În ședința de conducere sună de obicei așa: "administrația poate fi cu AI, într-un an, redusă la jumătate." Toată lumea încuviințează. Nimeni nu se referă la același lucru. Directorul financiar se gândește la facturi care se procesează singure. HR se gândește la mai puțină introducere manuală la concedii și absențe. COO-ul se gândește la ore care se eliberează pentru altceva, fără să știe care ore sunt acelea. O ambiție exprimată astfel nu este un plan. Este o direcție fără straturi: fără distincție între viziune (de ce este important acest lucru), starea de viziune (ce este diferit atunci), țintă (cifra concretă sau limita concretă) și starea țintă (ce funcționează efectiv diferit în acel moment). Fără aceste straturi, conducerea vorbește pe lângă subiect, în timp ce toată lumea pare să aibă dreptate.
Schimbarea nu constă în "AI face acum administrația." Ea se află în trei categorii care se întrepătrund, inclusiv în cadrul unui singur departament administrativ. O parte din muncă poate fi preluată de AI fără intervenție: introducere standardizată, corelarea facturilor cu ordinele de achiziție, rapoarte recurente cu o structură fixă. O a doua parte se desfășoară sub supraveghere umană: AI propune o înregistrare contabilă sau o abatere, un angajat aprobă sau respinge, cu motivare. Aceasta nu este o etapă intermediară spre preluarea completă; pentru o mare parte din munca administrativă este forma durabilă, pentru că consecințele unei înregistrări greșite sau ale unei abateri ratate sunt prea mari pentru a fi lăsate fără supraveghere. A treia parte rămâne muncă umană: excepții, negocieri cu furnizorii, interpretarea unui contract care nu se încadrează în sistem.
De ce funcționează acest lucru deja la o companie și nu la alta? Nu pentru că o companie are un furnizor de AI mai bun. Diferența se află în pregătire: și-a structurat organizația datele astfel încât un sistem să poată face ceva cu ele, sunt regulile de aprobare suficient de explicite pentru a fi transferate unui rol de supraveghere, și există cineva care are autoritatea de a implementa efectiv o nouă distribuție a muncii. Această pregătire este măsurabilă și, de regulă, lipsește în mai multe locuri simultan.
Pentru a afla dacă ambiția este realizabilă, nu trebuie să întrebați "vrem asta", ci "putem deja face asta". Acest lucru se evaluează pe opt dimensiuni: de la calitatea datelor și integrarea sistemelor până la drepturile de decizie, competențele angajaților și măsura în care procesele sunt deja descrise, în loc să existe doar în minți. Pentru fiecare dimensiune se aplică una dintre cele cinci porți de încredere (confidence gates): de la "neexaminat încă" până la "demonstrat în practică." O conducere care afirmă că administrația se va reduce la jumătate în timp ce patru din opt dimensiuni se află încă la poarta unu exprimă o dorință, nu un obiectiv.
Această evaluare este aceeași care se utilizează la alte ambiții. Cine dorește să concretizeze ambiția de a îmbunătăți marja se confruntă cu goluri similare: dorința este clară, pregătirea nu este. Modelul se repetă și la creștere și la termenul de livrare, ceea ce indică faptul că nu este o problemă specifică administrației, ci a modului în care ambițiile sunt fixate înainte de a fi exprimate.
Atunci când munca se transferă, se transferă și rolurile care decid asupra ei. Cineva trebuie să primească autoritatea de a respinge definitiv o abatere în fluxul de aprobare, fără escaladare. Altcineva trebuie să fie responsabil pentru calitatea datelor introduse în sistem, nu ca sarcină secundară, ci ca funcție. Și trebuie să existe un rol care evaluează periodic dacă etapa de supraveghere umană este încă necesară în locul unde se află acum, sau dacă poate fi deplasată. Fără aceste roluri, supravegherea rămâne o intenție într-o schemă de proces. Ce anume fixați în privința acestui aspect, inclusiv cine are dreptul de a decide atunci când lucrurile merg greșit, este descris în ce fixați privind drepturile de decizie la o schimbare.
Dacă schimbarea afectează numărul de personal sau funcțiile, se aplică cerințe legale proprii pentru aceasta; această evaluare se referă la pregătirea muncii, nu la deciziile privind angajații.
Ambiția a devenit concretă atunci când puteți indica trei lucruri: numărul de ore de capacitate administrativă care au fost efectiv eliberate, împărțit între complet automat și muncă sub supraveghere; locul unde supravegherea este încă necesară și de ce, în loc să fie un rest vag; și o distribuție de roluri în care cineva este responsabil de fiecare dintre cele opt dimensiuni. Dacă lipsește una dintre aceste trei, capacitatea eliberată este o estimare, nu un rezultat.
Întrebarea care se află la baza tuturor acestora nu este retorică: ce parte din munca administrativă din compania dumneavoastră poate fi cu adevărat preluată, ce parte necesită supraveghere și ce parte rămâne muncă umană. Această întrebare se răspunde per sarcină cu scanul de muncă (werkscan) al FTE TO AI. Cine dorește mai întâi să clarifice viziunea în sine înainte ca sarcinile să fie examinate găsește repere în cum transformați o viziune vagă într-un punct de start concret.
Evaluarea completă a ambiției, cu cele opt dimensiuni și cinci porți de încredere detaliate pe fiecare strat al ambiției, este în lucru. În avans, există o verificare gratuită de pregătire: opt întrebări scurte, câte una pentru fiecare dimensiune, care oferă în câteva minute o imagine a locului unde organizația dumneavoastră este cea mai avansată și unde este cel mai puțin avansată. Această imagine este punctul de start pentru o discuție în conducere care nu mai este despre cuvinte, ci despre ce se poate deja face și ce mai trebuie făcut.
Vertel wat u wilt bereiken, dan kijken we samen wat daarvoor moet staan.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.