Защо колегите използват една и съща дума, а имат предвид различни неща

Хората влагат различни неща в едни и същи думи, защото дума като „растеж“ или „ориентирано към клиента“ не носи в себе си слой: единият чува визия, другият чете конкретна цел. Без разграничение между тези слоеве всеки говори покрай другия, докато всеки мисли, че е прав.

Самата дума не е проблемът

Когато управленски екип на компания с 150 служители използва думата „международно“, това звучи като една договорка. В действителност зад нея се крие натрупване от четири различни вида изявления. Има визията: защо организацията изобщо поглежда отвъд границите на страната. Има vision state: представата за как ще изглежда организацията след пет години, ако това е успяло. Има целта (target): конкретната, измерима точка, към която се работи тази или следващата година. И има target state: операционната ситуация, която трябва да съпътства това, с ролите, системите и начините на работа, които го правят възможно. Който казва „международно“, без да посочи в кой слой го има предвид, оставя останалите около масата сами да решат кой слой чуват.

Как изглежда това на практика

В производствена компания с около 200 служители ръководството използваше думата „гъвкавост“ (wendbaarheid) в почти всяко съвещание. Главният оперативен директор имаше предвид визия: организацията трябва да може да се движи заедно с пазара. Ръководителят на операции чуваше цел: по-бързо преминаване между производствени линии, още това тримесечие. Мениджърът по човешки ресурси чуваше target state: други профили на длъжности, други структури на съвещания. Всички трима бяха прави за това какво означава гъвкавостта за тях. Никой не грешеше. Проблемът беше, че никой не бе назовал на кое ниво се води разговорът, поради което решения, които бяха логични на едно ниво, се възприемаха на другото ниво като половинчати или прибързани.

Защо това става видимо едва при взимане на решение

Докато се говори само за темата, разликата остава невидима. Тя се усеща в момента, когато трябва да се вземе категорично решение: инвестиция, реорганизация, избор между двама клиенти. Тогава се оказва, че единият мениджър взима решение от гледна точка на vision state — това, което съответства на представата за след пет години — а другият от гледна точка на целта — това, което трябва да се постигне тази година. Двете решения могат да бъдат правилни в рамките на собствения си слой и въпреки това да излязат противоположни. Това е и моментът, в който е разумно да се фиксира какво се договаря относно правата за вземане на решения при промяна, така че да е ясно кой има право да попълва кой слой и кой може да коригира изявление в друг слой.

Защо „просто обяснявайте по-добре“ не работи

Рефлексът е да се обясни думата по-добре: презентация, вътрешен меморандум, допълнително уточнение на общото събрание. Това само премества проблема към следващото изречение, защото обяснението отново използва нови думи, които сами по себе си могат да бъдат прочетени в четири слоя. Това, което наистина работи, не е да се направи думата по-добра, а да се назове слоят: това изявление за визия ли е, представа за vision state, цел, или описание на target state. Поставянето на тези четири въпроса поотделно принуждава групата да каже на глас в кой слой се намира, вместо да приема, че другият чува същия слой.

Къде това често се обърква при по-големи амбиции

При амбиции, които не се вместват в една година, се появява допълнителен слой на объркване: думата остава същата, докато времевият хоризонт се измества. Някой, който в година първа е използвал думата за цел, я използва в година трета за target state, който идва след това, без да съобщи това. Затова е смислено да се разгледа как се фазира амбиция, която е твърде голяма за една година, така че думата да получи по фаза постоянен слой и постоянно значение, вместо да се измества всяка година наново.

Какво може читателят да направи с това още днес

Бърз начин да се провери дали това се случва в собствената организация, е безплатният тест „управляема ли е вашата визия“: шест въпроса за четирите слоя, които за няколко минути показват къде визия, vision state, цел и target state се преплитат в собствения езиков стил. Това дава първоначална представа, не оценка.

Продължението на това е стъпката, при която избраният target state се превежда обратно в конкретни изисквания: какви роли, какви задачи, какъв капацитет са необходими, за да се постигне действително този слой. Този обратен превод е мостът между думата на хартия и работния под, а разликата между това какви часове и роли има днес и какво изисква target state, е разработена в werkscan на ftetoai.com.