Varför kollegor använder samma ord och ändå menar något annat

Människor menar olika saker med samma ord eftersom ett ord som 'tillväxt' eller 'kundfokus' inte har ett lager: den ene hör en vision i det, den andre läser en konkret target i det. Utan skillnad mellan dessa lager pratar alla förbi varandra medan alla tror att de har rätt.

Ordet i sig är inte problemet

När en ledningsgrupp i ett företag med 150 medarbetare använder ordet 'internationell', låter det som en enda överenskommelse. I verkligheten finns en stapling av fyra olika typer av uttalanden. Det finns visionen: varför organisationen överhuvudtaget tittar över landsgränser. Det finns vision state: bilden av hur organisationen ser ut om fem år om det har lyckats. Det finns target: den konkreta, mätbara punkt som man arbetar mot detta år eller nästa år. Och det finns target state: den operativa situation som ska höra till detta, med de roller, system och arbetssätt som gör det möjligt. Den som säger 'internationell' utan att säga i vilket lager han menar det, låter resten av bordet själva fylla i vilket lager de hör.

Hur det ser ut i praktiken

Hos ett produktionsföretag med omkring 200 medarbetare använde ledningen ordet 'flexibilitet' i nästan varje möte. COO:n menade en vision med det: organisationen måste kunna röra sig med marknaden. Chefen för operations hörde en target: kunna växla snabbare mellan produktionslinjer, redan detta kvartal. HR-chefen hörde en target state: andra befattningsprofiler, andra mötesstrukturer. Alla tre hade rätt om vad flexibilitet betydde för dem. Ingen hade fel. Problemet var att ingen hade angett i vilket lager samtalet ägde rum, vilket gjorde att beslut som var logiska i det ena lagret, i det andra lagret upplevdes som halvhjärtade eller för snabba.

Varför detta först blir synligt vid ett beslut

Så länge det bara pratas om det, förblir skillnaden osynlig. Det blir märkbart i det ögonblick en knut måste huggas av: en investering, en omorganisation, ett val mellan två kunder. Då visar det sig att den ena chefen fattar ett beslut utifrån vision state — vad som passar bilden om fem år — och den andra utifrån target — vad som ska uppnås detta år. Båda besluten kan vara korrekta inom sitt eget lager och ändå bli motsatta. Det är också ögonblicket då det är klokt att fastställa vad ska fastställas om beslutsrätter vid en förändring, så att det är tydligt vem som får fylla i vilket lager och vem som får korrigera ett uttalande i ett annat lager.

Varför 'bara förklara bättre' inte fungerar

Reflexen är att förklara ordet bättre: en presentation, ett internt memo, en extra förtydligande på townhallen. Det förskjuter bara problemet till nästa mening, för förklaringen använder återigen nya ord som själva också kan läsas i fyra lager. Det som faktiskt fungerar är inte att göra ordet bättre utan att namnge lagret: är detta ett visionsuttalande, en bild av vision state, en target, eller en beskrivning av target state. Att ställa dessa fyra frågor separat tvingar en grupp att säga högt i vilket lager de befinner sig, istället för att anta att den andre hör samma lager.

Var detta ofta går fel vid större ambitioner

Vid ambitioner som inte får plats inom ett år uppstår ett extra lager förvirring: ordet förblir det samma medan tidshorisonten förskjuts. Någon som använde ordet under år ett för en target, använder det under år tre för den target state som kommer därefter, utan att nämna det. Därför är det meningsfullt att titta på hur faseindelar man en ambition som är för stor för ett år, så att ordet per fas får ett fast lager och en fast betydelse istället för att skifta på nytt varje år.

Vad läsaren kan göra med detta idag

Ett snabbt sätt att se om detta förekommer i den egna organisationen är det kostnadsfria testet 'är er vision styrbar': sex frågor om de fyra lagren, som på ett par minuter visar var vision, vision state, target och target state flyter samman i det egna språkbruket. Det ger en första bild, inget omdöme.

Uppföljningen på detta är steget där den valda target state översätts tillbaka till vad det konkret innebär: vilka roller, vilka uppgifter, vilken kapacitet som behövs för att verkligen förverkliga det lagret. Denna återöversättning är bron mellan ordet på papper och verksamheten på golvet, och skillnaden mellan vad som finns idag i timmar och roller och vad target state kräver, finns utarbetad i arbetsscanen på ftetoai.com.