Et proces består af trin, og hvert trin har en anden relation til AI. At vurdere en ansøgning består af at kontrollere data, anvende kriterier, genkende en undtagelse og registrere en beslutning. Af disse fire trin kan AI ofte overtage det første, det andet delvist med et menneske der godkender eller afviser med en begrundelse, og det tredje og fjerde forbliver som regel menneskeligt arbejde. Processen selv skifter ikke kategori. Trinnene gør, og det er dér, hvor pengene og tiden ligger: ikke i at fastslå "denne proces er AI-egnet", men i at adskille hvert trin og genindrette hvad der herefter er tilbage.
De tilhørende kostnader har sjældent et fast beløb. De afhænger af hvor mange processer der er, hvor konsistent de allerede udføres, og hvor meget af viden om denne udførelse der ligger hos medarbejdere i stedet for i dokumentation.
Parathed på denne dimension kræver tre former for arbejde, og de er ulige fordelt mellem organisationer.
Det første er proces- og opgaveinventering: registrering af, hvad der faktisk sker nu, trin for trin, i stedet for hvad procesdokumentet påstår. I mange virksomheder afviger praksis fra skemaet, og denne afvigelse er præcis dér, hvor AI-anvendelse går i stå.
Det andet er at gentænke overdragelsen mellem AI og menneske. Hvis en del af en opgave skifter fra udførelse til tilsyn, ændrer medarbejderens rolle sig: fra at gøre til at vurdere. Det kræver andre kompetencer, en anden tidsfordeling og ofte en anden slags ansvar. Dette designarbejde undervurderes ofte, fordi det ikke føles som at "indføre AI", men som at "gentænke processen".
Det tredje er at indrette tilbagemeldingen: hvad sker der, når tilsynet giver en afvisning. Uden en fastlagt rute for afvisning ender mennesket i praksis med at gøre alt om, og fordelen ved AI-trinnet forsvinder. Dette er en af de mest undervurderede kostnadsposter, fordi den først bliver synlig, efter det første trin allerede er overtaget.
Nogle virksomheder har allerede dette operationelt: et krav indsendes digitalt, et system vurderer standardsagerne, en medarbejder får kun tvivlssagerne med en begrundelse for, hvorfor systemet er i tvivl. Andre virksomheder med et lignende proces har det ikke, og forskellen ligger sjældent i den tilgængelige teknologi. Den ligger i, om processen på et tidspunkt er blevet opdelt i trin, der er vurderet separat i forhold til, hvad AI kan, hvad der kræver tilsyn, og hvad der forbliver menneskeligt arbejde.
Virksomheder, der allerede har gjort dette, har som regel også investeret i de to trin før: klare kriterier for, hvad en undtagelse er, og en fastlagt måde at behandle den undtagelse. Virksomheder, der ikke har gjort dette endnu, opdager ofte først ved det første forsøg på AI-anvendelse, at disse kriterier aldrig er blevet skrevet ned, men kun findes i hovedet hos erfarne medarbejdere.
Det første tegn er forvirring om, hvad "at klargøre processen" konkret indebærer. Nogle i direktionen mener dermed indkøb af et system, andre mener omskrivning af arbejdsinstruktioner, andre igen mener oplæring af medarbejdere til en ny rolle. Alle disse betydninger er en del af parathed, men de er forskellige arbejdspakker med forskellige gennemløbstider og forskellige ejere.
Det andet tegn er en uoverensstemmelse mellem ambition og nuværende styring. Hvis vision state forudsætter, at en proces i vid udstrækning håndteres af AI, mens de nuværende beslutningsrettigheder for dette trin stadig ligger fuldt ud hos en medarbejder, så er det ikke et teknisk problem, men et governance-spørgsmål: hvem må fremover tilsidesætte en afvisning fra AI-trinnet, og på hvilket grundlag. Dette spørgsmål berører, hvordan arbejde inden for organisationen fordeles og vurderes; her gælder egne lovmæssige krav, og det er op til organisationen selv at afgøre, ikke noget denne side tager stilling til.
Procesparathed står ikke isoleret. Når en opgave skifter fra udførelse til tilsyn, ændrer det også, hvad der skal måles: ikke længere hvor mange opgaver der er afsluttet, men hvor mange afvisninger der var og hvorfor, noget der hænger sammen med hvordan performancemåling skal ændre sig, når AI overtager en del af arbejdet. Det berører også de systemer, hvor disse trin registreres, hvilket igen er forbundet med hvad der kræves af teknologi og kapacitet, før en proces faktisk kan skifte. Og fordi medarbejderne er dem, der udfylder den nye tilsynsrolle, virker det bedre, hvis de involveres tidligt i designet, som beskrevet i hvordan medarbejderne involveres i en strategi, uden at det tager år.
Det underliggende spørgsmål — hvilket arbejde i denne specifikke virksomhed, i disse specifikke processer, der virkelig kan overtages af AI — besvares ikke af en generel vurdering, men af arbejdsscanningen fra FTE TO AI, der udreder dette pr. opgave.
Den gratis paratedstjek består af otte korte spørgsmål, et pr. dimension, og giver et billede af, hvor Deres organisation er kommet længst og mindst langt, inklusive denne dimension. Den fulde ambitionstest, med de fire lag og de fem confidence gates, er under udarbejdelse. Den, der allerede nu er i tvivl om, hvorvidt ambitionen i vision state passer med, hvad der i praksis er indrettet af beslutningsrettigheder og tilsyn, finder en første tilgang i hvordan en vag vision omsættes til noget konkret nok til at teste.
Vertel wat u wilt bereiken, dan kijken we samen wat daarvoor moet staan.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.