O conducere își exprimă ambiția: administrația trebuie redusă la jumătate în decursul unui an. Toată lumea dă din cap. Și fiecare înțelege altceva. Directorul financiar se gândește la orele din administrarea creditorilor. Directorul operațional se gândește la sarcina de raportare a echipelor. Directorul de HR se gândește la mai puțină muncă manuală în înregistrarea concediilor și absențelor. Toți au dreptate, toți sunt incomparabili, iar la finalul anului nimeni nu poate constata dacă ambiția a fost atinsă, pentru că nimeni nu a măsurat același lucru.
Problema nu este ambiția. Problema este că 'reducerea la jumătate' descrie un rezultat fără să spună ce trebuie să poată face organizația pentru a ajunge acolo. Și exact aici apare eroarea, pentru că reducerea la jumătate a muncii administrative înseamnă astăzi de obicei ceva specific: o parte din acea muncă se transferă către AI, o altă parte rămâne muncă umană cu supraveghere, iar o a treia parte rămâne complet muncă umană pentru că necesită prea mult context, excepții sau judecată. Fără această împărțire în trei, 'reducerea la jumătate' este un număr fără traseu.
Ambiția 'reducerea administrației la jumătate' devine gestionabilă în momentul în care o descompuneți. Mai întâi viziunea: de ce vrea organizația acest lucru — eliberarea de capacitate pentru altă muncă, controlul costurilor, reducerea timpului de execuție. Aceasta determină de fapt care procese administrative sunt primele pe listă. Apoi vision state: cum arată organizația dacă acest lucru a fost realizat, în roluri și fluxuri de lucru, nu în limbaj abstract. După aceea target-ul: obiectivul concret, limitat în timp — câtă capacitate în fte a fost eliberată, în ce departamente, în ce termen. Și, în final, target state: configurația reală la data finală, inclusiv cine mai îndeplinește ce sarcină și cine controlează ce rezultat.
Aceste patru straturi obligă o echipă de conducere să traducă cuvântul 'reducere la jumătate' în ceva măsurabil, mult înainte ca anul să se termine.
Schimbarea nu se află într-un scenariu viitor. Ea are deja loc astăzi în departamentele administrative, doar că este distribuită inegal. În unele companii, procesarea facturilor, introducerea programărilor sau raportarea standard sunt deja realizate în mare parte de AI, cu un angajat care evaluează excepțiile și le respinge sau le aprobă cu motiv. În alte companii, nimeni nu face încă asta, cu exact același software disponibil. Diferența rareori se află în tehnologie. Se află în faptul dacă organizația are datele în ordine, dacă procesele sunt suficient de standardizate pentru a fi transferate, și dacă există o persoană desemnată care evaluează efectiv calitatea muncii AI, în loc să o încredințeze fără verificare.
Aceste trei categorii — AI preia sarcina, AI lucrează cu supraveghere umană, sau rămâne muncă umană — se întâlnesc în orice funcție administrativă. Codificarea facturilor poate fi în mare parte preluată. Evaluarea unei cereri de creditor neconforme necesită supraveghere. Rezolvarea unui litigiu cu un furnizor rămâne muncă umană. Ambiția de a reduce la jumătate nu este deci o singură mișcare, ci o sumă de sute de decizii mici despre în ce categorie se încadrează fiecare sarcină, iar exact ce muncă este astfel preluată de AI este întrebarea la care scanul de lucru al FTE TO AI răspunde per sarcină.
Dacă o organizație este pregătită să facă efectiv această schimbare nu depinde de ambiția în sine, ci de opt dimensiuni subiacente: de la calitatea datelor și maturitatea proceselor până la drepturile de decizie, capacitatea de supraveghere și măsura în care angajații pot recunoaște excepțiile. O conducere care vrea să reducă la jumătate fără să știe unde se situează organizația pe aceste dimensiuni stabilește un obiectiv fără traseu. Întrebarea ce capabilități are nevoie organizația mea pentru această ambiție stabilește exact această legătură: nu ce doriți să realizați, ci ce trebuie să fie organizat mai întâi pentru asta.
În acest sens, este util să vă uitați la ambiții comparabile. Modul în care îmbunătățirea marjei atunci când munca este preluată de AI necesită capabilități se suprapune în mare măsură cu ce necesită reducerea administrației la jumătate: standardizare, roluri de supraveghere și o structură de decizie care știe cine poate respinge un rezultat AI. De asemenea, înțelegerea ce înseamnă un target operating model în cuvinte simple este utilă aici, întrucât traducerea de la ambiție la roluri este exact asta: un model de operare, nu o imagine de dorință.
Reducerea la jumătate devine măsurabilă doar când cele opt dimensiuni sunt retraduse în roluri și drepturi de decizie. Cine evaluează un rezultat AI înainte ca acesta să intre în registre? Cine este responsabil pentru calitatea datelor pe care lucrează sistemul? Cine decide că un proces nu este încă pregătit pentru transfer? Acestea nu sunt întrebări tehnice, sunt întrebări organizatorice, iar răspunsul determină dacă orele eliberate devin efectiv capacitate eliberată sau reapar altundeva în proces sub formă de întârziere.
Ce face un angajator apoi cu această capacitate eliberată — realocare, utilizare diferită, altceva — nu face obiectul nostru. Pentru aceasta se aplică cerințe legale proprii, iar acest lucru este de competența angajatorului, nu a unui test de pregătire.
Nu la un singur procent, ci la trei lucruri care pot fi verificate una lângă alta: câtă capacitate în fte a fost efectiv eliberată pe departament, cât din munca rămasă este respinsă sau aprobată cu motiv sub supraveghere, și dacă rolurile care poartă această supraveghere sunt cu adevărat organizate și nu au ajuns implicit la un angajat oarecare. Ambițiile care stabilesc aceste lucruri în avans pot fi verificate după un an. Ambițiile care nu fac asta rămân o declarație în ședința de conducere.
Testul complet al ambiției — patru straturi, opt dimensiuni, cinci confidence gates — este în construcție. Ce este deja disponibil acum este verificarea gratuită de pregătire: opt întrebări scurte, una pentru fiecare dimensiune, cu o imagine a unde organizația dumneavoastră este cel mai avansată și cel mai puțin avansată. Pentru cei care vor să înțeleagă mai întâi cum se leagă această abordare de alte ambiții de creștere, creșterea pe o piață nouă atunci când munca este preluată de AI și livrarea mai rapidă atunci când munca este preluată de AI arată că întrebarea din spatele reducerii la jumătate, creșterii și accelerării urmează mereu același model: mai întâi pregătirea, abia apoi numărul.
Vertel wat u wilt bereiken, dan kijken we samen wat daarvoor moet staan.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.