Zarząd wypowiada ambicję: za rok administracja musi być zmniejszona o połowę. Wszyscy kiwają głowami. I każdy rozumie to inaczej. Dyrektor finansowy myśli o godzinach w dziale zobowiązań. Dyrektor operacyjny myśli o obciążeniu raportowaniem w zespołach. Dyrektor HR myśli o mniejszej ilości ręcznej pracy w rejestracji urlopów i absencji. Wszyscy mają rację, wszystko jest nieporównywalne, a na koniec roku nikt nie może stwierdzić, czy ambicja została zrealizowana, ponieważ nikt nie mierzył tego samego.
Problemem nie jest ambicja. Problemem jest to, że 'zmniejszenie o połowę' opisuje wynik bez wskazania, co organizacja musi umieć, aby go osiągnąć. I to jest właśnie miejsce, w którym coś zaczyna się nie zgadzać, ponieważ zmniejszenie pracy administracyjnej o połowę oznacza dziś zazwyczaj coś konkretnego: część tej pracy przesuwa się do AI, inna część pozostaje pracą ludzką z nadzorem, a trzecia część pozostaje w pełni pracą ludzką, ponieważ wymaga zbyt dużo kontekstu, wyjątków lub oceny. Bez tego podziału na trzy 'zmniejszenie o połowę' jest liczbą bez trasy.
Ambicja 'zmniejszyć administrację o połowę' staje się operacyjna, gdy zostanie rozłożona na części. Najpierw wizja: dlaczego organizacja tego chce — zwolnienie zdolności na inną pracę, kontrola kosztów, skrócenie czasu realizacji. To bowiem decyduje, które procesy administracyjne są pierwsze w kolejce. Następnie vision state: jak wygląda organizacja, gdy się to uda, w rolach i przepływach pracy, nie w abstrakcyjnym języku. Potem target: konkretny, ograniczony w czasie cel — ile capacity w etatach zostaje zwolnione, w których działach, w jakim terminie. I na koniec target state: rzeczywiste ustawienie na dzień docelowy, w tym kto jeszcze wykonuje jakie zadanie i kto kontroluje jaki wynik.
Te cztery warstwy zmuszają zespół zarządzający do przetłumaczenia słowa 'zmniejszenie o połowę' na coś mierzalnego, długo przed końcem roku.
Przesunięcie nie tkwi w przyszłym scenariuszu. Ono już przebiega przez działy administracyjne, tylko nierównomiernie rozłożone. W niektórych firmach przetwarzanie faktur, wprowadzanie grafików czy standardowe raportowanie jest już w dużej mierze wykonywane przez AI, z pracownikiem, który ocenia wyjątki i odrzuca lub zatwierdza je z podaniem przyczyny. W innych firmach nikt jeszcze tego nie robi, mając dostępne dokładnie to samo oprogramowanie. Różnica rzadko tkwi w technologii. Tkwi w tym, czy organizacja ma uporządkowane dane, czy procesy są wystarczająco zestandaryzowane, aby je przekazać, oraz czy wyznaczono kogoś, kto faktycznie ocenia jakość pracy AI, a nie ślepo jej ufa.
Te trzy kategorie — AI przejmuje zadanie, AI pracuje pod nadzorem człowieka, lub pozostaje to praca ludzka — przebiegają przez każdą funkcję administracyjną. Kodowanie faktur może zostać w dużej mierze przejęte. Ocena odchylającej się roszczenia od dostawcy wymaga nadzoru. Rozwiązanie sporu z dostawcą pozostaje pracą ludzką. Ambicja zmniejszenia o połowę to więc nie jeden ruch, lecz suma setek małych decyzji o tym, do której kategorii przypisać dane zadanie, a to, jaka praca zostaje w rezultacie przejęta przez AI, jest dokładnie pytaniem, na które odpowiada werkscan FTE TO AI dla każdego zadania.
Czy organizacja jest przygotowana, aby faktycznie dokonać tego przesunięcia, nie zależy od samej ambicji, lecz od ośmiu leżących u podstaw wymiarów: od jakości danych i dojrzałości procesów, przez prawa do decyzji, po zdolność nadzoru i stopień, w jakim pracownicy są w stanie rozpoznać wyjątki. Zarząd, który chce zmniejszenia o połowę, nie wiedząc, gdzie organizacja stoi na tych wymiarach, wyznacza cel bez trasy. Pytanie jakich capabilities potrzebuje moja organizacja do tej ambicji ustala dokładnie ten związek: nie to, co chce się osiągnąć, lecz to, co musi być najpierw zorganizowane.
Pomaga przy tym spojrzenie na podobne ambicje. Sposób, w jaki poprawa marży wraz z przejmowaniem pracy przez AI wymaga capabilities, w dużej mierze się pokrywa z tym, czego wymaga zmniejszenie administracji o połowę: standaryzacja, role nadzorcze i struktura decyzyjna, która wie, kto może odrzucić wynik AI. Przydatne jest tu również zrozumienie tego, co oznacza target operating model w prostych słowach, ponieważ przetłumaczenie ambicji na role to dokładnie to: operating model, nie obraz życzeniowy.
Zmniejszenie o połowę staje się mierzalne tylko wtedy, gdy osiem wymiarów zostanie przetłumaczonych z powrotem na role i prawa do decyzji. Kto ocenia wynik AI, zanim trafi do księgowości? Kto jest odpowiedzialny za jakość danych, na których działa system? Kto decyduje, że proces nie jest jeszcze dojrzały do przekazania? To nie są pytania techniczne, to są pytania organizacyjne, i odpowiedź decyduje o tym, czy zwolnione godziny naprawdę stają się wolną zdolnością, czy też wracają gdzie indziej w procesie jako opóźnienie.
Co pracodawca robi później z tą zwolnioną zdolnością — przekwalifikowanie, inne zastosowanie, coś jeszcze — nie jest przedmiotem naszej analizy. Obowiązują tu własne wymogi prawne i to jest sprawa pracodawcy, nie testu gotowości.
Nie po jednym pojedynczym wskaźniku procentowym, lecz po trzech rzeczach, które można sprawdzić jedna przy drugiej: ile capacity w etatach faktycznie zostało zwolnione w każdym dziale, jaka część pozostałej pracy pod nadzorem jest z podaniem przyczyny odrzucana lub zatwierdzana, oraz czy role, które ten nadzór noszą, zostały rzeczywiście ustanowione, a nie przypadkowo trafiły do dowolnego pracownika. Ambicje, które to zawczasu ustalają, można sprawdzić po roku. Ambicje, które tego nie robią, pozostają wypowiedzią na posiedzeniu zarządu.
Pełny test ambicji — cztery warstwy, osiem wymiarów, pięć confidence gates — jest w budowie. Co jest już teraz dostępne, to bezpłatny test gotowości: osiem krótkich pytań, jedno na wymiar, z obrazem tego, gdzie organizacja jest najdalej, a gdzie najmniej daleko. Dla tych, którzy chcą najpierw zrozumieć, jak to podejście odnosi się do innych ambicji wzrostu, wzrost na nowym rynku wraz z przejmowaniem pracy przez AI i szybsze dostawy wraz z przejmowaniem pracy przez AI pokazują, że pytanie stojące za zmniejszeniem o połowę, wzrostem i przyspieszeniem zawsze podlega temu samemu wzorcowi: najpierw gotowość, a dopiero potem liczba.
Vertel wat u wilt bereiken, dan kijken we samen wat daarvoor moet staan.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.