Nella riunione di direzione suona di solito così: "l'amministrazione può essere dimezzata con l'AI entro un anno." Tutti annuiscono. Nessuno intende la stessa cosa. Il direttore finanziario pensa a fatture che si elaborano da sole. Le risorse umane pensano a meno inserimento manuale per ferie e assenze. Il COO pensa a ore che si liberano per qualcos'altro, senza sapere quali ore siano. Un'ambizione espressa in questo modo non è un piano. È una direzione senza livelli: nessuna distinzione tra la visione (perché questo è importante), la vision state (cosa sarà diverso), il target (il numero concreto o il limite concreto) e la target state (cosa funzionerà realmente in modo diverso in quel momento). Senza questi livelli, la direzione parla senza intendersi, mentre tutti sembrano avere ragione.
Lo spostamento non consiste nel fatto che "l'AI ora si occupa dell'amministrazione." Consiste in tre categorie che si intrecciano, anche all'interno di un solo reparto amministrativo. Una parte del lavoro l'AI può assumerla senza intervento: inserimento standardizzato, abbinamento di fatture con ordini di acquisto, rendicontazioni ricorrenti con una struttura fissa. Una seconda parte avviene con supervisione umana: l'AI propone una registrazione contabile o uno scostamento, un collaboratore approva o respinge, motivando. Non è una fase intermedia verso l'assunzione completa; per gran parte del lavoro amministrativo è la forma stabile, perché le conseguenze di una registrazione errata o di uno scostamento non rilevato sono troppo grandi per lasciarle passare senza controllo. La terza parte resta lavoro umano: eccezioni, negoziazioni con i fornitori, interpretazione di un contratto che non rientra nel sistema.
Perché in un'azienda questo funziona già così e in un'altra no? Non perché un'azienda abbia un fornitore di AI migliore. La differenza sta nella prontezza: l'organizzazione ha strutturato i propri dati in modo che un sistema possa utilizzarli, le regole di approvazione sono sufficientemente esplicite da poter essere affidate a un ruolo di supervisione, e c'è qualcuno con l'autorità per introdurre effettivamente una nuova ripartizione del lavoro. Questa prontezza è misurabile, e di solito manca in più di un punto contemporaneamente.
Per sapere se l'ambizione è realizzabile, non deve chiedersi "lo vogliamo", ma "siamo già in grado di farlo". Questo si verifica su otto dimensioni: dalla qualità dei dati e l'integrazione dei sistemi ai diritti decisionali, alle competenze dei collaboratori, fino al grado in cui i processi sono già documentati invece di risiedere solo nelle teste delle persone. Per ogni dimensione vale uno dei cinque confidence gate: da "non ancora esaminato" ad "dimostrato nella pratica". Una direzione che afferma che l'amministrazione si dimezzerà mentre quattro delle otto dimensioni sono ancora al gate uno, esprime un desiderio, non un obiettivo.
Questo test è lo stesso utilizzato per altre ambizioni. Chi vuole rendere concreta l'ambizione di migliorare il margine si imbatte in lacune simili: il desiderio è chiaro, la prontezza no. Lo schema si ripete anche nella crescita e nei tempi di consegna, il che indica che non è un problema specifico dell'amministrazione, ma di come le ambizioni vengono definite prima di essere espresse.
Quando il lavoro si sposta, si spostano anche i ruoli che decidono a riguardo. Qualcuno deve ricevere l'autorità di respingere definitivamente uno scostamento nel flusso di approvazione senza escalation. Qualcun altro deve essere responsabile della qualità dei dati forniti al sistema, non come compito accessorio ma come funzione. E deve esserci un ruolo che verifica periodicamente se la fase di supervisione umana sia ancora necessaria nel punto in cui si trova ora, o se possa essere spostata. Senza questi ruoli, la supervisione rimane un'intenzione su uno schema di processo. Ciò che si stabilisce a riguardo, incluso chi può decidere in caso di problemi, è descritto in cosa si stabilisce sui diritti decisionali in un cambiamento.
Se lo spostamento riguarda il numero di dipendenti o le funzioni, valgono requisiti legali specifici; questo test riguarda la prontezza del lavoro, non le decisioni riguardanti i collaboratori.
L'ambizione è diventata concreta quando può indicare tre cose: il numero di ore di capacità amministrativa effettivamente liberate, suddivise tra lavoro completamente automatico e lavoro sotto supervisione; il punto in cui la supervisione è ancora necessaria e perché, invece che come un residuo vago; e una ripartizione dei ruoli in cui qualcuno è responsabile per ciascuna delle otto dimensioni. Se manca uno di questi tre elementi, la capacità liberata è una stima, non un risultato.
La domanda che sta alla base di tutto questo non è retorica: quale parte del lavoro amministrativo nella sua azienda può essere effettivamente assunta, quale parte richiede supervisione e quale parte resta lavoro umano. A questa domanda si risponde per ogni attività con la scansione del lavoro di FTE TO AI. Chi vuole prima affinare la visione stessa prima di esaminare le attività, trova spunti in come trasformare una visione vaga in un punto di partenza concreto.
Il test completo dell'ambizione, con le otto dimensioni e i cinque confidence gate elaborati per ogni livello dell'ambizione, è in fase di sviluppo. In attesa, è disponibile un controllo di prontezza gratuito: otto brevi domande, una per dimensione, che in pochi minuti offrono un quadro di dove la sua organizzazione è più avanti e dove lo è meno. Questo quadro è il punto di partenza per una discussione in direzione che non verta più su parole, ma su ciò che è già possibile e ciò che resta ancora da fare.
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