Στη συνάντηση της διεύθυνσης ακούγεται συνήθως έτσι: "η διοικητική εργασία μπορεί με AI σε έναν χρόνο να γίνει η μισή." Όλοι κουνούν καταφατικά το κεφάλι. Κανείς δεν εννοεί το ίδιο πράγμα. Ο οικονομικός διευθυντής σκέφτεται τιμολόγια που επεξεργάζονται τον εαυτό τους. Το HR σκέφτεται λιγότερη χειρωνακτική καταχώρηση σε άδειες και απουσίες. Ο COO σκέφτεται ώρες που ελευθερώνονται για κάτι άλλο, χωρίς να ξέρει ποιες ώρες είναι αυτές. Μια φιλοδοξία που εκφράζεται με αυτόν τον τρόπο δεν είναι σχέδιο. Είναι μια κατεύθυνση χωρίς επίπεδα: κανένας διαχωρισμός μεταξύ του οράματος (γιατί αυτό είναι σημαντικό), της vision state (τι είναι διαφορετικό τότε), του target (ο συγκεκριμένος αριθμός ή το συγκεκριμένο όριο) και της target state (τι λειτουργεί πραγματικά διαφορετικά εκείνη τη στιγμή). Χωρίς αυτά τα επίπεδα, η διεύθυνση μιλάει παράλληλα χωρίς να συναντιέται, ενώ όλοι φαίνεται να έχουν δίκιο.
Η μετατόπιση δεν βρίσκεται στο "το AI κάνει τώρα τη διοικητική εργασία." Βρίσκεται σε τρεις κατηγορίες που διαπλέκονται, ακόμη και εντός ενός μόνο διοικητικού τμήματος. Ένα μέρος της εργασίας μπορεί το AI να το αναλάβει χωρίς παρέμβαση: τυποποιημένη καταχώρηση, αντιστοίχιση τιμολογίων με παραγγελίες, επαναλαμβανόμενες αναφορές με σταθερή δομή. Ένα δεύτερο μέρος γίνεται με ανθρώπινο εποπτικό έλεγχο: το AI προτείνει μια εγγραφή ή μια απόκλιση, ένας εργαζόμενος εγκρίνει ή απορρίπτει, με αιτιολόγηση. Αυτό δεν είναι ενδιάμεσο στάδιο προς την πλήρη ανάληψη· για πολλή διοικητική εργασία είναι η μόνιμη μορφή, επειδή οι συνέπειες μιας λανθασμένης εγγραφής ή μιας παραβλεφθείσας απόκλισης είναι πολύ μεγάλες για να αφεθούν χωρίς έλεγχο. Το τρίτο μέρος παραμένει ανθρώπινο έργο: εξαιρέσεις, διαπραγματεύσεις με προμηθευτές, ερμηνεία μιας σύμβασης που δεν χωράει στο σύστημα.
Γιατί αυτό λειτουργεί ήδη σε μια εταιρεία και όχι σε άλλη; Όχι επειδή η μία εταιρεία έχει καλύτερο προμηθευτή AI. Η διαφορά βρίσκεται στην ετοιμότητα: έχει ο οργανισμός οργανώσει τα δεδομένα του έτσι ώστε ένα σύστημα να μπορεί να τα χρησιμοποιήσει, είναι οι κανόνες έγκρισης αρκετά σαφείς για να μεταβιβαστούν σε ρόλο εποπτείας, και υπάρχει κάποιος με την εξουσία να εφαρμόσει πραγματικά μια νέα κατανομή εργασίας. Αυτή η ετοιμότητα είναι μετρήσιμη, και συνήθως απουσιάζει σε περισσότερα από ένα σημεία ταυτόχρονα.
Για να γνωρίζετε αν η φιλοδοξία είναι εφικτή, δεν πρέπει να ρωτήσετε "το θέλουμε αυτό", αλλά "μπορούμε ήδη να το κάνουμε αυτό". Αυτό ελέγχεται σε οκτώ διαστάσεις: από την ποιότητα δεδομένων και την ενσωμάτωση συστημάτων έως τα δικαιώματα λήψης αποφάσεων, τις δεξιότητες των εργαζομένων, και τον βαθμό στον οποίο οι διαδικασίες είναι ήδη περιγραμμένες αντί να βρίσκονται στα κεφάλια των ανθρώπων. Για κάθε διάσταση ισχύει μία από τις πέντε confidence gates: από "δεν έχει διερευνηθεί ακόμη" έως "έχει αποδειχθεί στην πράξη." Μια διεύθυνση που λέει ότι η διοικητική εργασία θα μειωθεί στο μισό ενώ τέσσερις από τις οκτώ διαστάσεις βρίσκονται ακόμη στην πύλη ένα, εκφράζει μια επιθυμία, όχι έναν στόχο.
Αυτός ο έλεγχος είναι ο ίδιος που χρησιμοποιείται και σε άλλες φιλοδοξίες. Όποιος θέλει να κάνει συγκεκριμένη τη φιλοδοξία για βελτίωση του περιθωρίου αντιμετωπίζει παρόμοια κενά: η επιθυμία είναι σαφής, η ετοιμότητα όχι. Το μοτίβο επαναλαμβάνεται και στην ανάπτυξη και τον χρόνο παράδοσης, γεγονός που δείχνει ότι δεν είναι πρόβλημα ειδικό για τη διοικητική εργασία, αλλά για τον τρόπο με τον οποίο οι φιλοδοξίες καταγράφονται προτού εκφραστούν.
Όταν η εργασία μετατοπίζεται, μετατοπίζονται και οι ρόλοι που αποφασίζουν γι' αυτήν. Κάποιος πρέπει να αποκτήσει την εξουσία να απορρίπτει οριστικά μια απόκλιση στη ροή έγκρισης χωρίς κλιμάκωση. Κάποιος άλλος πρέπει να είναι υπεύθυνος για την ποιότητα των δεδομένων που τροφοδοτούνται στο σύστημα, όχι ως δευτερεύον καθήκον αλλά ως λειτουργία. Και πρέπει να υπάρχει ρόλος που να ελέγχει περιοδικά αν το βήμα ανθρώπινης εποπτείας εξακολουθεί να είναι απαραίτητο στο σημείο που βρίσκεται τώρα, ή αν μπορεί να μετακινηθεί. Χωρίς αυτούς τους ρόλους, η εποπτεία παραμένει πρόθεση σε ένα διάγραμμα διαδικασίας. Τι καταγράφετε σχετικά με αυτό, συμπεριλαμβανομένου του ποιος έχει το δικαίωμα να αποφασίσει όταν κάτι πάει στραβά, περιγράφεται στο τι καταγράφετε σχετικά με τα δικαιώματα λήψης αποφάσεων σε μια αλλαγή.
Εάν η μετατόπιση επηρεάζει τον αριθμό προσωπικού ή θέσεις εργασίας, τότε ισχύουν γι' αυτό ξεχωριστές νομικές απαιτήσεις· αυτός ο έλεγχος αφορά την ετοιμότητα της εργασίας, όχι αποφάσεις για εργαζομένους.
Η φιλοδοξία έχει γίνει συγκεκριμένη όταν μπορείτε να δείξετε τρία πράγματα: τον αριθμό ωρών διοικητικής χωρητικότητας που έχει πραγματικά απελευθερωθεί, με ανάλυση σε πλήρως αυτόματο και σε εργασία υπό εποπτεία· το σημείο όπου η εποπτεία εξακολουθεί να είναι απαραίτητη και γιατί, αντί να παραμένει ασαφές υπόλοιπο· και μια κατανομή ρόλων στην οποία κάποιος είναι υπεύθυνος για καθεμία από τις οκτώ διαστάσεις. Εάν λείπει ένα από αυτά τα τρία, τότε η απελευθερωμένη χωρητικότητα είναι εκτίμηση, όχι αποτέλεσμα.
Το ερώτημα που βρίσκεται πίσω από όλο αυτό δεν είναι ρητορικό: ποιο μέρος της διοικητικής εργασίας στην εταιρεία σας μπορεί όντως να αναληφθεί, ποιο μέρος απαιτεί εποπτεία, και ποιο μέρος παραμένει ανθρώπινο έργο. Αυτό το ερώτημα απαντάται ανά εργασία με τη werkscan του FTE TO AI. Όποιος θέλει πρώτα να βελτιώσει το ίδιο το όραμα προτού εξεταστούν οι εργασίες, θα βρει σημεία αναφοράς στο πώς μετατρέπετε ένα ασαφές όραμα σε ένα συγκεκριμένο σημείο εκκίνησης.
Ο πλήρης έλεγχος φιλοδοξίας, με τις οκτώ διαστάσεις και τις πέντε confidence gates αναλυμένες ανά επίπεδο της φιλοδοξίας, βρίσκεται υπό κατασκευή. Στο μεταξύ, υπάρχει ένας δωρεάν έλεγχος ετοιμότητας: οκτώ σύντομες ερωτήσεις, μία ανά διάσταση, που σε λίγα λεπτά δίνουν μια εικόνα για το πού ο οργανισμός σας είναι πιο προχωρημένος και πού λιγότερο. Αυτή η εικόνα είναι το σημείο εκκίνησης για μια συζήτηση στη διεύθυνση που δεν αφορά πλέον λόγια, αλλά τι μπορεί ήδη να γίνει και τι πρέπει ακόμη να γίνει.
Vertel wat u wilt bereiken, dan kijken we samen wat daarvoor moet staan.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.