Kako fazirati ambicijo, ki ne sodi v eno leto

Ambicije ne razrežete na koščke dela, ampak jo razrežete v plasti. Zapišite kaj je vizija, kaj vision state čez več let pomeni, kaj je target za to leto, in kaj natanko pomeni target state, ko je ta target dosežen. S tem postane ena velika ambicija zaporedje izvedljivih korakov, ki si logično sledijo, namesto letnega načrta, ki ne zdrži.

Zakaj rezanje na naloge ne deluje

Vodstvo, ki ambicijo oceni kot preveliko za eno leto, pogosto poseže po seznamu ukrepov: to leto delamo fazo 1, naslednje leto fazo 2. Težava je, da nihče ne zapiše, kaj mora biti ob koncu faze 1 drugače. Organizacija s 120 zaposlenimi, ki je želela fazirati "mednarodno rast", je to razdelila na "leto 1: okrepiti NL, leto 2: prva tuja država". Na papirju logično, v praksi pa je ostalo nejasno, ali je "okrepiti NL" pomenilo cilj glede prihodka, organizacijski cilj ali pogoj za naslednjo državo. Brez te vmesne plasti vsi govorijo z istimi besedami o nečem drugem, in prav to je razlog, zakaj različni pomeni za iste besede povzročijo, da faziranje zastane, še preden je mimo prvi mesec.

Štiri plasti kot orodje za faziranje

Vizija se ne spremeni vsako leto; ostaja kot smer. Vision state je slika organizacije čez tri do pet let, ko postane ta vizija resničnost. Target je vmesna postaja: kaj mora biti to leto konkretno doseženo, da se organizacija premakne v smeri te vision state. Target state je podroben opis, kako organizacija izgleda, ko je ta target dosežen — katere vloge takrat obstajajo, kateri kupci, kakšen način dela. Faziranje ne nastane s tem, da ambicijo zmanjšamo, ampak s tem, da za vsako leto oblikujemo lasten target state, ki logično nadaljuje na prejšnjem. Pri primeru mednarodne rasti je to pomenilo: leto 1 je dobilo target state s konkretnim številom strank v NL in vzpostavljeno funkcijo za pripravo izvoza, ne le ohlapen izraz "okrepiti".

Zakaj v krogu ambicije sodeluje celotna organizacija

Target state, ki ga zapiše samo vodstvo, hitro postane v preostanku organizacije druga zgodba. Zato se krog ambicije ne konča pri vodstveni ekipi: vodje timov in specialisti povedo, kaj target state praktično pomeni za njihov del, in kje se to trči s tem, kar ta leto že poteka. Pri proizvodnem podjetju s 200 zaposlenimi se je v tem krogu izkazalo, da je načrtovani target state za leto 1 predpostavljal drugo produkcijsko linijo, ki je bila načrtovana šele za leto 2 — faziranje, ki je na ravni vodstva ustrezalo, na terenu pa ni bilo izvedljivo brez prilagoditve tega zaporedja. Brez tega širokega preverjanja ostane faziranje predpostavka na papirju, in to je eden od razlogov, zakaj strategija pogosto ostane dokument namesto nekaj, na čemer se dnevno dela.

Kaj dodajata dvojno preverjanje in confidence gates

Vsaka plast faziranja se preveri po osmih dimenzijah — na primer stranka, proces, ljudje, denar, tehnologija — tako da target state ni le poslovno ustrezen, ampak tudi organizacijsko izvedljiv znotraj leta, ki je za to na voljo. Pet confidence gates nato določi, ali ima organizacija dovolj zaupanja, da nadaljuje v naslednjo plast, ali je treba nekaj najprej zaostriti. To preprečuje, da bi bilo faziranje na papirju prepričljivo, a bi se pri prvem preverjanju izkazalo, da temelji na negotovih predpostavkah, kot je kapaciteta, ki še ne obstaja, ali odločitev, ki jo nihče ni formalno sprejel.

Kje v faziranju sodijo pravice odločanja

Faziranje z več target states čez več let samodejno sproži vprašanje, kdo odloči, da je plast zaključena in se lahko začne naslednja. Ali to določa samo vodstvo, ali ta odločitev leži pri tistih, ki morajo target state operativno uresničiti? Prav to je tisto, kar zapišete o pravicah odločanja pri spremembi — brez tega dogovora se vsak prehod med fazami zaplete v razpravo, ki bi jo pravzaprav morali opraviti že vnaprej.

Kaj lahko naredite zdaj

Preden začnete ambicijo rezati na leta, je smiselno vedeti, ali so pri vas štiri plasti že dovolj jasne, da je faziranje dejansko izvedljivo; brezplačni test "ali je vaša vizija vodljiva" obsega šest vprašanj o prav teh štirih plasteh in v nekaj minutah pokaže, kje še škriplje. Ko je target state za prvo leto določen, je naslednji korak prevod v kapaciteto: katere vloge in naloge ta target state zahteva, ob tem kaj je danes na voljo glede ljudi in ur. Ta razlika med zahtevano in razpoložljivo kapaciteto je razdelana v delovni analizi na ftetoai.com, in prav ta povezava naredi faziranje resnično izvedljivo, ne le dobro utemeljeno.