Uma equipa de direção diz: "vamos integrar esta aquisição." Todos acenam com a cabeça. E, no entanto, o CFO entende algo diferente do diretor de RH, e o diretor operacional algo diferente ainda do CIO. Um interpreta a integração como um ERP partilhado, outro como uma visão unificada do cliente, um terceiro como um organograma em que ninguém ocupa duas vezes a mesma função. Enquanto essas palavras não forem desdobradas no que a organização precisa de ser capaz de fazer, a ambição é uma intenção e não uma missão.
Para tornar uma ambição mensurável, esta deve primeiro ser registada em camadas: uma visão (porquê esta aquisição, que imagem de futuro justifica o esforço), um vision state (como é, em termos concretos, a organização integrada), um target (que marco conta como sucesso) e um target state (que situação deve, de facto, existir nessa data). Só quando estas quatro camadas estiverem definidas é possível avaliar se a organização está preparada.
Uma ambição de integração expressa hoje pressupõe, muitas vezes de forma implícita, que parte do trabalho será realizada pela IA: a fusão de dados de clientes, a reclassificação de contratos, a elaboração de primeiras versões de documentação de processos, a identificação de fornecedores duplicados. Isso constitui uma ambição diferente da integração sem esse pressuposto, mesmo que a direção use exatamente a mesma frase.
Em cada tarefa dentro de um processo de integração aplica-se uma de três situações. A IA pode assumir a tarefa, como a correspondência de códigos de artigos entre dois sistemas ERP. A IA pode realizar parte do trabalho com supervisão humana que aprova ou rejeita com fundamento, como uma proposta de perfis de função harmonizados que um responsável avalia. Ou continua a ser trabalho humano, como a conversa com um cliente-chave preocupado com a continuidade. Quais as tarefas que se inserem em cada categoria varia de empresa para empresa: depende da qualidade dos dados subjacentes, do número de excepções que um processo comporta e de as pessoas já terem sido treinadas anteriormente para avaliar resultados de IA em vez de os produzirem elas próprias. As empresas que já fazem isto último veem o trabalho de integração deslocar-se mais rapidamente; as empresas onde a supervisão ainda tem de ser estruturada veem a ambição atrasar-se exatamente nesse ponto.
A prontidão para uma ambição de integração não é uma pergunta única, mas oito. Entre outras: os dados das duas organizações são suficientemente comparáveis para serem fundidos, os direitos de decisão sobre o novo conjunto estão atribuídos a funções em vez de a pessoas, existe um processo para fazer aprovar propostas de IA relativas à harmonização de processos, e foi libertada capacidade para efetivamente realizar essa aprovação. Outras dimensões dizem respeito à cultura, à liderança, à infraestrutura técnica e à capacidade de medir o progresso em vez de o pressupor. Em cada dimensão, a organização pode estar muito avançada ou ter apenas começado, e essa imagem raramente é igual ao longo das oito dimensões.
Seguem-se depois cinco confidence gates: momentos em que se determina explicitamente se existe a confiança necessária para avançar, antes de a fase seguinte da integração ser iniciada. Um gate que é ignorado porque o planeamento aperta os prazos é, geralmente, o ponto onde a integração encalha seis meses mais tarde.
A prontidão permanece abstrata até ser traduzida em quem faz o quê. Um target state como "uma visão consolidada única do cliente" exige uma função responsável pela qualidade dos dados, um direito de decisão sobre qual fonte prevalece em caso de conflito, e um acordo sobre quem avalia as correspondências geradas por IA antes de estas entrarem no sistema. Sem essa tradução, a ambição permanece um desejo num diapositivo. Com essa tradução, cada envolvido sabe o que é esperado dele, e onde está a fronteira entre o que decide por si próprio e o que deve escalar.
Quando isto toca em quem continua a ocupar determinada função dentro da nova organização, aplicam-se requisitos legais próprios para a tomada de decisões sobre pessoal; esta página trata da prontidão do trabalho, não dessas decisões.
Uma integração bem-sucedida não se reconhece por um comunicado de imprensa, mas por capacidade: o número de horas libertadas porque os processos deixaram de ser executados em duplicado, e a questão de saber se essa capacidade de fte libertada é efetivamente aplicada ao trabalho para o qual a aquisição foi, em algum momento, justificada. Isso só pode ser determinado se o target state tiver sido definido, à partida, com precisão suficiente para ser avaliado a posteriori. O mesmo se aplica a ambições relacionadas: se tornar a organização mais plana resultou efetivamente em menos momentos de transferência, se depender menos de figuras-chave se tornou mensurável em quem consegue agora executar um processo mesmo sem essa pessoa específica, e se sinais precoces de que uma mudança está a resultar já eram visíveis antes de o relatório anual ser publicado.
A questão subjacente a todas estas ambições — que trabalho, nesta empresa, pode realmente ser assumido pela IA, e que trabalho continua a exigir supervisão ou trabalho humano — é respondida por tarefa com o scan de trabalho da FTE TO AI. Para a ambição em si, aplica-se primeiro outro passo: verificar se ainda é um documento ou já é uma forma de trabalhar, pois sem esse passo uma estratégia fica muitas vezes reduzida a um documento em vez de se traduzir em comportamento, tal como a questão de saber se a organização já passou a trabalhar de forma mais orientada para o cliente ou apenas afirma querer fazê-lo.
Quem quiser saber onde a própria organização se encontra neste momento pode fazer a verificação de prontidão gratuita: oito perguntas breves, uma por dimensão, com o resultado a mostrar onde está mais avançado e onde ainda existe mais trabalho a fazer. O teste de ambição completo, com as quatro camadas, os cinco confidence gates e a tradução para funções e direitos de decisão, está em preparação.
Vertel wat u wilt bereiken, dan kijken we samen wat daarvoor moet staan.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.