I direktionsmødet lyder det nogenlunde sådan: "Vi vil ikke længere være afhængige af de få mennesker, der ved alt." Alle nikker. Og alligevel mener den økonomidirektøren noget andet med det end driftsdirektøren. Den ene tænker på en medarbejder, der i tyve år har været den eneste, som kender prisaftalerne med den største kunde. Den anden tænker på IT-specialisten, som som den eneste ved, hvordan fakturasystemet er skruet sammen. Begge er nøglepersoner, men den viden, der sidder fast, er ikke den samme slags viden, og derfor er vejen væk fra den heller ikke den samme.
Denne ambition bliver nu ofte i én sætning stillet op mod AI: "AI kan da fastholde og overtage den viden?" Det er delvist rigtigt, og det er netop dét ord — delvist — hvor forvirringen opstår. Noget af nøglepersonens viden kan fastlægges og overdrages til et system, der overtager opgaven. Andet arbejde fra samme nøglepersonen er en vurdering, som en person fortsat foretager, med AI som forberedende arbejde og en person, der godkender eller afviser. Og en del — relationen til den kunde, følelsen for hvornår en undtagelse faktisk kan tillades — bliver menneskearbejde, hvor godt systemet end bliver.
Nogle organisationer er allerede forbi det punkt, hvor én person er den eneste, der kan drive et proces. Andre er lige midt i det. Forskellen ligger sjældent i teknologien selv. Den ligger i, om nøglepersonens viden allerede er blevet skrevet ned, afprøvet og gjort gentagelig, før der bliver sat en AI-løsning på den. Et system kan kun overtage det, der kan beskrives. En nøglepersoner, der aldrig har skullet forklare sit eget arbejde, er som regel også den, hos hvem denne beskrivelse endnu ikke er sket.
Dér ligger kernen af beredskabet. Ikke: har vi den rigtige software. Men: kan vi opdele denne persons arbejde i, hvad der er overdragbart, hvad der kræver tilsyn, og hvad der stadig hører til den person — og er der en anden, som kan udøve det tilsyn, når det bliver relevant.
Ambitionstesten fastlægger denne ambition i fire lag: visionen ("mindre sårbar for udfald eller afgang af nøglepersoner"), vision state'n (hvad det konkret betyder per afdeling), target'et (hvilke roller og processer der er først i rækken) og target state'n (hvordan arbejdet på det tidspunkt er fordelt mellem system, tilsyn og menneske). Disse fire lag bliver testet på otte beredskabsdimensioner, med fem confidence gates, der viser, hvor organisationen er sikker nok til at gå videre, og hvor den ikke er.
Konkret handler det blandt andet om:
Dette beredskab bliver oversat tilbage til roller: hvem får capability til at udøve tilsyn, hvem får den beslutningsret, der tidligere lå implicit hos én person, og hvilken rolle forsvinder ikke, men ændrer sig fra udførende til kontrollerende.
Der, hvor dette emne berører personalebeslutninger — en funktion, der ændrer sig, en rolle, der bortfalder — gælder der egne lovmæssige krav. Denne test handler om beredskab af arbejde, ikke om beslutninger om mennesker.
Ikke på en procentsats for videnoverdragelse, for det tal findes ikke uden antagelser. Men på et par konkrete signaler. Nøglepersonen kan holde to ugers ferie, uden at processen går i stå. Der er en anden, som kan vurdere undtagelserne, med en grund tilføjet, ikke bare en følelse. Den frigjorte kapacitet fra denne nøglepersonen er blevet anvendt et andet sted, synligt, ikke stiltiende forsvundet. Og når en ny medarbejder starter, tager oplæringen uger, ikke måneder, fordi arbejdet er beskrevet i stedet for at ligge i ét hoved.
Denne ambition deler mange beredskabsspørgsmål med andre ambitioner. Den, der vil vokse uden at ansætte flere mennesker, når AI frigør kapacitet, møder samme dokumentationsspørgsmål. Den, der vil halvere administrationen med AI-understøttelse, oplever samme mønster: kun beskrevet arbejde er overdragbart arbejde. Og fordi denne ambition ofte ikke kun lever i direktionslokalet, men også skal forklares til resten af organisationen, er det godt at vide hvordan en strategi undgår kun at eksistere på papir.
Det underliggende spørgsmål — hvilket arbejde fra disse nøglepersoner i denne virksomhed reelt kan overtages af AI, og hvilken del der forbliver menneskearbejde — bliver besvaret opgave for opgave med arbejdsscanningen fra FTE TO AI.
Den gratis beredskabscheck består af otte korte spørgsmål, ét per dimension, og giver et billede af, hvor organisationen er længst fremme, og hvor den ikke er. Det er nok til at se, om afhængigheden af en nøglepersonen er et dokumentationsspørgsmål, et tilsynsspørgsmål, eller noget, der venter på en beslutning, direktionen endnu ikke har truffet. Den fulde ambitionstest, med de fire lag og de fem confidence gates, er under udarbejdelse.
Vertel wat u wilt bereiken, dan kijken we samen wat daarvoor moet staan.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.