Prosessi koostuu vaiheista, ja jokaisella vaiheella on erilainen suhde AI:hin. Hakemuksen arviointi koostuu tietojen tarkistamisesta, kriteerien soveltamisesta, poikkeuksen tunnistamisesta ja päätöksen kirjaamisesta. Näistä neljästä vaiheesta AI voi usein hoitaa ensimmäisen, toisen osittain siten, että ihminen hyväksyy tai hylkää perustellen, ja kolmas ja neljäs jäävät yleensä ihmistyöksi. Prosessi itsessään ei vaihda kategoriaa. Vaiheet sen sijaan vaihtavat, ja juuri siihen menee raha ja aika: ei siihen, että todetaan "tämä prosessi soveltuu AI:lle", vaan siihen, että jokainen vaihe puretaan erikseen ja se, mitä sen jälkeen jää jäljelle, järjestetään uudelleen.
Tähän liittyvillä kustannuksilla ei useinkaan ole kiinteää hintaa. Ne riippuvat siitä, kuinka monta prosessia on, kuinka johdonmukaisesti niitä jo nyt toteutetaan, ja kuinka suuri osa toteutukseen liittyvästä tietämyksestä on ihmisissä eikä dokumentaatiossa.
Valmius tässä ulottuvuudessa vaatii kolmenlaista työtä, ja se jakautuu epätasaisesti organisaatioiden kesken.
Ensimmäinen on prosessien ja tehtävien inventointi: sen kirjaaminen, mitä nyt todella tapahtuu, vaihe vaiheelta, sen sijaan mitä prosessidokumentti väittää. Monissa yrityksissä käytäntö poikkeaa kaaviosta, ja juuri tuo poikkeama on kohta, johon AI-soveltaminen kompastuu.
Toinen on AI:n ja ihmisen välisen luovutuksen uudelleensuunnittelu. Kun osa tehtävästä siirtyy suorittamisesta valvontaan, työntekijän rooli muuttuu: tekemisestä arvioimiseen. Se vaatii erilaisia taitoja, erilaista ajankäyttöä ja usein erilaista vastuunkantoa. Tätä suunnittelutyötä aliarvioidaan usein, koska se ei tunnu "AI:n käyttöönotolta" vaan "prosessin uudelleenajattelulta".
Kolmas on palautekierron järjestäminen: mitä tapahtuu, kun valvonta antaa hylkäävän päätöksen. Ilman kirjattua reittiä hylkäykselle ihminen tekee käytännössä kaiken uudelleen, ja AI-vaiheen hyöty katoaa. Tämä on yksi eniten aliarvioiduista kustannuseristä, koska se tulee näkyväksi vasta sen jälkeen, kun ensimmäinen vaihe on jo siirretty.
Joillakin yrityksillä tämä on jo käytössä: korvausvaatimus jätetään digitaalisesti, järjestelmä arvioi vakiotapaukset, ja työntekijä saa vain epäselvät tapaukset yhdessä perustelun kanssa siitä, miksi järjestelmä epäröi. Toisilla, vastaavan prosessin omaavilla yrityksillä tätä ei ole, ja ero on harvoin käytettävissä olevassa teknologiassa. Se on siinä, onko prosessi koskaan jaettu vaiheisiin, jotka on arvioitu erikseen sen suhteen, mitä AI voi tehdä, mikä vaatii valvontaa ja mikä jää ihmistyöksi.
Yritykset, jotka ovat jo tehneet tämän, ovat yleensä investoineet myös kahteen edeltävään vaiheeseen: selkeisiin kriteereihin siitä, mikä on poikkeus, ja kirjattuun tapaan käsitellä tuo poikkeus. Yritykset, joilla tätä ei vielä ole, huomaavat usein vasta ensimmäisessä AI-soveltamisyrityksessä, ettei näitä kriteerejä ole koskaan kirjoitettu ylös, vaan ne ovat vain kokeneiden työntekijöiden päänsisällä.
Ensimmäinen merkki on hämmennys siitä, mitä "prosessin valmiiksi saattaminen" konkreettisesti tarkoittaa. Osa johdosta tarkoittaa sillä järjestelmän hankkimista, toiset työohjeiden uudelleenkirjoittamista, ja jotkut taas työntekijöiden kouluttamista uuteen rooliin. Kaikki nämä merkitykset ovat osa valmiutta, mutta ne ovat eri työpaketteja, joilla on eri läpimenoajat ja eri omistajat.
Toinen merkki on ristiriita tavoitetilan ja nykyisen ohjauksen välillä. Jos tavoitetila olettaa, että AI hoitaa suurimman osan prosessista, kun taas nykyiset päätösoikeudet kyseisessä vaiheessa ovat edelleen täysin työntekijällä, kyseessä ei ole tekninen ongelma vaan hallintokysymys: kuka saa myöhemmin ohittaa AI-vaiheen hylkäyspäätöksen ja millä valtuutuksella. Tämä kysymys liittyy siihen, miten työtä jaetaan ja arvioidaan organisaation sisällä; tähän sovelletaan omia lakisääteisiä vaatimuksia, ja se on organisaation itsensä päätettävissä, eikä jotain, mihin tämä sivu ottaa kantaa.
Prosessivalmius ei ole erillinen asia. Kun tehtävä siirtyy suorittamisesta valvontaan, muuttuu myös se, mitä pitää mitata: ei enää sitä, kuinka monta tehtävää on saatu valmiiksi, vaan sitä, kuinka monta hylkäystä oli ja miksi, mikä liittyy siihen, miten suoritusmittauksen tulee muuttua, kun AI ottaa osan työstä hoitaakseen. Se koskettaa myös järjestelmiä, joihin nämä vaiheet kirjataan, mikä puolestaan liittyy siihen, mitä teknologiaa ja kapasiteettia tarvitaan, ennen kuin prosessi voi todella siirtyä. Ja koska työntekijät ovat niitä, jotka täyttävät uuden valvontaroolin, on parempi ottaa heidät mukaan suunnitteluun jo varhaisessa vaiheessa, kuten kuvataan kohdassa miten työntekijät otetaan mukaan strategiaan ilman, että se kestää vuosia.
Taustalla olevaan kysymykseen — mikä työ tässä tietyssä yrityksessä, näissä tietyissä prosesseissa, on todella siirrettävissä AI:lle — ei vastata yleisellä arviolla vaan FTE TO AI:n työskannauksella, joka selvittää tämän tehtävä kerrallaan.
Maksuton valmiustarkistus koostuu kahdeksasta lyhyestä kysymyksestä, yksi per ulottuvuus, ja antaa kuvan siitä, missä organisaationne on pisimmällä ja missä vähiten pitkällä, mukaan lukien tämä ulottuvuus. Täydellinen tavoitetestaus, neljällä kerroksella ja viidellä luottamusportilla, on rakenteilla. Jos jo nyt epäilette, vastaako tavoitetilan kunnianhimo sitä, mitä käytännössä on järjestetty päätösoikeuksien ja valvonnan suhteen, löydätte ensimmäisen lähestymistavan kohdasta miten epämääräinen visio muutetaan riittävän konkreettiseksi testattavaksi.
Vertel wat u wilt bereiken, dan kijken we samen wat daarvoor moet staan.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.