U knipt de ambitie niet in stukjes werk, u knipt hem in lagen. Leg vast wat de visie is, wat de vision state over meerdere jaren betekent, wat het target voor dit jaar is, en wat de target state precies inhoudt zodra dat target bereikt is. Daarmee wordt één grote ambitie een reeks haalbare stappen die elkaar logisch opvolgen, in plaats van een jaarplan dat de lading niet dekt.
Een directie die een ambitie te groot voor één jaar vindt, grijpt vaak naar een actielijst: dit jaar doen we fase 1, volgend jaar fase 2. Het probleem is dat niemand vastlegt wát er aan het einde van fase 1 anders moet zijn. Een organisatie van 120 medewerkers die "internationaal groeien" wilde faseren, splitste dat op in "jaar 1: NL versterken, jaar 2: eerste land buitenland". Op papier logisch, maar in de praktijk bleef onduidelijk of "NL versterken" een omzetdoel was, een organisatiedoel, of een voorwaarde voor het volgende land. Zonder die laag ertussen praat iedereen met dezelfde woorden over iets anders, en dat is precies waar verschillende betekenissen achter dezelfde woorden een fasering laten vastlopen nog voor de eerste maand voorbij is.
De visie verandert niet elk jaar; die blijft staan als richting. De vision state is het beeld van de organisatie over drie tot vijf jaar als die visie werkelijkheid wordt. Het target is het tussenstation: wat moet er dit jaar concreet bereikt zijn om richting die vision state te bewegen. De target state is de gedetailleerde beschrijving van hoe de organisatie eruitziet zodra dat target gehaald is — welke rollen er dan zijn, welke klanten, welke manier van werken. Fasering ontstaat niet door de ambitie kleiner te maken, maar door voor elk jaar een eigen target state te formuleren die logisch voortbouwt op de vorige. Bij het voorbeeld van de internationale groei betekende dat: jaar 1 kreeg een target state met een concreet klantenaantal in NL en een ingerichte functie voor exportvoorbereiding, niet alleen de vage term "versterken".
Een target state die alleen door de directie is opgeschreven, wordt in de rest van de organisatie al snel een ander verhaal. Vandaar dat een ambitieronde niet bij het managementteam stopt: teamleiders en specialisten geven aan wat een target state voor hun onderdeel praktisch betekent, en waar dat schuurt met wat er dit jaar al loopt. Bij een productiebedrijf van 200 medewerkers bleek in die ronde dat de geplande target state voor jaar 1 een tweede productielijn vooronderstelde die pas in jaar 2 gepland stond — een fasering die op directieniveau klopte, maar op de vloer niet uit te voeren was zonder die volgorde aan te passen. Zonder die brede toets blijft de fasering een aanname op papier, en dat is een van de redenen waarom een strategie vaak een document blijft in plaats van iets waar dagelijks naar gewerkt wordt.
Elke laag van de fasering wordt langs acht dimensies getoetst — denk aan klant, proces, mensen, geld, techniek — zodat een target state niet alleen commercieel klopt maar ook organisatorisch haalbaar is binnen het jaar dat ervoor staat. Vijf confidence gates bepalen vervolgens of de organisatie er voldoende vertrouwen in heeft om door te gaan naar de volgende laag, of dat eerst iets moet worden aangescherpt. Dat voorkomt dat een fasering op papier overtuigend is, maar bij de eerste toets al op wankele aannames blijkt te rusten, zoals capaciteit die er nog niet is of een besluit dat niemand formeel genomen heeft.
Een fasering met meerdere target states over meerdere jaren roept vanzelf de vraag op wie besluit dat een laag is afgerond en de volgende mag starten. Wordt dat door de directie alleen bepaald, of ligt dat besluit bij wie de target state operationeel moet waarmaken? Dat is precies wat je vastlegt over besluitrechten bij een verandering — zonder die afspraak loopt elke overgang tussen fasen vast in een discussie die eigenlijk vooraf al gevoerd had moeten worden.
Voor u een ambitie in jaren gaat knippen, is het zinvol te weten of de vier lagen bij u al scherp genoeg staan om daadwerkelijk te faseren; de gratis test "is uw visie stuurbaar" bestaat uit zes vragen over precies die vier lagen en laat in een paar minuten zien waar het nog schuurt. Zodra de target state voor het eerste jaar vaststaat, is de volgende stap de vertaling naar capaciteit: welke rollen en taken die target state vraagt, naast wat er vandaag aan mensen en uren beschikbaar is. Dat verschil tussen gevraagde en beschikbare capaciteit staat uitgewerkt in de werkscan op ftetoai.com, en die brug maakt een fasering pas echt uitvoerbaar in plaats van alleen goed beargumenteerd.
Vertel wat u wilt bereiken, dan kijken we samen wat daarvoor moet staan.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.