Valdes sanāksmē tas parasti izklausās šādi: "administrāciju ar AI gada laikā var samazināt uz pusi." Visi māj ar galvu. Neviens nedomā to pašu. Finanšu direktors domā par rēķiniem, kas apstrādājas paši. HR domā par mazāku manuālu ievadi atvaļinājumu un slimības gadījumu reģistrēšanā. COO domā par stundām, kas atbrīvosies kaut kam citam, nezinot, kuras tieši stundas tās būs. Ambīcija, kas tiek izteikta šādā veidā, nav plāns. Tas ir virziens bez slāņiem: nav nošķīruma starp vīziju (kāpēc tas ir svarīgi), vision state (kas tad būs citādi), target (konkrētais skaitlis vai konkrētā robeža) un target state (kas tajā brīdī reāli darbosies citādi). Bez šiem slāņiem valde runā viens otram garām, kaut visiem šķiet, ka viņiem taisnība.
Pārvirze nav tajā, ka "AI tagad veic administrāciju." Tā ir trīs kategorijās, kas savstarpēji pārklājas, arī vienas administratīvās nodaļas ietvaros. Daļu darba AI var pārņemt bez iejaukšanās: standartizēta ievade, rēķinu saskaņošana ar pasūtījumu apstiprinājumiem, atkārtoti pārskati ar fiksētu struktūru. Otra daļa notiek ar cilvēka uzraudzību: AI ierosina grāmatojumu vai novirzi, darbinieks to apstiprina vai noraida, ar pamatojumu. Tā nav starpposms uz pilnīgu pārņemšanu; daudzam administratīvam darbam tā ir noturīga forma, jo kļūdaina grāmatojuma vai palaistas novirzes sekas ir pārāk lielas, lai to ļautu notikt bez uzraudzības. Trešā daļa paliek cilvēku darbs: izņēmumi, sarunas ar piegādātājiem, līguma interpretācija, kas neiekļaujas sistēmā.
Kāpēc vienā uzņēmumā tas jau darbojas šādi, bet citā ne? Ne tāpēc, ka vienam uzņēmumam ir labāks AI piegādātājs. Atšķirība ir gatavībā: vai organizācija ir sakārtojusi savus datus tā, lai sistēma ar tiem varētu strādāt, vai apstiprināšanas noteikumi ir pietiekami skaidri, lai tos nodotu uzraudzības lomai, un vai ir kāds, kam ir pilnvaras faktiski ieviest jaunu darba sadalījumu. Šī gatavība ir izmērāma, un parasti tās trūkst vairāk nekā vienā vietā vienlaikus.
Lai zinātu, vai ambīcija ir sasniedzama, jums nav jājautā "vai mēs to gribam", bet gan "vai mēs to jau varam". To pārbauda astoņās dimensijās: no datu kvalitātes un sistēmu integrācijas līdz lēmumu tiesībām, darbinieku prasmēm un pakāpei, kādā procesi jau ir aprakstīti, nevis atrodas tikai galvās. Katrai dimensijai piemēro vienu no pieciem confidence gates: no "vēl nav izpētīts" līdz "pierādīts praksē". Valde, kas saka, ka administrācija samazināsies uz pusi, kamēr četras no astoņām dimensijām joprojām atrodas pirmajā vārtā, izsaka vēlēšanos, nevis mērķi.
Šī pārbaude ir tā pati, kas tiek izmantota citām ambīcijām. Kas vēlas padarīt konkrētu ambīciju uzlabot peļņas normu, saduras ar līdzīgiem robiem: vēlēšanās ir skaidra, gatavība nav. Šis paraugs atkārtojas arī izaugsmes un piegādes laika ziņā, kas liecina, ka tā nav problēma, kas raksturīga tieši administrācijai, bet gan tam, kā ambīcijas tiek fiksētas, pirms tās tiek izteiktas.
Kad darbs pārvirzās, pārvirzās arī lomas, kas par to lemj. Kādam jāsaņem pilnvaras galīgi noraidīt novirzi apstiprināšanas darbplūsmā bez eskalācijas. Kādam citam jābūt atbildīgam par datu kvalitāti, kas tiek padota sistēmai, nevis kā papilddarbs, bet kā funkcija. Un jābūt lomai, kas periodiski pārbauda, vai cilvēka uzraudzības solis vēl ir vajadzīgs tur, kur tas pašlaik atrodas, vai to var pārvietot. Bez šīm lomām uzraudzība paliek nodoms procesa shēmā. Kas par to jāfiksē, tostarp kurš var lemt, ja kaut kas noiet greizi, aprakstīts sadaļā ko fiksējat par lēmumu tiesībām izmaiņu gadījumā.
Ja pārvirze skar darbinieku skaitu vai amatus, tad tiem piemēro pašiem savas juridiskās prasības; šī pārbaude attiecas uz darba gatavību, nevis uz lēmumiem par darbiniekiem.
Ambīcija ir kļuvusi konkrēta, ja jūs varat norādīt uz trim lietām: administratīvās kapacitātes stundu skaitu, kas reāli atbrīvots, sadalot to pilnīgi automātiskajā un uzraudzības darbā; vietu, kur uzraudzība joprojām ir nepieciešama un kāpēc, nevis kā neskaidru atlikumu; un lomu sadalījumu, kurā kāds ir atbildīgs par katru no astoņām dimensijām. Ja kāda no šīm trim lietām trūkst, atbrīvotā kapacitāte ir aplēse, nevis rezultāts.
Jautājums, kas ir šī visa pamatā, nav retorisks: kuru daļu no administratīvā darba jūsu uzņēmumā var patiešām pārņemt, kurai daļai nepieciešama uzraudzība un kura daļa paliek cilvēku darbs. Uz šo jautājumu tiek atbildēts par katru uzdevumu ar FTE TO AI darba skenēšanu. Kas vispirms vēlas precizēt pašu vīziju, pirms tiek aplūkoti uzdevumi, atradīs pieturas punktus sadaļā kā neskaidru vīziju pārvērst konkrētā sākumpunktā.
Pilna ambīcijas pārbaude, ar astoņām dimensijām un piecām confidence gates, izstrādāta katram ambīcijas slānim, vēl tiek veidota. Iepriekš tam pieejama bezmaksas gatavības pārbaude: astoņi īsi jautājumi, viens uz katru dimensiju, kas dažu minūšu laikā sniedz priekšstatu par to, kur jūsu organizācija ir tālāk pa priekšu un kur vismazāk. Šis priekšstats ir sākumpunkts sarunai valdē, kas vairs nav par vārdiem, bet par to, kas jau ir iespējams un kam vēl jānotiek.
Vertel wat u wilt bereiken, dan kijken we samen wat daarvoor moet staan.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.