Valde izsaka ambīciju: administrācija gada laikā jāsamazina par pusi. Visi piekrītoši klanās. Un ikviens ar to domā kaut ko citu. Finanšu direktors domā par stundām kreditoru administrācijā. Operacionālais direktors domā par pārskatu slodzi komandās. HR direktors domā par mazāku roku darbu atvaļinājumu un kavējumu uzskaitē. Visi ir taisnībā, visi nav savstarpēji salīdzināmi, un gada beigās neviens nevar konstatēt, vai ambīcija ir sasniegta, jo neviens nav mērījis vienu un to pašu.
Problēma nav ambīcijā. Problēma ir tā, ka 'samazināšana par pusi' apraksta rezultātu, nesakot, kas organizācijai jāspēj, lai to sasniegtu. Un tieši tur rodas kļūda, jo administratīvā darba samazināšana par pusi šodien parasti nozīmē kaut ko konkrētu: daļa no šī darba pāriet uz AI, cita daļa paliek cilvēku darbs ar uzraudzību, un trešā daļa paliek pilnībā cilvēku darbs, jo tā prasa pārāk daudz konteksta, izņēmumu vai spriedumu. Bez šī trīsdaļīgā iedalījuma 'samazināšana par pusi' ir skaitlis bez maršruta.
Ambīcija 'administrācijas samazināšana par pusi' kļūst pārvaldāma, tiklīdz to sadalāt sastāvdaļās. Vispirms — vīzija: kāpēc organizācija to vēlas — atbrīvot kapacitāti citam darbam, kontrolēt izmaksas, saīsināt izpildes laiku. Tas nosaka, kuri administratīvie procesi būs pirmie rindā. Tad — vision state: kā organizācija izskatās, kad tas ir izdevies, izteikts lomās un darba plūsmās, nevis abstraktā valodā. Pēc tam — target: konkrēts, laikā ierobežots mērķis — cik daudz PLE (pilnas laika ekvivalenta) kapacitātes atbrīvots, kurās nodaļās, kādā termiņā. Un beidzot — target state: faktiskā organizācija beigu datumā, ieskaitot, kurš uzdevumu vēl veic un kurš pārbauda kuru rezultātu.
Šie četri slāņi liek vadības komandai pārtulkot vārdu 'samazināšana par pusi' kaut kā izmērāmā, ilgi pirms gada beigām.
Pārmaiņas nenotiek kādā nākotnes scenārijā. Tās šobrīd jau notiek administratīvajās nodaļās, tikai nevienmērīgi izplatītas. Dažos uzņēmumos rēķinu apstrādi, grafiku ievadi vai standarta pārskatu sagatavošanu lielā mērā jau veic AI, ar darbinieku, kurš novērtē izņēmumus un noraida vai apstiprina tos ar pamatojumu. Citos uzņēmumos to nedara neviens, kaut arī pieejama tieši tā pati programmatūra. Atšķirība reti ir tehnoloģijā. Tā ir tajā, vai organizācijai ir sakārtoti dati, vai procesi ir pietiekami standartizēti, lai tos varētu nodot, un vai ir norīkots kāds, kurš faktiski novērtē AI darba kvalitāti, nevis akli tam uzticas.
Šīs trīs kategorijas — AI pārņem uzdevumu, AI strādā ar cilvēka uzraudzību, vai tas paliek cilvēku darbs — caurstrāvo katru administratīvo funkciju. Rēķinu kodēšanu var lielā mērā pārņemt. Novirzošas kreditoru prasības novērtēšana prasa uzraudzību. Strīda ar piegādātāju risināšana paliek cilvēku darbs. Ambīcija samazināt par pusi tātad nav viena kustība, bet gan simtu mazu lēmumu summa par to, kurš uzdevums iekrīt kurā kategorijā, un tieši šo jautājumu — kādu darbu tāpēc pārņem AI — atbild FTE TO AI darba skenēšana (werkscan) katram uzdevumam.
Vai organizācija ir gatava šo pāreju faktiski veikt, nav atkarīgs no pašas ambīcijas, bet no astoņām pamatā esošām dimensijām: no datu kvalitātes un procesu brieduma līdz lēmumu tiesībām, uzraudzības kapacitātei un tam, cik lielā mērā darbinieki spēj atpazīt izņēmumus. Valde, kas grib samazināt par pusi, nezinot, kur organizācija atrodas šajās dimensijās, izvirza mērķi bez maršruta. Jautājums kādas spējas manai organizācijai ir nepieciešamas šai ambīcijai tieši šo saikni parāda: nevis to, ko jūs vēlaties sasniegt, bet to, kas tam vispirms jābūt organizētam.
Te palīdz palūkoties uz līdzīgām ambīcijām. Veids, kā peļņas uzlabošana, ja AI pārņem darbu prasa spējas, lielā mērā pārklājas ar to, ko prasa administrācijas samazināšana par pusi: standartizācija, uzraudzības lomas un lēmumu struktūra, kas zina, kurš var noraidīt AI rezultātu. Noderīgs ir arī ieskats kas ir target operating model vienkāršos vārdos, jo ambīcijas pārtulkošana lomās ir tieši tas: operating model, nevis vēlmju priekšstats.
Samazināšana par pusi kļūst izmērāma tikai tad, kad astoņas dimensijas ir pārtulkotas atpakaļ lomās un lēmumu tiesībās. Kurš novērtē AI rezultātu, pirms tas nonāk uzskaitē? Kurš ir atbildīgs par datu kvalitāti, ar kuriem sistēma darbojas? Kurš izlemj, ka process vēl nav gatavs nodošanai? Tie nav tehniski jautājumi, tie ir organizatoriski jautājumi, un atbilde nosaka, vai atbrīvotās stundas faktiski kļūst par atbrīvotu kapacitāti vai atkal parādās citur procesā kā kavēšanās.
Par to, ko darba devējs pēc tam dara ar šo atbrīvoto kapacitāti — pārcelt, izmantot citādi, kaut ko citu — mēs nespriedam. Tam ir savas juridiskās prasības, un tas ir darba devēja, nevis gatavības pārbaudes ziņā.
Ne pēc viena skaitļa, bet pēc trim lietām, ko var pārbaudīt paralēli: cik daudz PLE kapacitātes faktiski ir atbrīvots katrā nodaļā, cik daudz no atlikušā darba tiek noraidīts vai apstiprināts ar pamatojumu uzraudzībā, un vai lomas, kas nes šo uzraudzību, ir faktiski izveidotas, nevis netieši nonākušas pie nejauša darbinieka. Ambīcijas, kas šo nosaka jau iepriekš, ir pārbaudāmas pēc gada. Ambīcijas, kas to nedara, paliek tikai izteikums valdes sēdē.
Pilnīgs ambīcijas pārbaudes rīks — četri slāņi, astoņas dimensijas, pieci confidence gates — ir izstrādes procesā. Tas, kas jau tagad ir pieejams, ir bezmaksas gatavības pārbaude: astoņi īsi jautājumi, viens par katru dimensiju, ar priekšstatu par to, kur jūsu organizācija ir tālāk un kur mazāk tālu. Tiem, kas vispirms vēlas saprast, kā šī pieeja saistās ar citām izaugsmes ambīcijām, izaugsme jaunā tirgū, ja AI pārņem darbu un ātrāka piegāde, ja AI pārņem darbu parāda, ka jautājums, kas slēpjas aiz samazināšanas par pusi, izaugsmes un paātrināšanas, vienmēr seko tam pašam modelim: vispirms gatavība, tikai tad skaitlis.
Vertel wat u wilt bereiken, dan kijken we samen wat daarvoor moet staan.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.