Една дирекция изразява амбиция: администрацията трябва да бъде намалена наполовина след една година. Всички кимат. И всеки има предвид нещо различно. Финансовият директор мисли за часове в администрирането на задължения към доставчици. Оперативният директор мисли за тежестта на отчитането в екипите. HR-директорът мисли за по-малко ръчна работа при регистрацията на отпуски и отсъствия. Всички са прави, всички са несъпоставими, и на края на годината никой не може да установи дали амбицията е постигната, защото никой не е измервал едно и същото.
Проблемът не е в амбицията. Проблемът е, че „намаляване наполовина“ описва резултат без да казва какво трябва организацията да може, за да стигне дотам. И точно там се обърква нещата, защото намаляването наполовина на административната работа днес обикновено означава нещо конкретно: част от тази работа се премества към AI, друга част остава човешка работа с надзор, а трета част остава изцяло човешка работа, защото изисква твърде много контекст, изключения или преценка. Без това триделно разграничение „намаляване наполовина“ е число без маршрут.
Амбицията „намаляване на администрацията наполовина“ става управляема веднага след като я разделите. Първо визията: защо организацията иска това — освобождаване на капацитет за друга работа, контрол на разходите, намаляване на времето за изпълнение. Именно това определя кои административни процеси идват първи. После vision state: как изглежда организацията, ако това е постигнато, в роли и работни потоци, не в абстрактен език. След това target: конкретната, ограничена във времето цел — колко капацитет в еквивалент на пълно работно време (fte) е освободен, в кои отдели, в какъв срок. И накрая target state: действителното устройство на крайната дата, включително кой все още изпълнява каква задача и кой контролира какъв резултат.
Тези четири слоя принуждават директорския екип да превежда думата „намаляване наполовина“ в нещо измеримо, много преди годината да е изтекла.
Преместването не се намира в бъдещ сценарий. То протича вече днес през административните отдели, само неравномерно разпределено. В някои компании обработката на фактури, въвеждането на график или стандартното отчитане вече се извършват в голяма степен от AI, със служител, който преценява изключенията и отхвърля или одобрява с причина. В други компании никой все още не прави това, при наличен точно същия софтуер. Разликата рядко се намира в технологията. Тя се намира в дали организацията има данните си в ред, дали процесите са достатъчно стандартизирани, за да бъдат предадени, и дали е назначен някой, който действително оценява качеството на работата на AI, вместо да й вярва безусловно.
Тези три категории — AI поема задачата, AI работи с човешки надзор, или тя остава човешка работа — преминават през всяка административна функция. Кодирането на фактури може в голяма степен да бъде поето. Оценяването на нетипична претенция от доставчик изисква надзор. Разрешаването на спор с доставчик остава човешка работа. Амбицията за намаляване наполовина следователно не е едно движение, а сума от стотици малки решения за коя задача попада в която категория, и коя работа поради това се поема от AI е точно въпросът, на който сканирането на работата на FTE TO AI отговаря по задача.
Дали организацията е готова действително да направи това преместване, не зависи от самата амбиция, а от осем основни измерения: от качеството на данните и зрелостта на процесите до правата на вземане на решения, капацитета за надзор и степента, в която служителите могат да разпознаят изключения. Дирекция, която иска да намали наполовина без да знае къде организацията стои по тези измерения, поставя цел без маршрут. Въпросът какви способности се нуждае моята организация за тази амбиция установява точно тази връзка: не какво искате да постигнете, а какво трябва първо да бъде организирано за това.
При това помага да се погледне към сходни амбиции. Начинът, по който подобряването на маржа, когато AI поема работата изисква способности, се пресича в голяма степен с това, което изисква намаляването на администрацията наполовина: стандартизация, роли за надзор, и структура на вземане на решения, която знае кой може да отхвърли резултат от AI. Също и разбирането на какво означава target operating model на прост език е приложимо тук, защото превеждането на амбицията в роли е точно това: операционен модел, не желаема представа.
Намаляването наполовина става измеримо едва когато осемте измерения бъдат преведени обратно в роли и права на вземане на решения. Кой оценява резултат от AI, преди той да влезе в счетоводните книги? Кой носи отговорност за качеството на данните, върху които работи системата? Кой решава, че процес все още не е зрял за предаване? Това не са технически въпроси, това са организационни въпроси, и отговорът определя дали освободените часове действително стават освободен капацитет или все пак се появяват отново другаде в процеса като забавяне.
Относно това какво прави работодателят след това с освободения капацитет — преназначаване, друго използване, нещо друго — ние не се занимаваме. За това важат собствени законови изисквания и това е въпрос на работодателя, не на теста за готовност.
Не по единично число, а по три неща, които могат да се проверяват едно до друго: колко капацитет в еквивалент на пълно работно време е действително освободен по отдел, колко от останалата работа под надзор бива отхвърлена или одобрена с причина, и дали ролите, които носят този надзор, действително са установени и не са попаднали случайно у произволен служител. Амбициите, които определят това предварително, могат да бъдат проверени след една година. Амбициите, които не го правят, остават изказване на дирекционното заседание.
Пълният тест за амбицията — четири слоя, осем измерения, пет confidence gates — е в процес на изграждане. Наличният вече сега е безплатната проверка на готовността: осем кратки въпроса, по един за всяко измерение, с картина на къде вашата организация е най-напреднала и къде най-малко. За тези, които първо искат да разберат как този подход се съотнася с други амбиции за растеж, растежа на нов пазар, когато AI поема работата и по-бързото доставяне, когато AI поема работата показват, че въпросът зад намаляването наполовина, растежа и ускоряването следва винаги един и същ модел: първо готовност, после числото.
Vertel wat u wilt bereiken, dan kijken we samen wat daarvoor moet staan.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.