Μια διεύθυνση εκφράζει τη φιλοδοξία: η διοικητική εργασία πρέπει σε ένα χρόνο να έχει μειωθεί στο μισό. Όλοι κουνούν καταφατικά το κεφάλι. Και ο καθένας εννοεί κάτι διαφορετικό. Ο οικονομικός διευθυντής σκέφτεται τις ώρες στη διαχείριση προμηθευτών. Ο επιχειρησιακός διευθυντής σκέφτεται το φόρτο αναφορών στις ομάδες. Ο διευθυντής HR σκέφτεται τη λιγότερη χειρωνακτική εργασία στην καταγραφή αδειών και απουσιών. Όλοι έχουν δίκιο, όλοι είναι ασύγκριτοι μεταξύ τους, και στο τέλος του χρόνου κανείς δεν μπορεί να διαπιστώσει αν η φιλοδοξία επιτεύχθηκε γιατί κανείς δεν μέτρησε το ίδιο πράγμα.
Το πρόβλημα δεν είναι η φιλοδοξία. Το πρόβλημα είναι ότι το 'μείωση στο μισό' περιγράφει ένα αποτέλεσμα χωρίς να λέει τι πρέπει να μπορεί να κάνει ο οργανισμός για να το πετύχει. Και εκεί ακριβώς είναι που πάει στραβά, γιατί η μείωση στο μισό της διοικητικής εργασίας σήμερα σημαίνει συνήθως κάτι συγκεκριμένο: ένα μέρος αυτής της εργασίας μεταφέρεται στην AI, ένα άλλο μέρος παραμένει ανθρώπινη εργασία με εποπτεία, και ένα τρίτο μέρος παραμένει εντελώς ανθρώπινη εργασία γιατί απαιτεί πολύ πλαίσιο, εξαίρεση ή κρίση. Χωρίς αυτόν τον τριμερή διαχωρισμό, το 'μείωση στο μισό' είναι ένας αριθμός χωρίς πορεία.
Η φιλοδοξία 'μείωση της διοίκησης στο μισό' γίνεται διαχειρίσιμη μόλις τη χωρίσετε σε επίπεδα. Πρώτα το όραμα: γιατί θέλει αυτό ο οργανισμός — να απελευθερώσει δυναμικότητα για άλλη εργασία, να ελέγξει το κόστος, να μειώσει τον χρόνο διεκπεραίωσης. Αυτό καθορίζει ποιες διοικητικές διαδικασίες θα προηγηθούν. Στη συνέχεια, η κατάσταση οράματος (vision state): πώς φαίνεται ο οργανισμός όταν αυτό επιτευχθεί, σε ρόλους και ροές εργασίας, όχι σε αφηρημένη γλώσσα. Ύστερα ο στόχος (target): ο συγκεκριμένος, χρονικά προσδιορισμένος σκοπός — πόση δυναμικότητα σε ισοδύναμα πλήρους απασχόλησης (fte) απελευθερώθηκε, σε ποια τμήματα, εντός ποιας προθεσμίας. Και τέλος η κατάσταση στόχου (target state): η πραγματική διάρθρωση κατά την ημερομηνία λήξης, συμπεριλαμβανομένου ποιος εξακολουθεί να εκτελεί ποια εργασία και ποιος ελέγχει ποιο αποτέλεσμα.
Αυτά τα τέσσερα επίπεδα αναγκάζουν μια ομάδα διεύθυνσης να μεταφράσει τη λέξη 'μείωση στο μισό' σε κάτι μετρήσιμο, πολύ πριν τελειώσει ο χρόνος.
Η μετατόπιση δεν βρίσκεται σε ένα μελλοντικό σενάριο. Ήδη διαπερνά τα διοικητικά τμήματα, αλλά με άνιση κατανομή. Σε κάποιες επιχειρήσεις, η επεξεργασία τιμολογίων, η καταχώριση προγράμματος ή η τυπική αναφορά γίνεται πλέον σε μεγάλο βαθμό από την AI, με έναν εργαζόμενο που αξιολογεί τις εξαιρέσεις και τις απορρίπτει ή τις εγκρίνει με αιτιολογία. Σε άλλες επιχειρήσεις, κανείς δεν το κάνει ακόμα, με ακριβώς το ίδιο λογισμικό διαθέσιμο. Η διαφορά σπάνια βρίσκεται στην τεχνολογία. Βρίσκεται στο αν ο οργανισμός έχει τα δεδομένα του σε τάξη, αν οι διαδικασίες είναι επαρκώς τυποποιημένες για να μεταφερθούν, και αν έχει οριστεί κάποιος που πραγματικά αξιολογεί την ποιότητα της εργασίας της AI αντί να την εμπιστεύεται στα τυφλά.
Αυτές οι τρεις κατηγορίες — η AI αναλαμβάνει την εργασία, η AI εργάζεται με ανθρώπινη εποπτεία, ή παραμένει ανθρώπινη εργασία — διαπερνούν κάθε διοικητική λειτουργία. Η κωδικοποίηση τιμολογίων μπορεί σε μεγάλο βαθμό να αναληφθεί από την AI. Η αξιολόγηση μιας αποκλίνουσας απαίτησης προμηθευτή απαιτεί εποπτεία. Η επίλυση μιας διαφωνίας με έναν προμηθευτή παραμένει ανθρώπινη εργασία. Η φιλοδοξία της μείωσης στο μισό δεν είναι λοιπόν μία κίνηση, αλλά το άθροισμα εκατοντάδων μικρών αποφάσεων για το ποια εργασία εμπίπτει σε ποια κατηγορία, και ποια εργασία αναλαμβάνεται έτσι από την AI είναι ακριβώς η ερώτηση που απαντά ανά εργασία η σάρωση εργασίας (werkscan) της FTE TO AI.
Αν ένας οργανισμός είναι έτοιμος να κάνει πράγματι αυτή τη μετατόπιση, δεν εξαρτάται από τη φιλοδοξία καθαυτή, αλλά από οκτώ υποκείμενες διαστάσεις: από την ποιότητα των δεδομένων και την ωριμότητα των διαδικασιών έως τα δικαιώματα λήψης αποφάσεων, τη δυναμικότητα εποπτείας και τον βαθμό στον οποίο οι εργαζόμενοι μπορούν να αναγνωρίσουν εξαιρέσεις. Μια διεύθυνση που θέλει να μειώσει στο μισό χωρίς να ξέρει πού βρίσκεται ο οργανισμός σε αυτές τις διαστάσεις, θέτει έναν στόχο χωρίς πορεία. Η ερώτηση ποιες ικανότητες χρειάζεται ο οργανισμός μου για αυτή τη φιλοδοξία συνδέει ακριβώς αυτό: όχι τι θέλετε να πετύχετε, αλλά τι πρέπει πρώτα να είναι οργανωμένο για αυτό.
Σε αυτό βοηθά να δείτε παρόμοιες φιλοδοξίες. Ο τρόπος με τον οποίο η βελτίωση του περιθωρίου κέρδους όταν η AI αναλαμβάνει εργασία απαιτεί ικανότητες, επικαλύπτεται σε μεγάλο βαθμό με αυτό που απαιτεί η μείωση της διοίκησης στο μισό: τυποποίηση, ρόλους εποπτείας, και μια δομή λήψης αποφάσεων που γνωρίζει ποιος μπορεί να απορρίψει ένα αποτέλεσμα της AI. Επίσης, η κατανόηση του τι σημαίνει ένα target operating model με απλά λόγια είναι χρήσιμη εδώ, γιατί η μετάφραση της φιλοδοξίας σε ρόλους είναι ακριβώς αυτό: ένα λειτουργικό μοντέλο, όχι μια εικόνα επιθυμίας.
Η μείωση στο μισό γίνεται μετρήσιμη μόνο όταν οι οκτώ διαστάσεις έχουν μεταφραστεί αντίστροφα σε ρόλους και δικαιώματα λήψης αποφάσεων. Ποιος αξιολογεί ένα αποτέλεσμα της AI πριν αυτό καταχωρηθεί στα βιβλία; Ποιος είναι υπεύθυνος για την ποιότητα των δεδομένων στα οποία λειτουργεί το σύστημα; Ποιος αποφασίζει ότι μια διαδικασία δεν είναι ακόμα έτοιμη για μεταφορά; Αυτά δεν είναι τεχνικά ερωτήματα, είναι οργανωτικά ερωτήματα, και η απάντηση καθορίζει αν οι απελευθερωμένες ώρες γίνονται πράγματι απελευθερωμένη δυναμικότητα ή επανέρχονται αλλού στη διαδικασία ως καθυστέρηση.
Για το τι κάνει στη συνέχεια ένας εργοδότης με αυτή την απελευθερωμένη δυναμικότητα — ανακατανομή, διαφορετική χρήση, κάτι άλλο — δεν αποφασίζουμε εμείς. Για αυτό ισχύουν δικές του νομικές απαιτήσεις και αυτό αφορά τον εργοδότη, όχι μια δοκιμασία ετοιμότητας.
Όχι από ένα μόνο ποσοστό, αλλά από τρία πράγματα που μπορούν να ελεγχθούν παράλληλα: πόση δυναμικότητα σε fte απελευθερώθηκε πράγματι ανά τμήμα, πόσο από την εναπομείνασα εργασία απορρίπτεται ή εγκρίνεται με αιτιολογία υπό εποπτεία, και αν οι ρόλοι που φέρουν αυτή την εποπτεία έχουν όντως οργανωθεί και δεν κατέληξαν σιωπηρά σε έναν τυχαίο εργαζόμενο. Φιλοδοξίες που καθορίζουν αυτό εκ των προτέρων μπορούν να ελεγχθούν μετά από ένα χρόνο. Φιλοδοξίες που δεν το κάνουν, παραμένουν μια δήλωση στη συνάντηση της διεύθυνσης.
Η πλήρης δοκιμασία φιλοδοξίας — τέσσερα επίπεδα, οκτώ διαστάσεις, πέντε πύλες εμπιστοσύνης (confidence gates) — βρίσκεται υπό κατασκευή. Αυτό που είναι ήδη διαθέσιμο τώρα είναι ο δωρεάν έλεγχος ετοιμότητας: οκτώ σύντομες ερωτήσεις, μία ανά διάσταση, με μια εικόνα του πού ο οργανισμός σας βρίσκεται πιο μπροστά και πού λιγότερο. Για όσους θέλουν πρώτα να κατανοήσουν πώς αυτή η προσέγγιση σχετίζεται με άλλες φιλοδοξίες ανάπτυξης, η ανάπτυξη σε μια νέα αγορά όταν η AI αναλαμβάνει εργασία και η ταχύτερη παράδοση όταν η AI αναλαμβάνει εργασία δείχνουν ότι το ερώτημα πίσω από τη μείωση στο μισό, την ανάπτυξη και την επιτάχυνση ακολουθεί πάντα το ίδιο μοτίβο: πρώτα η ετοιμότητα, και μόνο μετά ο αριθμός.
Vertel wat u wilt bereiken, dan kijken we samen wat daarvoor moet staan.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.