Az igazgatósági ülésen ez a legtöbbször így hangzik: "az adminisztráció AI-val egy éven belül a felére csökkenhet." Mindenki bólogat. Senki nem ugyanazt érti alatta. A pénzügyi igazgató a magukat feldolgozó számlákra gondol. A HR a szabadságnál és a hiányzásnál a kevesebb kézi adatbevitelre gondol. A COO azokra az órákra gondol, amelyek felszabadulnak valami másra, anélkül hogy tudná, melyik órákról van szó. Egy így kimondott törekvés nem terv. Ez egy irány rétegek nélkül: nincs különbség a vízió (miért fontos ez), a vision state (mi lesz akkor másképp), a target (a konkrét szám vagy a konkrét határ) és a target state (mi működik ténylegesen másképp azon a ponton) között. E rétegek nélkül a vezetőség egymás mellett beszél, míg mindenkinek igaza tűnik lenni.
Az elmozdulás nem abban áll, hogy "az AI most végzi az adminisztrációt." Három kategóriában rejlik, amelyek egymásba folynak, akár egy adminisztratív osztályon belül is. A munka egy részét az AI beavatkozás nélkül átveheti: szabványosított adatbevitel, számlák megrendelésekkel való egyeztetése, visszatérő, fix szerkezetű jelentések. Egy második rész emberi felügyelettel történik: az AI javasol egy könyvelési tételt vagy egy eltérést, egy munkatárs jóváhagyja vagy elutasítja, indoklással. Ez nem átmeneti lépés a teljes átvétel felé; sok adminisztratív munka esetében ez a tartós forma, mert egy hibás könyvelési tétel vagy egy figyelmen kívül hagyott eltérés következményei túl nagyok ahhoz, hogy felügyelet nélkül hagyják futni. A harmadik rész emberi munka marad: kivételek, tárgyalások beszállítókkal, egy olyan szerződés értelmezése, amely nem illik a rendszerbe.
Miért működik ez az egyik vállalatnál már így, a másiknál nem? Nem azért, mert az egyik vállalatnak jobb AI-szolgáltatója van. A különbség a felkészültségben rejlik: úgy rendezte-e be a szervezet az adatait, hogy egy rendszer tudjon velük kezdeni valamit, elég explicitek-e a jóváhagyási szabályok ahhoz, hogy egy felügyeleti szerepkörre átruházhatók legyenek, és van-e valaki, akinek megvan a felhatalmazása ahhoz, hogy egy új munkamegosztást tényleg bevezessen. Ez a felkészültség mérhető, és többnyire egyszerre több helyen is hiányzik.
Ahhoz, hogy tudja, megvalósítható-e a törekvés, nem azt kell kérdezni, hogy "akarjuk-e ezt", hanem hogy "tudjuk-e ezt már". Ezt nyolc dimenzión mérik: az adatminőségtől és a rendszerintegrációtól kezdve a döntési jogokig, a munkatársak készségeiig, és addig, hogy a folyamatok mennyire vannak már leírva ahelyett, hogy a fejekben lennének. Minden dimenzióra öt confidence gate egyike vonatkozik: a "még nem vizsgált"-tól az "a gyakorlatban bizonyított"-ig. Egy vezetőség, amely azt mondja, hogy az adminisztráció felére csökken, míg a nyolc dimenzióból négy még az első gate-en áll, kívánságot fejez ki, nem célt.
Ez a teszt ugyanaz, amelyet más törekvéseknél is használnak. Aki a haszonkulcs javítására vonatkozó törekvést konkréttá akarja tenni, hasonló hiányosságokba ütközik: a kívánság világos, a felkészültség nem. A mintázat a növekedésnél és a szállítási időnél is megismétlődik, ami arra utal, hogy ez nem kifejezetten az adminisztráció problémája, hanem azé, hogyan rögzítik a törekvéseket, mielőtt kimondanák őket.
Ha a munka elmozdul, elmozdulnak az arról döntő szerepkörök is. Valakinek megkapja a felhatalmazást, hogy a jóváhagyási munkafolyamatban egy eltérést végérvényesen elutasítson eszkaláció nélkül. Valaki másnak felelősnek kell lennie a rendszerbe betöltött adatok minőségéért, nem melléktevékenységként, hanem funkcióként. És kell lennie egy szerepkörnek, amely rendszeresen felméri, hogy az emberi felügyeleti lépés még szükséges-e azon a ponton, ahol most áll, vagy elmozdítható-e. E szerepkörök nélkül a felügyelet egy szándék marad egy folyamattérben. Amit erről rögzít, beleértve azt is, ki dönthet, ha valami rosszul megy, azt leírja amit a döntési jogokról rögzít egy változás esetén.
Ha az elmozdulás a létszámot vagy a munkaköröket érinti, arra saját jogi előírások vonatkoznak; ez a teszt a munka felkészültségéről szól, nem a munkatársakkal kapcsolatos döntésekről.
A törekvés akkor lett konkrét, ha három dolgot meg tud mutatni: a tényleg felszabadult adminisztratív kapacitás óráinak számát, elkülönítve a teljesen automatikusra és a felügyelet alatt végzett munkára; azt a helyet, ahol a felügyelet még szükséges, és miért, ahelyett hogy homályos maradék lenne; és egy szerepkör-elosztást, amelyben mind a nyolc dimenzió mindegyikénél van, aki felelősségre vonható. Ha e három közül egy hiányzik, a felszabadult kapacitás becslés, nem eredmény.
Az ez alatt rejlő kérdés nem retorikus: a vállalatában az adminisztratív munka mely része vehető át valóban, mely rész igényel felügyeletet, és mely rész marad emberi munka. Ezt a kérdést feladatonként válaszolja meg az FTE TO AI munkaelemzése. Aki előbb magát a víziót akarja pontosítani, mielőtt a feladatokat megvizsgálják, támpontokat talál abban, hogyan alakít egy homályos víziót konkrét kiindulóponttá.
A teljes törekvéstoszt, a nyolc dimenzióval és öt confidence gate-tel, a törekvés minden rétegére kidolgozva, jelenleg készül. Ezt megelőzően elérhető egy ingyenes felkészültség-ellenőrzés: nyolc rövid kérdés, egy-egy dimenziónkénti, amely néhány perc alatt képet ad arról, hol jár a szervezete a legelőrébb, és hol a legkevésbé. Ez a kép a kiindulópont egy olyan igazgatósági beszélgetéshez, amely már nem szavakról szól, hanem arról, mi működik már, és mi még nem.
Vertel wat u wilt bereiken, dan kijken we samen wat daarvoor moet staan.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.