Vadovybė išsako ambiciją: per metus administracija turi būti sumažinta per pusę. Visi linkteli. Ir visi turi mintyje kažką kitą. Finansų direktorius mano apie valandas kreditorių administravime. Operacijų direktorius mano apie ataskaitų teikimo naštą komandose. HR direktorius mano apie mažiau rankinio darbo atostogų ir nedarbingumo registravime. Visi teisūs, visi neišmatuojami tarpusavyje, ir metų gale niekas negali nustatyti, ar ambicija pasiekta, nes niekas nematavo to paties.
Problema nėra ambicija. Problema ta, kad „sumažinti per pusę“ nusako rezultatą, nepasakant, ką organizacija turi mokėti daryti, kad jo pasiektų. Ir tai tiksliai ta vieta, kur nueinama klystkeliu, nes administracinio darbo sumažinimas per pusę šiandien dažniausiai reiškia kažką konkretaus: dalis to darbo perkeliama į AI, kita dalis lieka žmogaus darbu su priežiūra, o trečia dalis lieka visiškai žmogaus darbu, nes tam reikia per daug konteksto, išimčių ar sprendimo. Be šio trilypio skirstymo „sumažinti per pusę“ yra skaičius be maršruto.
Ambicija „sumažinti administraciją per pusę“ tampa valdoma, kai ją išskaidote. Pirmiausia vizija: kodėl organizacija to nori — atlaisvinti pajėgumus kitam darbui, valdyti kaštus, sutrumpinti trukmę. Tai lemia, kurie administraciniai procesai bus sprendžiami pirmiausia. Toliau vision state (siekiamos būsenos vizija): kaip organizacija atrodo, kai tai pasiekta, aprašyta vaidmenimis ir darbo eigomis, ne abstrakčia kalba. Tada target (tikslas): konkretus, laiku apibrėžtas tikslas — kiek etatų (fte) pajėgumo atlaisvinama, kuriuose padaliniuose, per kokį terminą. Ir galiausiai target state (tikslinė būsena): tikrasis pasiektos galutinės datos vaizdas, įskaitant kas dar atlieka kokią užduotį ir kas kontroliuoja kokį rezultatą.
Šie keturi lygiai priverčia vadovų komandą išversti žodį „sumažinti per pusę“ į kažką išmatuojamo, gerai prieš metų pabaigą.
Pokytis nėra ateities scenarijus. Jis jau vyksta administraciniuose padaliniuose, tik netolygiai. Kai kuriose įmonėse sąskaitų faktūrų tvarkymą, grafikų sudarymą ar standartinį ataskaitų teikimą jau daugiausia atlieka AI, o darbuotojas įvertina išimtis ir atmeta ar patvirtina jas su pagrindimu. Kitose įmonėse to niekas dar nedaro, turint lygiai tą pačią programinę įrangą. Skirtumas retai slypi technologijoje. Jis slypi tame, ar organizacija sutvarkiusi duomenis, ar procesai pakankamai standartizuoti, kad galėtų būti perduoti, ir ar yra paskirtas žmogus, kuris iš tikrųjų vertina AI darbo kokybę, o ne aklai juo pasitiki.
Šios trys kategorijos — AI perima užduotį, AI dirba su žmogaus priežiūra (menselijk toezicht), arba tai lieka žmogaus darbu — kertasi su kiekviena administracine funkcija. Sąskaitų kodavimas gali būti daugiausia perimtas. Nukrypstančio kreditoriaus reikalavimo vertinimas reikalauja priežiūros. Ginčo su tiekėju sprendimas lieka žmogaus darbu. Ambicija sumažinti per pusę tad nėra vienas judesys, o šimtų mažų sprendimų suma dėl to, kuriai kategorijai priskirti kiekvieną užduotį, ir kokį darbą dėl to perima AI — tai tiksliai tas klausimas, į kurį atsako FTE TO AI darbo skenavimas (werkscan) kiekvienai užduočiai.
Ar organizacija tikrai parengta padaryti šį pokytį, priklauso ne nuo pačios ambicijos, o nuo aštuonių pagrindinių dimensijų: nuo duomenų kokybės ir proceso brandumo iki sprendimų priėmimo teisių, priežiūros pajėgumo ir to, kiek darbuotojai gali atpažinti išimtis. Vadovybė, kuri nori sumažinti per pusę, nežinodama, kur organizacija stovi šiomis dimensijomis, kelia tikslą be maršruto. Klausimas kokių pajėgumų mano organizacijai reikia šiai ambicijai tiksliai atskleidžia šį ryšį: ne ką norite pasiekti, o ką tam pirmiausia reikia sutvarkyti.
Taip pat pravartu pažvelgti į panašias ambicijas. Būdas, kuriuo pelno gerinimas, kai AI perima darbą reikalauja pajėgumų, didele dalimi sutampa su tuo, ko reikalauja administracijos sumažinimas per pusę: standartizacija, priežiūros vaidmenys ir sprendimų struktūra, žinanti, kas gali atmesti AI rezultatą. Taip pat čia naudinga įžvalga, kas yra target operating model paprastais žodžiais, nes ambicijos vertimas į vaidmenis yra tiksliai tai: veiklos modelis (operating model), ne norų vaizdas.
Sumažinimas per pusę tampa išmatuojamas tik tada, kai aštuonios dimensijos yra atgal išverstos į vaidmenis ir sprendimų priėmimo teises. Kas įvertina AI rezultatą, prieš jam patenkant į apskaitą? Kas atsakingas už duomenų, kuriais sistema dirba, kokybę? Kas nusprendžia, kad procesas dar nepakankamai parengtas perdavimui? Tai nėra techniniai klausimai, tai organizaciniai klausimai, ir atsakymas nulemia, ar atlaisvintos valandos iš tikrųjų tampa atlaisvintu pajėgumu, ar vis tiek atsiranda kitoje proceso vietoje kaip vėlavimas.
Apie tai, ką darbdavys tada daro su tuo atlaisvintu pajėgumu — perkelia į kitas pareigas, panaudoja kitaip, kažką kito — mes nepasisakome. Tam taikomi savi teisiniai reikalavimai, ir tai priklauso darbdaviui, ne parengties patikrai.
Ne pagal vieną procentą, o pagal tris dalykus, kuriuos galima patikrinti lygiagrečiai: kiek etatų (fte) pajėgumo iš tikrųjų atlaisvinta kiekviename padalinyje, kiek likusio darbo su pagrindimu atmetama ar patvirtinama priežiūroje, ir ar vaidmenys, kurie tą priežiūrą atlieka, iš tikrųjų yra įsteigti, o ne netiesiogiai atsidūrę pas atsitiktinį darbuotoją. Ambicijas, kurios tai fiksuoja iš anksto, galima patikrinti po metų. Ambicijos, kurios to nedaro, lieka tik pasisakymu vadovybės posėdyje.
Pilnas ambicijos patikros įrankis — keturi lygiai, aštuonios dimensijos, penki confidence gates (patikimumo vartai) — dar kuriamas. Kas jau prieinama dabar, yra nemokamas parengties patikrinimas: aštuoni trumpi klausimai, po vieną kiekvienai dimensijai, su vaizdu, kur jūsų organizacija yra pažengusi toliausiai, ir kur mažiausiai. Tiems, kurie pirmiausia norėtų suprasti, kaip šis metodas siejasi su kitomis augimo ambicijomis, augimas naujoje rinkoje, kai AI perima darbą ir greitesnis pristatymas, kai AI perima darbą parodo, kad klausimas, slypintis po sumažinimo per pusę, augimo ir pagreitėjimo ambicijomis, seka tą pačią schemą: pirmiausia parengtis, tik tada skaičius.
Vertel wat u wilt bereiken, dan kijken we samen wat daarvoor moet staan.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.