Uprava izreče ambicijo: administracija mora biti čez leto dni prepolovljena. Vsi prikimavajo. In vsak razume nekaj drugega. Finančni direktor razmišlja o urah v administraciji upnikov. Operativni direktor razmišlja o obremenitvi s poročanjem v ekipah. Direktor kadrovske službe razmišlja o manj ročnega dela pri registraciji dopusta in bolniške odsotnosti. Vsi imajo prav, vsi razmišljajo o nekaj neprimerljivem, in ob koncu leta nihče ne more ugotoviti, ali je ambicija dosežena, ker nihče ni meril istega.
Problem ni ambicija. Problem je, da 'prepolovitev' opisuje izid, ne pa tega, kaj mora organizacija znati, da bi to dosegla. In prav tu gre narobe, saj prepolovitev administrativnega dela danes večinoma pomeni nekaj konkretnega: del tega dela se preseli k AI, drug del ostaja delo ljudi s nadzorom, tretji del pa ostaja povsem delo ljudi, ker zahteva preveč konteksta, izjem ali presoje. Brez te tridelne razdelitve je 'prepolovitev' zgolj številka brez poti.
Ambicija 'prepoloviti administracijo' postane obvladljiva, ko jo razdelite. Najprej vizija: zakaj si organizacija to želi — sprostiti zmogljivost za drugo delo, obvladovati stroške, skrajšati čas izvedbe. To namreč določa, kateri administrativni procesi so prvi na vrsti. Nato vision state: kako izgleda organizacija, ko je to doseženo, v vlogah in delovnih tokovih, ne v abstraktnem jeziku. Potem target: konkreten, časovno omejen cilj — koliko zmogljivosti v smislu fte se sprosti, v katerih oddelkih, v kakšnem časovnem okviru. In nazadnje target state: dejanska ureditev na končni datum, vključno s tem, kdo še opravlja katero nalogo in kdo preverja kateri izid.
Te štiri plasti prisilijo vodstveno ekipo, da besedo 'prepolovitev' prevede v nekaj merljivega, in to precej pred koncem leta.
Premik ni v prihodnjem scenariju. Že danes poteka po administrativnih oddelkih, le neenakomerno porazdeljen. V nekaterih podjetjih obdelavo računov, vnos urnikov ali standardno poročanje že v veliki meri opravlja AI, pri čemer zaposleni presoja izjeme in jih z razlogom zavrne ali potrdi. V drugih podjetjih tega še nihče ne počne, čeprav je na voljo popolnoma enaka programska oprema. Razlika redko leži v tehnologiji. Leži v tem, ali ima organizacija podatke urejene, ali so procesi dovolj standardizirani, da se lahko prenesejo, in ali je določena oseba, ki dejansko presoja kakovost dela AI, namesto da ji slepo zaupa.
Te tri kategorije — AI prevzame nalogo, AI dela z človeškim nadzorom, ali delo ostaja delo ljudi — potekajo prečno skozi vsako administrativno funkcijo. Kodiranje računov je mogoče v veliki meri prevzeti. Presoja odstopajoče terjatve upnika zahteva nadzor. Reševanje spora z dobaviteljem ostaja delo ljudi. Ambicija prepolovitve torej ni ena poteza, temveč seštevek sto in sto majhnih odločitev o tem, v katero kategorijo spada katera naloga, in vprašanje, katero delo bo zato prevzela AI, je prav tisto vprašanje, na katero po posamezni nalogi odgovarja delovna analiza FTE TO AI.
Ali je organizacija dejansko pripravljena na ta premik, ni odvisno od same ambicije, temveč od osmih temeljnih razsežnosti: od kakovosti podatkov in zrelosti procesov do pravic odločanja, zmogljivosti nadzora in stopnje, do katere zaposleni znajo prepoznati izjeme. Uprava, ki želi prepolovitev, ne da bi vedela, kje se organizacija na teh razsežnostih nahaja, postavlja cilj brez poti. Vprašanje katere zmogljivosti potrebuje moja organizacija za to ambicijo vzpostavi prav to povezavo: ne kaj želite doseči, temveč kaj mora biti za to najprej organizirano.
Pri tem pomaga tudi pogled na primerljive ambicije. Način, na katerega izboljšanje marže, ko delo prevzema AI zahteva zmogljivosti, se v veliki meri prekriva s tem, kar zahteva prepolovitev administracije: standardizacija, vloge nadzora in struktura odločanja, ki določa, kdo lahko zavrne izid AI. Uporaben je tudi vpogled v to, kaj target operating model pomeni v preprostih besedah, saj je prevod ambicije v vloge prav to: operating model, ne želena podoba.
Prepolovitev postane merljiva šele, ko so osem razsežnosti prevedene nazaj v vloge in pravice odločanja. Kdo presodi izid AI, preden ta pride v knjige? Kdo je odgovoren za kakovost podatkov, na katerih deluje sistem? Kdo odloči, da proces še ni zrel za prenos? To niso tehnična vprašanja, temveč organizacijska vprašanja, in odgovor določa, ali sproščene ure resnično postanejo sproščena zmogljivost ali se vseeno vrnejo nekje drugje v procesu kot zamuda.
O tem, kaj delodajalec nato naredi s to sproščeno zmogljivostjo — prerazporeditev, drugačna uporaba, kaj drugega — se ne izrekamo. Za to veljajo lastne zakonske zahteve, in to je stvar delodajalca, ne preizkusa pripravljenosti.
Ne pri enem samem odstotku, temveč pri treh stvareh, ki jih je mogoče preveriti vzporedno: koliko zmogljivosti v smislu fte je bilo dejansko sproščene po oddelkih, koliko preostalega dela pod nadzorom se z razlogom zavrne ali potrdi, in ali so vloge, ki nosijo ta nadzor, dejansko vzpostavljene in niso zgolj po naključju pristale pri naključnem zaposlenem. Ambicije, ki to vnaprej opredelijo, je mogoče čez leto preveriti. Ambicije, ki tega ne storijo, ostajajo le izjava na seji uprave.
Celovit preizkus ambicij — štiri plasti, osem razsežnosti, pet kontrolnih točk zaupanja — je v pripravi. Kar je na voljo že zdaj, je brezplačna preverba pripravljenosti: osem kratkih vprašanj, eno na razsežnost, s slikovnim prikazom, kje je vaša organizacija najbolj in kje najmanj napredovala. Za tiste, ki najprej želijo razumeti, kako se ta pristop navezuje na druge rastne ambicije, rast na novem trgu, ko delo prevzema AI in hitrejša dostava, ko delo prevzema AI kažeta, da vprašanje, ki stoji za prepolovitvijo, rastjo in pospešitvijo, vedno sledi istemu vzorcu: najprej pripravljenost, šele nato številka.
Vertel wat u wilt bereiken, dan kijken we samen wat daarvoor moet staan.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.