Poslovodstvo pravi: "prevzem bomo integrirali v enem letu, in to bomo naredili pametneje kot prejšnjič." Ta zadnja izjava skriva predpostavko. Pametneje danes pogosto pomeni: z manj ročnega dela pri prekrivajočih se funkcijah, in z AI, ki prevzame del integracijskega dela namesto da bi ljudje to počeli dve leti poleg svojega rednega dela. Ta predpostavka je redko izražena, zato je tudi nikoli ne preverimo.
Razlika med to ambicijo z delom AI in isto ambicijo brez AI ni kozmetična. Brez AI integracija zahteva predvsem projektno kapaciteto: ljudi, ki so začasno sproščeni, da povežejo sisteme, primerjajo procese in združijo poročila. Z AI se del tega dela premakne k drugemu vprašanju: katere primerjave, povezave in predaje lahko sistem opravi sam, katera zahtevajo človeka, ki odobri ali zavrne z razlogom, in katera ostajajo delo ljudi, ker je kontekst preveč specifičen za avtomatizacijo. Ta razlika določa, katere zmožnosti so potrebne, in te se razlikujejo od zmožnosti, ki jih predvideva klasičen integracijski načrt.
Pri enem prevzemu je ujemanje podatkov o strankah in dobaviteljih med dvema sistemoma že v veliki meri prepuščeno AI, pri čemer zaposleni presoja izjeme. Pri drugem prevzemu se povsem enako ujemanje še vedno izvaja povsem ročno, v preglednicah, kjer ljudje tedne primerjajo polja. Razlika ni v panogi ali velikosti podjetja. Je v tem, ali je organizacija svoje podatke in procese že tako zabeležila, da lahko AI-sistem z njimi nekaj naredi, in ali je določena oseba, ki sme odobriti rezultate.
Enak premik se dogaja pri analizi pogodb, pri združevanju poročevalskih struktur in pri prvi triaži komunikacije s strankami po prevzemu. Del tega dela lahko prevzame sistem. Večji del zahteva nadzor: človeka, ki oceni rezultat in ga z razlogom sprejme ali vrne. Del pa ostaja delo ljudi, ker gre za pogajanja, kulturo ali politično občutljivost znotraj nove organizacije. Integracijski načrt, ki teh treh kategorij ne razlikuje, načrtuje kapaciteto na način, ki se naknadno izkaže za netočnega.
Prva zmožnost je aktualna slika o tem, katere naloge v integraciji je mogoče prevzeti, katere zahtevajo nadzor in katere ne. Ta slika pri večini poslovodstev ne manjka zaradi nevoljnosti, ampak ker je nihče nikoli ni sistematično pripravil za ta specifičen integracijski projekt. Osnovno vprašanje, katero delo v tem podjetju je resnično mogoče prepustiti AI, se odgovori z delovno skeno FTE TO AI po posamezni nalogi, kar daje izhodišče, ki je bolj konkretno od predpostavke.
Druga zmožnost je odločevalska pravica: kdo sme odobriti primerjavo, povezavo ali poročilo, ki ga je ustvaril AI, ne da bi se moral vrniti k stari, popolnoma ročni poti. Brez določene vloge s tem mandatom nadzor ostaja podvojeno preverjanje ob sistemu, namesto zamenjave dela njega, in pričakovana prednost v kapaciteti izgine.
Tretja zmožnost je higiena podatkov na ravni, ki omogoča zanesljivo avtomatsko ujemanje in primerjavo. Prevzemi skoraj vedno združijo dva podatkovna niza, ki nimata iste strukture, definicij ali kakovosti. AI-sistem, ki mora delati s temi podatki, je le tako dober, kot mu to omogočajo podatki, in to je zmožnost, ki mora biti urejena mesece pred prvim korakom integracije, ne med njim.
Četrta zmožnost zadeva ljudi, katerih funkcija se zaradi prevzema prekriva. Če del njihovega dela prevzame AI, se pojavi vprašanje o prerazporeditvi, delovnih paketih ali pogojih zaposlitve. Za to veljajo lastne pravne zahteve, ki jih tu ne obravnavamo.
Integracijska ambicija nikoli ne stoji sama. Pogosto se dotika poenostavitve organizacije, ker prevzemi pogosto sovpadajo z združevanjem vodstvenih plasti. Dotika se bolj usmerjenega dela s strankami, ker stranke prevzetega podjetja med integracijo prve opazijo, ali obljuba ostaja veljavna. In dotika se zmanjšanja odvisnosti od ključnih oseb, ker prevzem pogosto ravno obremeni ljudi, ki imajo v glavi največ nezabeleženega znanja. Kdor te ambicije preverja ločeno, spregleda trenje, ki nastane, ko vse vlečejo na isto kapaciteto.
Čez eno leto je ta ambicija uspela, če prekrivajoči se procesi ne tečejo dvakrat vzporedno, če vloga, ki odobrava rezultate AI, dejansko obstaja in se uporablja, in če se je število ročnih popravkov na združenih podatkih strukturno zmanjšalo namesto začasno olajšalo. Ni uspela, če je integracija na papirju zaključena, a sproščenih ur nikjer ni mogoče najti, ker vnaprej nihče ni zapisal, od kod naj bi te ure prišle.
Da bi to ambicijo naredili merljivo, preden se projekt začne, pomaga vedeti kako narediti vizijo merljivo, in če je integracija prevelika, da bi jo dokončali v enem letu, kako fazirati ambicijo, ki je prevelika za eno leto.
Brezplačno preverjanje pripravljenosti FTE TO AI vsebuje osem kratkih vprašanj, po eno na dimenzijo, in daje sliko o tem, kje je organizacija najdlje in kje še ne. Celovito preverjanje ambicije, s štirimi plastmi od vizije do vlog in odločevalskih pravic, je v pripravi.
Vertel wat u wilt bereiken, dan kijken we samen wat daarvoor moet staan.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.