Johtoryhmän kokouksessa se kuulostaa jotenkin tältä: "Emme halua olla enää riippuvaisia siitä muutamasta ihmisestä, jotka tietävät kaiken." Kaikki nyökkäävät. Ja silti talousjohtaja tarkoittaa sillä eri asiaa kuin operatiivinen johtaja. Toinen ajattelee työntekijää, joka on jo kaksikymmentä vuotta ollut ainoa, joka tuntee suurimman asiakkaan hintasopimukset. Toinen ajattelee IT-asiantuntijaa, joka on ainoa, joka tietää miten laskutusjärjestelmä on rakennettu. Molemmat ovat avainhenkilöitä, mutta tieto, joka on jumissa, ei ole samanlaista tietoa, ja siksi tapa siitä irtautumiseen ei ole sama.
Tämä ambitio rinnastetaan nyt usein yhdellä lauseella AI:hin: "AI voi kuitenkin tallentaa ja ottaa haltuunsa tämän tiedon?" Se pitää osittain paikkansa, ja juuri tuo sana — osittain — on kohta, josta sekaannus syntyy. Osa avainhenkilön tiedosta on tallennettavissa ja siirrettävissä järjestelmälle, joka ottaa tehtävän hoitaakseen. Muu tuon avainhenkilön työ on arvio, jonka joku edelleen tekee, AI:n hoitaessa valmistelutyön ja ihmisen hyväksyessä tai hylätessä sen. Ja osa — suhde tähän asiakkaaseen, tuntuma siitä milloin poikkeus todella voi mennä läpi — pysyy ihmistyönä, oli järjestelmä kuinka hyvä tahansa.
Jotkin organisaatiot ovat jo ohittaneet pisteen, jossa yksi henkilö on ainoa, joka osaa ajaa prosessia. Toiset ovat keskellä sitä. Ero on harvoin teknologiassa itsessään. Se on siinä, onko tämän avainhenkilön tieto koskaan kirjoitettu ylös, testattu ja tehty toistettavaksi, ennen kuin sen päälle rakennetaan AI-sovellus. Järjestelmä voi ottaa haltuunsa vain sen, mikä on kuvattavissa. Avainhenkilö, jonka ei ole koskaan tarvinnut selittää omaa työtään, on tavallisesti myös se, jonka kohdalla tätä kuvaamista ei ole vielä tehty.
Siinä on valmiuden ydin. Ei: onko meillä oikea ohjelmisto. Vaan: pystymmekö jakamaan tämän henkilön työn siihen, mikä on siirrettävissä, mikä vaatii valvontaa, ja mikä pysyy edelleen tämän henkilön vastuulla — ja on olemassa joku muu, joka voi harjoittaa tätä valvontaa kun se on aika.
Ambitiotesti kirjaa tämän ambition neljään kerrokseen: vision ("vähemmän alttiina avainhenkilöiden poissaolon tai lähdön aiheuttamalle haavoittuvuudelle"), vision staten (mitä se tarkoittaa konkreettisesti osastoittain), targetin (mitkä roolit ja prosessit ovat ensimmäisenä vuorossa) ja target staten (miten työ on siinä vaiheessa jaettu järjestelmän, valvonnan ja ihmisen kesken). Näitä neljää kerrosta testataan kahdeksalla valmiusulottuvuudella, viidellä confidence gatella, jotka osoittavat missä organisaatio on tarpeeksi varma jatkaakseen ja missä ei.
Konkreettisesti kyse on muun muassa seuraavista:
Tämä valmius käännetään takaisin rooleiksi: kuka saa kyvykkyyden harjoittaa valvontaa, kuka saa päätösoikeuden, joka aiemmin oli implisiittisesti yhdellä henkilöllä, ja mikä rooli ei katoa vaan muuttuu suorittavasta valvovaksi.
Siltä osin kuin tämä aihe koskettaa henkilöstöpäätöksiä — tehtävä, joka muuttuu, rooli, joka poistuu — pätevät niihin omat lakisääteiset vaatimukset. Tämä testi käsittelee työn valmiutta, ei päätöksiä ihmisistä.
Ei tietämyksen siirron prosenttiluvusta, sillä sitä lukua ei ole olemassa ilman olettamuksia. Kyllä sen sijaan muutamasta konkreettisesta merkistä. Avainhenkilö voi olla kaksi viikkoa lomalla prosessin pysähtymättä. On olemassa joku muu, joka pystyy arvioimaan poikkeukset, perusteluineen, ei vain tuntumalla. Tämän avainhenkilön vapautunut kapasiteetti on käytetty jossain muualla, osoitettavasti, ei hiljaisesti kadonneena. Ja kun uusi työntekijä tulee taloon, perehdytys kestää viikkoja, ei kuukausia, koska työ on kuvattu sen sijaan että se olisi yhdessä päässä.
Tämä ambitio jakaa monta valmiuskysymystä muiden ambitioiden kanssa. Sillä, joka haluaa kasvaa palkkaamatta lisää ihmisiä kun AI vapauttaa kapasiteettia, tulee vastaan sama dokumentaatiokysymys. Sillä, joka haluaa puolittaa hallinnon AI-tuen avulla, näkyy sama kuvio: vain kuvattu työ on siirrettävää työtä. Ja koska tämä ambitio ei useinkaan elä vain johtoryhmän huoneessa vaan täytyy selittää myös muulle organisaatiolle, on hyvä tietää, miten strategia estetään jäämästä vain paperille.
Taustalla oleva kysymys — mikä näiden avainhenkilöiden työstä tässä yrityksessä on todella AI:n otettavissa haltuun, ja mikä osa pysyy ihmistyönä — vastataan tehtävittäin FTE TO AI:n työskannauksella.
Maksuton valmiustarkistus koostuu kahdeksasta lyhyestä kysymyksestä, yksi per ulottuvuus, ja tuottaa kuvan siitä, missä organisaatio on pisimmällä ja missä ei vielä. Se riittää nähdäksemme, onko riippuvuus avainhenkilöstä dokumentaatiokysymys, valvontakysymys, tai jotain, joka odottaa päätöstä, jota johto ei ole vielä tehnyt. Täydellinen ambitiotesti, neljän kerroksen ja viiden confidence gaten kanssa, on rakenteilla.
Vertel wat u wilt bereiken, dan kijken we samen wat daarvoor moet staan.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.