Не разрязвате амбицията на парчета работа, а я разполагате в слоеве. Фиксирайте какво е визията, какво означава vision state за няколко години напред, какво е target-ът за тази година, и какво точно съдържа target state веднага щом този target бъде постигнат. По този начин една голяма амбиция се превръща в поредица от постижими стъпки, които логично следват една след друга, вместо годишен план, който не покрива товара.
Ръководство, което смята една амбиция за твърде голяма за една година, често посяга към списък с действия: тази година правим фаза 1, следващата фаза 2. Проблемът е, че никой не фиксира какво трябва да е различно в края на фаза 1. Организация от 120 служители, която искаше да фазира „международен растеж“, раздели това на „година 1: укрепване на NL, година 2: първа държава в чужбина“. На хартия логично, но на практика оставаше неясно дали „укрепване на NL“ е цел за оборот, организационна цел, или условие за следващата държава. Без този слой между тях всички говорят със същите думи за различни неща, и точно там различните значения зад едни и същи думи могат да блокират фазирането още преди първия месец да е изтекъл.
Визията не се променя всяка година; тя остава като посока. Vision state е образът на организацията след три до пет години, ако тази визия стане реалност. Target е междинната спирка: какво трябва конкретно да бъде постигнато тази година, за да се движим към тази vision state. Target state е детайлното описание как изглежда организацията веднага щом target-ът бъде постигнат — какви роли има тогава, какви клиенти, какъв начин на работа. Фазирането не възниква чрез намаляване на амбицията, а чрез формулиране на собствена target state за всяка година, която логично надгражда предишната. При примера с международния растеж това означаваше: година 1 получи target state с конкретен брой клиенти в NL и обособена функция за подготовка на износ, а не само неясния термин „укрепване“.
Target state, записана само от ръководството, бързо се превръща в друга история в останалата част от организацията. Затова кръгът на амбицията не спира при управленския екип: ръководителите на екипи и специалистите посочват какво означава target state практически за тяхната част, и къде това се сблъсква с това, което вече тече тази година. При производствено предприятие от 200 служители в този кръг се оказа, че планираната target state за година 1 предполагаше втора производствена линия, която беше планирана едва за година 2 — фазиране, което на ниво ръководство беше вярно, но на терен не можеше да се изпълни без коригиране на този ред. Без тази широка проверка фазирането остава предположение на хартия, и това е една от причините стратегията често да остане документ, вместо нещо, върху което се работи ежедневно.
Всеки слой на фазирането се проверява по осем измерения — мислете за клиент, процес, хора, пари, технология — така че target state да не е вярна само търговски, но и организационно постижима в рамките на годината, определена за нея. Пет confidence gates след това определят дали организацията има достатъчно доверие, за да продължи към следващия слой, или трябва първо нещо да бъде изострено. Това предотвратява ситуация, при която фазиране, убедително на хартия, се оказва при първата проверка изградено върху разклатени предположения, като капацитет, който още не съществува, или решение, което никой не е взел официално.
Фазиране с няколко target states за няколко години естествено поражда въпроса кой решава, че един слой е завършен и следващият може да започне. Определя ли се това само от ръководството, или това решение принадлежи на онези, които трябва да реализират target state оперативно? Точно това фиксирате относно права за вземане на решения при промяна — без тази договорка всеки преход между фази затъва в дискусия, която всъщност трябваше да бъде водена предварително.
Преди да разрежете амбиция на години, е полезно да знаете дали четирите слоя при вас вече са достатъчно ясни, за да фазирате действително; безплатният тест „is uw visie stuurbaar“ се състои от шест въпроса точно за тези четири слоя и показва за няколко минути къде все още има триене. Веднага щом target state за първата година е фиксирана, следващата стъпка е превод към капацитет: какви роли и задачи изисква тази target state, спрямо това какви хора и часове са налични днес. Тази разлика между поискан и наличен капацитет е разработена в работния скенер на ftetoai.com, и точно този мост прави фазирането наистина изпълнимо, вместо само добре аргументирано.
Vertel wat u wilt bereiken, dan kijken we samen wat daarvoor moet staan.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.