Egy vezetőség kimondja az ambíciót: az adminisztrációt egy éven belül felezni kell. Mindenki bólogat. És mindenki mást ért alatta. A pénzügyi igazgató a szállítói adminisztráció óráira gondol. Az operatív igazgató a csapatok jelentési terhére gondol. A HR-igazgató a szabadság- és hiányzásnyilvántartás kevesebb kézi munkájára gondol. Mindegyik helyes, mindegyik összehasonlíthatatlan, és az év végén senki nem tudja megállapítani, hogy az ambíciót elérték-e, mert senki nem ugyanazt mérte.
A probléma nem az ambíció. A probléma az, hogy a 'felezés' egy eredményt ír le anélkül, hogy megmondaná, mire kell képesnek lennie a szervezetnek ahhoz, hogy odáig eljusson. És pontosan itt csúszik el a dolog, mert az adminisztratív munka felezése ma legtöbbször valami konkrétat jelent: a munka egy része átkerül az AI-hoz, egy másik része emberi munka marad felügyelettel, és egy harmadik része teljesen emberi munka marad, mert túl sok kontextust, kivételt vagy megítélést igényel. Ez a hármas felosztás nélkül a 'felezés' egy szám útiterv nélkül.
Az 'adminisztráció felezése' ambíció kezelhetővé válik, amint felosztja rétegekre. Először a vízió: miért akarja ezt a szervezet — kapacitást felszabadítani más munkára, költségeket kontroll alatt tartani, átfutási időt csökkenteni. Ez határozza meg ugyanis, mely adminisztratív folyamatok kerülnek elsőként sorra. Ezután a vision state: hogyan néz ki a szervezet, ha ez sikerült, szerepekben és munkafolyamatokban, nem elvont nyelven. Majd a target: a konkrét, időhöz kötött cél — mennyi fte-kapacitást szabadítanak fel, mely részlegeknél, milyen határidőn belül. És végül a target state: a valós felépítés a végdátumon, beleértve, ki melyik feladatot végzi még, és ki melyik eredményt ellenőrzi.
Ez a négy réteg arra kényszeríti a vezetőséget, hogy a 'felezés' szót valami mérhetővé fordítsa, jóval azelőtt, hogy az év eltelne.
Az elmozdulás nem egy jövőbeli forgatókönyvben rejlik. Ma is zajlik az adminisztratív részlegeken, csak egyenlőtlenül elosztva. Egyes vállalatoknál a számlafeldolgozást, a beosztás rögzítését vagy a szabványos jelentéskészítést már nagyrészt az AI végzi, egy munkatárssal, aki a kivételeket megítéli, és indokkal elutasítja vagy jóváhagyja. Más vállalatoknál senki nem teszi ezt még, pontosan ugyanazzal az elérhető szoftverrel. A különbség ritkán a technológiában rejlik. Abban rejlik, hogy a szervezet rendben tartja-e az adatokat, hogy a folyamatok elég szabványosítottak-e ahhoz, hogy átadhatók legyenek, és hogy van-e kijelölt személy, aki tényleg megítéli az AI-munka minőségét, helyette hogy vakon megbízna benne.
Ez a három kategória — az AI átveszi a feladatot, az AI emberi felügyelettel dolgozik, vagy az emberi munka marad — minden adminisztratív funkción keresztülhúzódik. A számlák kódolását nagyrészt átveheti. Egy eltérő szállítói igény megítélése felügyeletet igényel. Egy szállítóval fennálló vita megoldása emberi munka marad. A felezés ambíciója tehát nem egyetlen mozdulat, hanem több száz apró döntés összege arról, mely feladat melyik kategóriába tartozik, és pontosan az a kérdés, hogy ennek eredményeként melyik munkát veszi át az AI, amelyre az FTE TO AI munkaszkennere feladatonként választ ad.
Az, hogy egy szervezet valóban kész-e ezt az elmozdulást megtenni, nem magától az ambíciótól függ, hanem nyolc alapul szolgáló dimenziótól: az adatminőségtől és a folyamatérettségtől a döntési jogokig, a felügyeleti kapacitásig és attól, mennyire képesek a munkatársak felismerni a kivételeket. Egy vezetőség, amely felezést akar anélkül, hogy tudná, hol áll a szervezet ezeken a dimenziókon, célt állít fel útiterv nélkül. A milyen capabilities-ekre van szükségem ehhez az ambícióhoz kérdés pontosan ezt a kapcsolatot mutatja meg: nem azt, mit szeretne elérni, hanem azt, mit kell ehhez előbb megszervezni.
Ezenkívül segít, ha hasonló ambíciókra tekintünk. Ahogyan a margin javítása, ha az AI-munka átveszi a feladatokat capabilities-eket kíván, nagyrészt átfedésben van azzal, amit az adminisztráció felezése kíván: szabványosítás, felügyeleti szerepek, és egy döntési struktúra, amely tudja, ki utasíthat el egy AI-eredményt. Hasznos itt az a belátás is, hogy mit jelent egy target operating model egyszerű szavakkal, mert az ambíció szerepekre fordítása pontosan ez: egy operating model, nem egy kívánságkép.
A felezés csak akkor válik mérhetővé, ha a nyolc dimenziót visszafordítják szerepekre és döntési jogokra. Ki ítéli meg egy AI-eredményt, mielőtt az a könyvekbe kerül? Ki felelős azon adatok minőségéért, amelyeken a rendszer dolgozik? Ki dönt arról, hogy egy folyamat még nem elég érett az átadáshoz? Ezek nem technikai kérdések, szervezeti kérdések, és a válasz határozza meg, hogy a felszabadított órák valóban felszabadított kapacitássá válnak-e, vagy máshol térnek vissza a folyamatban késésként.
Arról, hogy a munkáltató mit tesz a felszabadított kapacitással — átcsoportosít, másképp alkalmaz, valami mást —, nem mi döntünk. Erre saját törvényi előírások vonatkoznak, és ez a munkáltató dolga, nem egy felkészültségi teszt dolga.
Nem egyetlen százalékból, hanem három dologból, amelyek egymás mellett ellenőrizhetők: mennyi fte-kapacitás szabadult fel valóban részlegenként, mennyi a fennmaradó munkából, amelyet felügyelet alatt indokkal elutasítanak vagy jóváhagynak, és hogy a felügyeletet viselő szerepek valóban kialakultak-e, és nem véletlenszerűen egy alkalmi munkatársnál végezték-e. Az ambíciók, amelyek ezt előre rögzítik, egy év után ellenőrizhetők. Azok, amelyek ezt nem teszik, egy kijelentés maradnak a vezetőségi ülésen.
A teljes ambíciótesz — négy réteg, nyolc dimenzió, öt confidence gate — jelenleg készül. Amit már most elérhető, az az ingyenes felkészültségi ellenőrzés: nyolc rövid kérdés, egyenként egy dimenzióra, egy áttekintéssel arról, hol áll szervezete a legjobban és legkevésbé jól. Aki előbb szeretné megérteni, hogyan viszonyul ez a megközelítés más növekedési ambíciókhoz, azoknak a egy új piacon növekedés, ha az AI-munka átveszi a feladatokat és a gyorsabb szállítás, ha az AI-munka átveszi a feladatokat megmutatja, hogy a felezés, növekedés és gyorsítás mögötti kérdés mindig ugyanazt a mintát követi: előbb a felkészültség, csak azután a szám.
Vertel wat u wilt bereiken, dan kijken we samen wat daarvoor moet staan.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.