No corta la ambición en trozos de trabajo, la corta en capas. Fije qué es la visión, qué significa la vision state a lo largo de varios años, cuál es el target para este año, y qué implica exactamente la target state en cuanto ese target se alcance. Así, una gran ambición se convierte en una serie de pasos alcanzables que se suceden de forma lógica, en lugar de un plan anual que no cubre lo que se necesita.
Una dirección que considera una ambición demasiado grande para un solo año recurre a menudo a una lista de acciones: este año hacemos la fase 1, el año próximo la fase 2. El problema es que nadie fija qué debe ser diferente al final de la fase 1. Una organización de 120 empleados que quería fasear "crecer internacionalmente" lo dividió en "año 1: fortalecer NL, año 2: primer país en el extranjero". Sobre el papel es lógico, pero en la práctica seguía sin estar claro si "fortalecer NL" era un objetivo de facturación, un objetivo organizativo, o una condición para el siguiente país. Sin esa capa intermedia, todos hablan con las mismas palabras de algo distinto, y es precisamente ahí donde diferentes significados detrás de las mismas palabras hacen que un faseo se estanque antes de que termine el primer mes.
La visión no cambia cada año; permanece como dirección. La vision state es la imagen de la organización a tres o cinco años vista si esa visión se hace realidad. El target es la estación intermedia: qué debe haberse alcanzado concretamente este año para moverse hacia esa vision state. La target state es la descripción detallada de cómo se ve la organización en cuanto ese target se ha logrado: qué roles hay entonces, qué clientes, qué manera de trabajar. El faseo no surge de reducir la ambición, sino de formular para cada año una target state propia que se construya de forma lógica sobre la anterior. En el ejemplo del crecimiento internacional, esto significó: el año 1 obtuvo una target state con un número concreto de clientes en NL y una función establecida para la preparación de la exportación, y no solo el término vago "fortalecer".
Una target state que solo ha sido redactada por la dirección se convierte rápidamente en otra historia en el resto de la organización. Por eso una ronda de ambición no se detiene en el equipo de gestión: los líderes de equipo y los especialistas indican qué significa en la práctica una target state para su parte de la organización, y dónde eso choca con lo que ya está en marcha este año. En una empresa de producción de 200 empleados, esa ronda reveló que la target state planeada para el año 1 presuponía una segunda línea de producción que solo estaba prevista para el año 2: un faseo que era correcto a nivel de dirección, pero que no se podía ejecutar en la planta sin ajustar ese orden. Sin esa comprobación amplia, el faseo sigue siendo una suposición sobre el papel, y esa es una de las razones por las que una estrategia a menudo se queda en un documento en lugar de algo con lo que se trabaja a diario.
Cada capa del faseo se comprueba a lo largo de ocho dimensiones —piense en cliente, proceso, personas, dinero, tecnología— de modo que una target state no solo sea correcta comercialmente, sino también viable organizativamente dentro del año previsto. Cinco confidence gates determinan a continuación si la organización tiene suficiente confianza para avanzar a la siguiente capa, o si primero hay que ajustar algo. Eso evita que un faseo resulte convincente sobre el papel pero, ante la primera comprobación, se sostenga sobre supuestos frágiles, como una capacidad que aún no existe o una decisión que nadie ha tomado formalmente.
Un faseo con varias target states a lo largo de varios años plantea de forma natural la pregunta de quién decide que una capa está terminada y que la siguiente puede comenzar. ¿Lo determina solo la dirección, o esa decisión corresponde a quienes deben hacer realidad la target state a nivel operativo? Esto es precisamente lo que se fija sobre los derechos de decisión en un cambio — sin ese acuerdo, cada transición entre fases se estanca en una discusión que en realidad debería haberse mantenido de antemano.
Antes de empezar a dividir una ambición en años, conviene saber si las cuatro capas ya están suficientemente claras en su organización para fasear realmente; el test gratuito "is uw visie stuurbaar" consta de seis preguntas sobre precisamente esas cuatro capas y muestra en pocos minutos dónde todavía hay friction. En cuanto la target state para el primer año esté fijada, el siguiente paso es la traducción a capacidad: qué roles y tareas exige esa target state, junto a lo que hoy hay disponible en personas y horas. Esa diferencia entre la capacidad solicitada y la disponible está desarrollada en el werkscan de ftetoai.com, y ese puente es lo que hace que un faseo sea realmente ejecutable, y no solo bien argumentado.
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