В заседанието на дирекцията това звучи обикновено така: "администрацията може с AI след една година да стане наполовина по-малка." Всички кимат. Никой няма предвид едно и същото. Финансовият директор мисли за фактури, които сами се обработват. HR мисли за по-малко ръчно въвеждане при отпуски и отсъствия. Оперативният директор (COO) мисли за часове, които се освобождават за нещо друго, без да знае кои са тези часове. Амбиция, изказана по този начин, не е план. Тя е посока без слоеве: без разграничение между визията (защо това е важно), vision state (какво тогава е различно), target (конкретното число или конкретната граница) и target state (какво в този момент реално работи по друг начин). Без тези слоеве дирекцията говори покрай темата, докато всеки изглежда прав.
Изместването не се състои в "AI сега прави администрацията." То се крие в три категории, които се преплитат, дори в рамките на един административен отдел. Част от работата AI може да поеме без намеса: стандартизирано въвеждане, съпоставяне на фактури с поръчки, повтарящи се справки с фиксирана структура. Втора част се извършва с човешки надзор: AI предлага счетоводна операция или отклонение, служител одобрява или отхвърля, с причина. Това не е междинна стъпка към пълно поемане; за много административна работа това е устойчивата форма, защото последствията от грешна счетоводна операция или пропуснато отклонение са твърде големи, за да се остави без поглед. Третата част остава човешка работа: изключения, преговори с доставчици, тълкуване на договор, който не се вписва в системата.
Защо това вече работи в една компания, а в друга не? Не защото едната компания има по-добър доставчик на AI. Разликата се крие в готовността: подредила ли е организацията данните си така, че система да може да ги използва, дали правилата за одобрение са достатъчно ясни, за да се предадат на роля за надзор, и има ли някой с правомощието да въведе ново разпределение на работата на практика. Тази готовност е измерима, и обикновено липсва на повече от едно място едновременно.
За да разберете дали амбицията е постижима, не трябва да питате "искаме ли това", а "можем ли вече това". Това се проверява по осем измерения: от качество на данните и системна интеграция до права за вземане на решения, умения на служителите и степента, в която процесите вече са описани, вместо да се намират само в главите на хората. За всяко измерение важи една от пет confidence gates: от "още не е проучено" до "доказано на практика". Дирекция, която казва, че администрацията ще се намали наполовина, докато четири от осемте измерения все още са на gate един, изразява желание, не цел.
Тази проверка е същата, която се използва при други амбиции. Който иска да направи конкретна амбицията за подобряване на маржа се сблъсква със сходни пропуски: желанието е ясно, готовността не е. Моделът се повтаря и при растеж и срок на доставка, което ��оказва, че това не е проблем, специфичен за администрацията, а на начина, по който амбициите се формулират, преди да се изкажат.
Ако работата се измества, се изместват и ролите, които решават за нея. Някой трябва да получи правомощието да отхвърли окончателно отклонение в работния поток за одобрение, без ескалация. Друг трябва да носи отговорност за качеството на данните, подавани към системата, не като допълнителна задача, а като функция. И трябва да има роля, която периодично проверява дали стъпката на човешки надзор все още е необходима на мястото, където се намира сега, или може да се премести. Без тези роли надзорът остава намерение върху процесна схема. Какво записвате по този въпрос, включително кой има право да решава, когато нещо се обърка, е описано в какво записвате за правата за вземане на решения при промяна.
Ако изместването засяга броя на персонала или длъжности, за това важат отделни законови изисквания; тази проверка се отнася до готовността на работата, не до решения относно служители.
Амбицията е станала конкретна, ако можете да посочите три неща: броя часове административен капацитет, който реално е освободен, разделен на напълно автоматичен и на работа под надзор; мястото, където надзорът все още е необходим и защо, вместо като неясен остатък; и разпределение на ролите, при което за всяко от осемте измерения има човек, който носи отговорност. Ако липсва едно от тези три, освободеният капацитет е оценка, не резултат.
Въпросът, който стои в основата на всичко това, не е риторичен: коя част от административната работа във вашата компания може наистина да се поеме, коя част изисква надзор, и коя част остава човешка работа. Този въпрос се отговаря по задача с работния скенер на FTE TO AI. Който първо иска да изостри самата визия, преди да се разгледат задачите, ще намери отправни точки в как превръщате неясна визия в конкретна отправна точка.
Пълната проверка на амбицията, с осемте измерения и пет confidence gates, разработени по всеки слой на амбицията, е в процес на изграждане. В очакване на това има безплатна проверка на готовността: осем кратки въпроса, по един за всяко измерение, които за няколко минути дават представа къде вашата организация е най-напреднала и къде най-малко. Тази представа е началната точка за разговор в дирекцията, който вече не е за думи, а за това какво вече може и какво още трябва.
Vertel wat u wilt bereiken, dan kijken we samen wat daarvoor moet staan.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.