Vedenie vysloví ambíciu: administratíva musí byť o rok znížená o polovicu. Všetci prikyvujú. A každý si pod tým predstavuje niečo iné. Finančný riaditeľ myslí na hodiny strávené v evidencii záväzkov. Prevádzkový riaditeľ myslí na záťaž z výkazníctva v tímoch. HR riaditeľ myslí na menej ručnej práce pri evidencii dovoleniek a absencií. Všetci majú pravdu, všetko je neporovnateľné, a na konci roka nikto nedokáže určiť, či bola ambícia naplnená, pretože nikto nemeral to isté.
Problémom nie je ambícia. Problémom je, že 'znížiť o polovicu' popisuje výsledok bez toho, aby povedalo, čo organizácia musí vedieť, aby sa tam dostala. A práve v tom je kameň úrazu, pretože zníženie administratívnej práce o polovicu dnes zvyčajne znamená niečo konkrétne: časť tejto práce sa presúva na AI, ďalšia časť zostáva ľudskou prácou s dohľadom a tretia časť zostáva úplne ľudskou prácou, pretože si vyžaduje príliš veľa kontextu, výnimiek alebo úsudku. Bez tohto rozdelenia na tri je 'zníženie o polovicu' číslo bez cesty.
Ambícia 'znížiť administratívu o polovicu' sa stane uchopiteľnou vo chvíli, keď ju rozdelíte. Najprv vízia: prečo to organizácia chce – uvoľniť kapacitu na inú prácu, kontrolovať náklady, skrátiť dobu spracovania. To totiž určuje, ktoré administratívne procesy prídu na rad ako prvé. Potom vision state: ako vyzerá organizácia, keď sa to podarí, vyjadrené v rolách a pracovných tokoch, nie v abstraktnom jazyku. Následne target: konkrétny, časovo ohraničený cieľ – koľko kapacity vo forme úväzkov (fte) sa uvoľní, v ktorých oddeleniach, v akom termíne. A napokon target state: skutočné usporiadanie k dátumu ukončenia, vrátane toho, kto akú úlohu ešte vykonáva a kto kontroluje aký výsledok.
Tieto štyri vrstvy nútia vedenie preložiť slovo 'znížiť o polovicu' na niečo merateľné, dávno predtým, než rok uplynie.
Posun sa neodohráva v nejakom budúcom scenári. Prebieha už dnes naprieč administratívnymi oddeleniami, len nerovnomerne rozdelený. V niektorých firmách spracovanie faktúr, zadávanie rozvrhov alebo štandardné výkazníctvo už z veľkej časti vykonáva AI, pričom zamestnanec posudzuje výnimky a s dôvodom ich zamieta alebo schvaľuje. V iných firmách to nerobí nikto, hoci je k dispozícii úplne rovnaký softvér. Rozdiel len zriedka spočíva v technológii. Spočíva v tom, či má organizácia dáta v poriadku, či sú procesy dostatočne štandardizované na to, aby mohli byť odovzdané, a či je určený niekto, kto kvalitu práce AI skutočne posudzuje namiesto toho, aby jej slepo dôveroval.
Tieto tri kategórie – AI úlohu preberá, AI pracuje pod ľudským dohľadom, alebo zostáva ľudskou prácou – prechádzajú naprieč každou administratívnou funkciou. Kódovanie faktúr možno z veľkej časti prevziať. Posúdenie odchylnej reklamácie od dodávateľa si vyžaduje dohľad. Riešenie sporu s dodávateľom zostáva ľudskou prácou. Ambícia znížiť o polovicu teda nie je jeden pohyb, ale súčet stoviek malých rozhodnutí o tom, do ktorej kategórie ktorá úloha patrí, a akú prácu v dôsledku toho preberá AI, je presne otázka, na ktorú pracovná analýza (werkscan) od FTE TO AI odpovedá pre každú úlohu.
Či je organizácia skutočne pripravená tento posun urobiť, nezávisí od samotnej ambície, ale od ôsmich základných rozmerov: od kvality dát a vyspelosti procesov až po rozhodovacie právomoci, kapacitu dohľadu a mieru, do akej dokážu zamestnanci rozpoznať výnimky. Vedenie, ktoré chce znížiť o polovicu bez toho, aby vedelo, kde organizácia v týchto rozmeroch stojí, si stanovuje cieľ bez cesty. Otázka aké schopnosti potrebuje moja organizácia pre túto ambíciu presne túto súvislosť objasňuje: nie čo chcete dosiahnuť, ale čo na to musí byť najprv zorganizované.
Pri tom pomáha pozrieť sa na porovnateľné ambície. Spôsob, akým zlepšenie marže, keď prácu preberá AI vyžaduje schopnosti, sa vo veľkej miere prekrýva s tým, čo vyžaduje zníženie administratívy o polovicu: štandardizácia, roly dohľadu a rozhodovacia štruktúra, ktorá vie, kto smie zamietnuť výsledok AI. Užitočný je tu aj náhľad na to, čo znamená target operating model v bežných slovách, pretože preklad ambície do rolí je presne toto: operačný model, nie predstava o želanom stave.
Zníženie o polovicu sa stane merateľným až vtedy, keď sa osem rozmerov spätne premietne do rolí a rozhodovacích právomocí. Kto posudzuje výsledok AI predtým, než sa zapíše do účtovníctva? Kto zodpovedá za kvalitu dát, s ktorými systém pracuje? Kto rozhoduje o tom, že proces ešte nie je zrelý na odovzdanie? To nie sú technické otázky, sú to organizačné otázky, a odpoveď určuje, či sa uvoľnené hodiny skutočne stanú uvoľnenou kapacitou, alebo sa napokon vrátia inde v procese ako oneskorenie.
O tom, čo zamestnávateľ následne s touto uvoľnenou kapacitou urobí – premiestni zamestnancov, nasadí ich inak, alebo niečo iné – sa nevyjadrujeme. Na to platia vlastné zákonné požiadavky a je to na zamestnávateľovi, nie na teste pripravenosti.
Nie podľa jedného percenta, ale podľa troch vecí, ktoré možno overiť súbežne: koľko kapacity vo forme úväzkov (fte) sa skutočne uvoľnilo v jednotlivých oddeleniach, koľko zo zostávajúcej práce sa pod dohľadom s dôvodom zamieta alebo schvaľuje, a či sú roly, ktoré tento dohľad nesú, skutočne zavedené, a nie iba náhodne pripadli nejakému zamestnancovi. Ambície, ktoré si toto vopred stanovia, možno po roku overiť. Ambície, ktoré tak neurobia, zostávajú iba výrokom na porade vedenia.
Úplný test ambície – štyri vrstvy, osem rozmerov, päť confidence gates – sa pripravuje. To, čo je už dnes k dispozícii, je bezplatná kontrola pripravenosti: osem krátkych otázok, jedna na každý rozmer, s prehľadom, kde je vaša organizácia najďalej a kde najmenej ďaleko. Pre tých, ktorí chcú najprv pochopiť, ako sa tento prístup vzťahuje k iným ambíciám rastu, rast na novom trhu, keď prácu preberá AI a rýchlejšie dodávanie, keď prácu preberá AI ukazujú, že otázka za znížením o polovicu, rastom a zrýchlením stále nasleduje ten istý vzor: najprv pripravenosť, až potom číslo.
Vertel wat u wilt bereiken, dan kijken we samen wat daarvoor moet staan.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.