Δικαιώματα λήψης αποφάσεων σε μια αλλαγή: τι καθορίζετε και πού

Καθορίζετε ποιος μπορεί να αποφασίζει σε ποιο επίπεδο, ποιος πρέπει υποχρεωτικά να συμβουλεύεται, και ποια απόφαση κλιμακώνεται αυτόματα προς τη διεύθυνση. Αυτό ακούγεται απλό, αλλά συνήθως δημιουργεί προβλήματα μόλις η αλλαγή γίνεται συγκεκριμένη και κανείς δεν ξέρει πλέον ποιος μπορεί να λύσει τον γόρδιο δεσμό.

Γιατί αυτό συχνά δεν έχει καθοριστεί

Σε μια εταιρεία με 50 έως 300 εργαζομένους, η λήψη αποφάσεων βασίζεται για μεγάλο διάστημα στη διαίσθηση. Η διεύθυνση γνωρίζει τους ανθρώπους, οι άνθρωποι γνωρίζουν τη διεύθυνση, και οι περισσότερες αποφάσεις λαμβάνονται σε έναν διάδρομο ή σε μια σύντομη συζήτηση. Αυτό λειτουργεί, μέχρι να αυξηθεί ο αριθμός των αποφάσεων και ταυτόχρονα να εμπλέκονται πολλά επίπεδα στον οργανισμό: ένας ομαδάρχης που θέλει να δοκιμάσει μια νέα διαδικασία, ένας προϊστάμενος τμήματος που θέλει να μετακινήσει προϋπολογισμό, ένα μέλος της διεύθυνσης που θέλει να αντικαταστήσει έναν προμηθευτή. Χωρίς καθορισμένα δικαιώματα λήψης αποφάσεων, προκύπτει ένα από τα δύο μοτίβα: όλα καταλήγουν πίσω στη διεύθυνση, ή τα τμήματα αποφασίζουν παράλληλα και αντιφάσκουν μεταξύ τους τρεις μήνες αργότερα.

Το πρόβλημα δεν βρίσκεται συχνά στην απροθυμία, αλλά στη γλώσσα. Δύο διευθυντές χρησιμοποιούν την ίδια λέξη για διαφορετικό επίπεδο απόφασης, και αυτός είναι ακριβώς ο λόγος για τον οποίο οι άνθρωποι εννοούν διαφορετικά πράγματα με τις ίδιες λέξεις χωρίς να το αντιλαμβάνεται κανείς, μέχρι η απόφαση να έχει ήδη ληφθεί.

Τι καθορίζετε ανά επίπεδο

Η target state λειτουργεί με τέσσερα επίπεδα: visie, vision state, target και target state. Τα δικαιώματα λήψης αποφάσεων δεν ανήκουν σε ένα μόνο έγγραφο, αλλά διαφέρουν ανά επίπεδο.

Στο επίπεδο της visie και του vision state, το δικαίωμα λήψης αποφάσεων βρίσκεται σχεδόν πάντα στη διεύθυνση ή τον ιδιοκτήτη. Εδώ καθορίζεται η κατεύθυνση, όχι η υλοποίηση, και αυτή η απόφαση δεν μπορεί να ανατεθεί σε άλλους χωρίς να αλλάξει η ίδια η visie.
Στο επίπεδο του target — το συγκεκριμένο αποτέλεσμα εντός μιας περιόδου — ένα μέρος του δικαιώματος λήψης αποφάσεων μετατοπίζεται στο επίπεδο που είναι υπεύθυνο για την υλοποίηση. Ο καθορισμός τι ανατίθεται εδώ ακριβώς, και τι όχι, αποτρέπει το να λάβει ένας προϊστάμενος τμήματος μια απόφαση που στην πραγματικότητα επηρεάζει το vision state.
Στο επίπεδο της target state — οι ρόλοι, τα καθήκοντα και ο τρόπος εργασίας που απαιτούνται για να το φτάσετε εκεί — το δικαίωμα λήψης αποφάσεων βρίσκεται συνήθως στο χαμηλότερο επίπεδο του οργανισμού, σε όσους πραγματικά κάνουν τη δουλειά. Εδώ πρόκειται για επιχειρησιακές επιλογές που τα προηγούμενα επίπεδα δεν θα έπρεπε να χρειάζεται να επιβεβαιώνουν.

Η ερώτηση που τίθεται ανά απόφαση δεν είναι «ποιος είναι υπεύθυνος» αλλά «ποιο επίπεδο επηρεάζεται αν αυτή η απόφαση αποδειχθεί λανθασμένη». Αυτό καθορίζει σε ποιο επίπεδο ανήκει.

Ένα παράδειγμα από την πράξη

Μια εταιρεία με 120 εργαζομένους αποφασίζει να αναδιαρθρώσει την εξυπηρέτηση πελατών. Ο ομαδάρχης λαμβάνει την εντολή «να μειώσει τον χρόνο αναμονής» και αποφασίζει αυτόνομα να προσλάβει δύο νέους εργαζομένους και να επεκτείνει τις ώρες λειτουργίας. Τρεις μήνες αργότερα αποδεικνύεται ότι η διεύθυνση είχε στην πραγματικότητα διαφορετική κατεύθυνση κατά νου: λιγότεροι άνθρωποι, περισσότερος αυτοματισμός. Η απόφαση του ομαδάρχη δεν ήταν λανθασμένη — απλά δεν ταίριαζε με ένα vision state που δεν είχε ποτέ κοινοποιηθεί ρητά στο επίπεδο όπου λειτουργούσε ο ομαδάρχης.

Αν είχε καθοριστεί ότι η επέκταση προσωπικού πάνω από έναν συγκεκριμένο αριθμό fte πρέπει να επιστρέφει στη διεύθυνση, και ότι ο ομαδάρχης είναι ελεύθερος στις ώρες λειτουργίας και τον προγραμματισμό, τότε αυτή η απόφαση δεν θα ανατρεπόταν τρεις μήνες αργότερα αλλά θα ήταν σωστή εξαρχής. Αυτή είναι η διαφορά μεταξύ δικαιωμάτων λήψης αποφάσεων που υπάρχουν βάσει διαίσθησης και δικαιωμάτων λήψης αποφάσεων που είναι γραμμένα στο χαρτί.

Ο διπλός έλεγχος και οι confidence gates ως σημείο ελέγχου

Οι οκτώ διαστάσεις και οι πέντε confidence gates δεν αποτελούν μόνο έναν έλεγχο του περιεχομένου της στρατηγικής, αλλά και μια φυσική στιγμή για να ελεγχθούν τα δικαιώματα λήψης αποφάσεων. Σε κάθε gate που επιτυγχάνεται, έχει ληφθεί μια απόφαση: συνέχεια, προσαρμογή, ή διακοπή. Ο καθορισμός ποιος μπορεί να λάβει αυτή την απόφαση σε ποια gate αποτρέπει το να επιτευχθεί μια gate βάσει του ενθουσιασμού ενός ατόμου, ενώ ο υπόλοιπος οργανισμός δεν συμφωνεί.

Αυτό αγγίζει επίσης το ερώτημα πώς γνωρίζετε ότι μια αλλαγή πράγματι λειτουργεί. Τα δικαιώματα λήψης αποφάσεων που είναι σωστά καθορισμένα είναι ορατά σε ποιον μπορεί να προχωρήσει χωρίς να συμβουλευτεί κανέναν και ποιον όχι — και αυτό είναι ένα από τα πρώιμα σημάδια ότι μια αλλαγή πιάνει. Όπου όλοι ακόμη κοιτάζουν προς τα πάνω για άδεια, αυτό το σημάδι δεν υπάρχει ακόμη.

Τι αποτρέπει αυτό σε μακροπρόθεσμο ορίζοντα

Μια στρατηγική που δεν μεταφράζεται σε δικαιώματα λήψης αποφάσεων παραμένει μια πρόθεση στο χαρτί. Αυτός είναι ακριβώς ο μηχανισμός μέσω του οποίου μια στρατηγική παραμένει ένα έγγραφο αντί για κάτι που οι άνθρωποι χρησιμοποιούν καθημερινά: κανείς δεν ξέρει ποιος μπορεί να αποφασίσει, οπότε κανείς δεν αποφασίζει, και το έγγραφο σκονίζεται. Ο καθορισμός δικαιωμάτων λήψης αποφάσεων δεν είναι λοιπόν δευτερεύον ζήτημα δίπλα στη στρατηγική, αλλά ένα από τα λίγα πράγματα που καθορίζουν αν αυτή θα κάνει ποτέ κάτι.

Αν η visie σας είναι επί του παρόντος αρκετά σαφής για να αποδοθούν πράγματι δικαιώματα λήψης αποφάσεων, μπορεί να ελεγχθεί με έξι ερωτήσεις σχετικά με τα τέσσερα επίπεδα στη δωρεάν δοκιμή «is uw visie stuurbaar».

Τι μπορείτε να κάνετε τώρα

Ξεκινήστε με μία πρόσφατη απόφαση που αποδείχθηκε λανθασμένη ή παρέμεινε εκκρεμής για πολύ καιρό, και βάλτε δίπλα-δίπλα ποιος την έλαβε, ποιος έπρεπε να την λάβει, και ποιο επίπεδο — visie, vision state, target ή target state — επηρεάστηκε από αυτήν. Αυτό το ένα παράδειγμα δείχνει συχνά ήδη πού τα δικαιώματα λήψης αποφάσεων βασίζονται ακόμη στη διαίσθηση αντί στο χαρτί. Το επόμενο βήμα είναι η μετάφραση σε capabilities: ποιους ρόλους και καθήκοντα απαιτεί η target state, σε σχέση με τι υπάρχει ήδη σήμερα σε ανθρώπους και εργασία. Αυτή η διαφορά, εκφρασμένη σε ώρες, βρίσκεται στη werkscan στο ftetoai.com.