone e sistemi. Se un compito in quel processo si sposta verso l'IA, il resto del processo cambia di conseguenza, oppure no — e questa differenza è esattamente ciò che questa dimensione misura.
Un controllo fatture che l'IA può eseguire genera capacità liberata solo se i passaggi prima e dopo sono organizzati di conseguenza: fornitura nella forma giusta, un criterio di rifiuto definito, un passaggio successivo che non ricontrolla manualmente ciò che è già stato controllato. Se questo manca, il compito viene sì assunto, ma il processo resta lento come prima. La capacità è libera, ma non utilizzabile.
In un'organizzazione dove questo è a posto, un compito spostato si rende immediatamente visibile nel tempo di attraversamento del processo in cui si trova. C'è un unico luogo dove è indicato quale passaggio esegue l'IA, quale passaggio è sotto supervisione e quale passaggio rimane lavoro umano — e questa suddivisione viene utilizzata per pianificare effettivamente il lavoro in modo diverso.
In un'organizzazione dove questo non è a posto, lo spostamento resta bloccato nel compito stesso. Il controllo fatture è più veloce, ma il resto del processo di acquisto segue lo stesso percorso di sempre, con gli stessi trasferimenti e la stessa attesa. Le ore liberate di una persona si dissolvono nel tempo di attesa del passaggio successivo, e nessuno nota che è cambiato qualcosa nella capacità fte del reparto nel suo insieme.
La differenza di solito non sta nell'IA, ma in come il processo era già stato definito in precedenza. Le aziende con una descrizione esplicita del processo — passaggi, trasferimenti, responsabilità — possono indicare relativamente in fretta quale passaggio si presta all'assunzione, quale passaggio richiede supervisione e quale passaggio rimane lavoro umano. Le aziende dove il processo esiste solo nella testa dei dipendenti devono prima svolgere questo lavoro prima che ci sia qualcosa da spostare.
A ciò si aggiunge che alcuni processi offrono per natura più margine di altri. Un processo con molto input strutturato e un chiaro criterio giusto-o-sbagliato si presta più facilmente all'assunzione rispetto a un processo che si basa su spiegazioni, negoziazione o contesto non documentato. Non è una questione di ambizione, ma di come il lavoro è già organizzato oggi.
La prontezza dei processi e delle operazioni non riguarda l'acquisto di un sistema. Il lavoro si trova su tre livelli:
Questi livelli toccano anche altre questioni di prontezza. Se un'assunzione regge dipende anche da ciò che i sistemi e la capacità esistente riescono effettivamente a gestire, e se i risultati sono misurabili dipende da come è organizzata la misurazione delle prestazioni su un processo eseguito in parte dall'IA. Laddove un processo si svolge al di fuori della propria organizzazione, conta anche come sono organizzate le partnership rispetto a uno spostamento di lavoro ai fini della prontezza.
Se un compito all'interno di un processo passa all'IA, cambia più del semplice esecutore. Il tempo di attraversamento di quella porzione di processo cambia, il margine di errore cambia — a volte in diminuzione, a volte di natura diversa — e il punto in cui una persona deve ancora intervenire cambia da esecuzione a valutazione. Quest'ultima è una competenza diversa dal compito stesso: valutare se un risultato dell'IA è corretto richiede un'attenzione diversa rispetto al produrre il risultato stesso.
Ciò che non cambia automaticamente è la capacità fte del reparto. Quel cambiamento si genera solo se il processo viene esplicitamente organizzato di conseguenza: meno trasferimenti, meno attesa, una pianificazione diversa di chi svolge quale passaggio. Senza questo passaggio, il tempo liberato resta teorico. Quale rotta un'organizzazione segua poi con quella capacità liberata — una decisione sull'impiego del personale — spetta all'organizzazione stessa e rientra nei propri obblighi legali; questa dimensione descrive solo ciò che il processo può gestire, non ciò che un datore di lavoro ne fa.
Se uno spostamento attecchisce nella pratica si può notare anche da segnali precoci che indicano che un cambiamento nel processo viene effettivamente adottato, e da come se ne discute all'interno dell'organizzazione, per esempio tramite un modo per coinvolgere il personale operativo senza avviare un percorso lungo.
Nell'ambito del test dell'ambizione, la prontezza dei processi è una delle otto dimensioni che insieme determinano se un'ambizione che conta sul lavoro dell'IA è anche realizzabile. La domanda su quale lavoro in questa specifica azienda sia davvero trasferibile all'IA, compito per compito e non in termini generali, trova risposta con la scansione del lavoro di FTE TO AI.
Un'indicazione di dove si trova la sua organizzazione su questa dimensione, e sulle altre sette, la ottiene con il controllo di prontezza gratuito: otto domande brevi, una per dimensione, con un quadro di dove è più avanti e dove lo è meno. Il test completo dell'ambizione, con i quattro livelli e i cinque confidence gate, è in fase di sviluppo.
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