Independente de figuras-chave enquanto a IA assume trabalho

A ambição tal como é formulada

Na reunião de diretoria, ouve-se algo como: "Não queremos mais depender daquelas poucas pessoas que sabem tudo." Todos concordam com a cabeça. E, no entanto, o diretor financeiro quer dizer algo diferente do diretor operacional. Um pensa num colaborador que há vinte anos é o único que conhece os acordos de preços com o maior cliente. O outro pensa no especialista de TI que é o único que sabe como o sistema de faturação está construído. Ambos são figuras-chave, mas o conhecimento que está retido não é o mesmo tipo de conhecimento, e por isso o caminho para se libertar dele também não é o mesmo.

Essa ambição é agora frequentemente colocada, numa só frase, ao lado da IA: "A IA pode registar e assumir esse conhecimento, não pode?" Isso é parcialmente verdade, e é exatamente nessa palavra — parcialmente — que surge a confusão. Parte do conhecimento de uma figura-chave é registável e transferível para um sistema que assume a tarefa. Outra parte do trabalho dessa figura-chave é uma avaliação que alguém continua a fazer, com a IA a preparar o trabalho e uma pessoa a aprovar ou rejeitar. E uma parte — a relação com esse cliente, o sentido de quando uma excepção é aceitável — continua a ser trabalho humano, por muito bom que o sistema se torne.

De onde vem a diferença

Algumas organizações já passaram o ponto em que uma única pessoa é a única capaz de executar um processo. Outras estão a meio caminho. A diferença raramente está na tecnologia em si. Está em saber se o conhecimento dessa figura-chave já foi alguma vez escrito, testado e tornado repetível antes de sobre ele se aplicar uma solução de IA. Um sistema só pode assumir o que pode ser descrito. Uma figura-chave que nunca teve de explicar o seu próprio trabalho é normalmente também aquela em que essa descrição ainda não aconteceu.

Aí está o cerne da preparação. Não: temos o software certo. Mas sim: conseguimos dividir o trabalho desta pessoa naquilo que é transferível, naquilo que precisa de supervisão, e naquilo que continua a pertencer a essa pessoa — e há outra pessoa capaz de exercer essa supervisão quando chegar o momento.

O que a organização precisa de conseguir fazer

O teste de ambição regista esta ambição em quatro camadas: a visão ("menos vulneráveis à ausência ou saída de figuras-chave"), o vision state (o que isso significa concretamente por departamento), o target (quais as funções e processos a abordar primeiro) e o target state (como o trabalho está então dividido entre sistema, supervisão e pessoa). Estas quatro camadas são testadas em oito dimensões de preparação, com cinco confidence gates que indicam onde a organização está suficientemente segura para avançar e onde não está.

Concretamente, trata-se, entre outros, de:

Grau de documentação. O trabalho da figura-chave já foi registado alguma vez, ou existe apenas na sua cabeça. Sem registo, não há nada para transferir para um sistema.
Capacidade de supervisão. Se parte do trabalho passar para a IA com supervisão humana, há alguém capaz e autorizado a exercer essa supervisão, com autoridade para rejeitar.
Direitos de decisão. Quem vai poder decidir sobre a excepção que antes chegava automaticamente à figura-chave. Esse direito tem de recair em algum lugar, senão surge um novo tipo de dependência.
Margem de erro e capacidade de recuperação. O que acontece se o sistema ou o substituto fizer uma avaliação errada, e com que rapidez isso pode ser corrigido.

Esta preparação é traduzida de volta para funções: quem recebe a capability para exercer supervisão, quem recebe o direito de decisão que antes estava implicitamente numa só pessoa, e qual a função que não desaparece mas muda de executiva para controladora.

Onde este tema toca em decisões de pessoal — uma função que muda, uma função que deixa de existir — aplicam-se requisitos legais próprios. Este teste é sobre a preparação do trabalho, não sobre decisões relativas a pessoas.

Aquilo que se notará dentro de um ano

Não numa percentagem de transferência de conhecimento, porque esse número não existe sem pressupostos. Mas sim em alguns sinais concretos. A figura-chave consegue tirar duas semanas de férias sem que o processo pare. Há outra pessoa capaz de avaliar as excepções, com uma razão associada, não apenas uma sensação. A capacidade libertada dessa figura-chave foi aplicada noutro lugar, de forma identificável, não desapareceu silenciosamente. E quando entra um novo colaborador, a integração demora semanas, não meses, porque o trabalho está descrito em vez de estar apenas numa única cabeça.

Esta ambição partilha muitas questões de preparação com outras ambições. Quem quer crescer sem contratar mais pessoas quando a IA liberta capacidade enfrenta a mesma questão de documentação. Quem quer reduzir a administração a metade com apoio de IA reconhece o mesmo padrão: só o trabalho descrito é trabalho transferível. E como esta ambição frequentemente não vive apenas na sala da diretoria, mas também precisa de ser explicada ao resto da organização, é útil saber como uma estratégia evita ficar apenas no papel.

A questão subjacente — que trabalho destas figuras-chave nesta empresa pode realmente ser assumido pela IA, e que parte continua a ser trabalho humano — é respondida por tarefa através da werkscan da FTE TO AI.

Por onde pode começar agora