Mensen bedoelen verschillende dingen met dezelfde woorden omdat een woord als 'groei' of 'klantgericht' geen laag heeft: de een hoort er een visie in, de ander leest er een concrete target in. Zonder onderscheid tussen die lagen praat iedereen langs elkaar heen terwijl iedereen gelijk denkt te hebben.
Als een directieteam van een bedrijf van 150 medewerkers het woord 'internationaal' gebruikt, klinkt dat als één afspraak. In werkelijkheid zit er een stapeling in van vier verschillende soorten uitspraken. Er is de visie: waarom de organisatie überhaupt over landsgrenzen kijkt. Er is de vision state: het beeld van hoe de organisatie er over vijf jaar uitziet als dat gelukt is. Er is de target: het concrete, meetbare punt waar dit jaar of komend jaar naartoe gewerkt wordt. En er is de target state: de operationele situatie die daarbij horen moet, met de rollen, systemen en werkwijzen die dat mogelijk maken. Wie 'internationaal' zegt zonder te zeggen in welke laag hij dat bedoelt, laat de rest van de tafel zelf invullen welke laag ze horen.
Bij een productiebedrijf van ongeveer 200 medewerkers gebruikte de directie het woord 'wendbaarheid' in bijna elk overleg. De COO bedoelde er een visie mee: de organisatie moet kunnen meebewegen met de markt. Het hoofd operations hoorde een target: sneller kunnen omschakelen tussen productielijnen, dit kwartaal nog. De HR-manager hoorde een target state: andere functieprofielen, andere overlegstructuren. Alle drie hadden ze gelijk over wat wendbaarheid voor hen betekende. Niemand had ongelijk. Het probleem was dat niemand had benoemd op welke laag het gesprek zich afspeelde, waardoor besluiten die in de ene laag logisch waren, in de andere laag als halfslachtig of als te snel werden ervaren.
Zolang er alleen over gepraat wordt, blijft het verschil onzichtbaar. Het wordt voelbaar op het moment dat er een knoop moet worden doorgehakt: een investering, een reorganisatie, een keuze tussen twee klanten. Dan blijkt dat de ene manager een besluit neemt vanuit de vision state — wat past bij het beeld over vijf jaar — en de andere vanuit de target — wat dit jaar moet worden gehaald. Beide besluiten kunnen correct zijn binnen hun eigen laag en toch tegenovergesteld uitpakken. Dat is ook het moment waarop het verstandig is om vast te leggen wat leg je vast over besluitrechten bij een verandering, zodat helder is wie welke laag mag invullen en wie een uitspraak in een andere laag mag corrigeren.
De reflex is om het woord beter uit te leggen: een presentatie, een intern memo, een extra toelichting op de townhall. Dat verschuift het probleem alleen naar de volgende zin, want de uitleg gebruikt weer nieuwe woorden die zelf ook in vier lagen gelezen kunnen worden. Wat wél werkt, is niet het woord beter maken maar de laag benoemen: is dit een visie-uitspraak, een beeld van de vision state, een target, of een beschrijving van de target state. Die vier vragen apart stellen dwingt een groep om hardop te zeggen in welke laag ze zitten, in plaats van aan te nemen dat de ander dezelfde laag hoort.
Bij ambities die niet in één jaar passen, ontstaat een extra laag verwarring: het woord blijft hetzelfde terwijl de tijdshorizon verschuift. Iemand die het woord in jaar één gebruikte voor een target, gebruikt het in jaar drie voor de target state die daarna komt, zonder dat te melden. Daarom is het zinvol om te kijken hoe faseer je een ambitie die te groot is voor één jaar, zodat het woord per fase een vaste laag en een vaste betekenis krijgt in plaats van elk jaar opnieuw te schuiven.
Een snelle manier om te zien of dit speelt in de eigen organisatie, is de gratis test 'is uw visie stuurbaar': zes vragen over de vier lagen, die in een paar minuten laten zien waar visie, vision state, target en target state in het eigen taalgebruik door elkaar lopen. Dat geeft een eerste beeld, geen oordeel.
Het vervolg daarop is de stap waarbij de gekozen target state wordt terugvertaald naar wat dat concreet vraagt: welke rollen, welke taken, welke capaciteit er nodig is om die laag ook echt neer te zetten. Die terugvertaling is de brug tussen het woord op papier en de werkvloer, en het verschil tussen wat er vandaag aan uren en rollen is en wat de target state vraagt, staat uitgewerkt in de werkscan op ftetoai.com.
Vertel wat u wilt bereiken, dan kijken we samen wat daarvoor moet staan.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.